Moduł audytowy

Poniższe sekcje zawierają informacje na temat mechanizmów funkcjonujących w module audytowym w aplikacji Action Audit.

Losowanie stref

Temat losowania stref dotyczy tylko harmonogramu grupy audytorów, ponieważ zwykły harmonogram z zasady przypisany jest tylko do jednej strefy.

Podczas pierwszego losowania stref (tj. gdy w danym harmonogramie nie przeprowadzono jeszcze żadnego audytu), system losuje strefy w taki sposób, aby każda strefa była audytowana równomiernie. Oznacza to, że raz wybrana strefa nie będzie brana pod uwagę w kolejnych losowaniach, dopóki do każdej z pozostałych nie zostanie również przydzielony audyt.

Zasada losowania jest taka sama jak w przypadku losowania audytorów. Działanie algorytmu ilustruje poniższy przykład:

Załóżmy, że w harmonogramie grupy znajdują się następujące strefy: A, B, C i D.

• Krok 1:
  Dostępne strefy: A, B, C, D → losowana jest np. strefa C.
  W kolejnych losowaniach C jest tymczasowo wykluczona.
• Krok 2:
  Dostępne strefy: A, B, D → losowana jest np. strefa B.
  B i C są teraz wykluczone.
• Krok 3:
  Dostępne strefy: A, D → losowana jest np. strefa A.
• Krok 4:
  Pozostała tylko strefa D → zostaje automatycznie przydzielona.

Zostaje ustalona losowa sekwencja stref C, B, A oraz D (zgodnie z kolejnością pierwszego losowania), która jest wykorzystywana w kolejnych losowaniach. Od tego momentu przydzielanie nie jest już losowe, gdyż zawsze podąża za raz ustaloną sekwencją (do czasu jakiejkolwiek zmiany parametrów początkowych, np. przypisania kolejnej strefy do grupy audytorów). Dzięki temu unika się ryzyka, że dana strefa będzie audytowana więcej razy niż pozostałe.

Zasady wyznaczania audytorów

W systemie Action Audit istnieją dwa sposoby na ustawienie harmonogramu przeprowadzania audytów, który jednocześnie wyznacza audytorów działań. Jeden to zwykły harmonogram, natomiast drugi to harmonogram grupy audytorów. W obu przypadkach zasady wyznaczania audytorów są takie same.

Za każdym razem, gdy nadchodzi dzień planowanego audytu, system wyznacza jedną osobę do przeprowadzenia audytu. Dokonywane jest zgodnie z opcjami ustawionymi w harmonogramie. Do dyspozycji osoby konfigurującej dany harmonogram są 4 strategie wyboru audytora:

• Losowy - audytor losowany jest spośród grupy audytorów przypisanej do danej strefy
• Losowy z pominięciem lidera strefy - tak jak powyżej, ale z pominięciem użytkownika przypisanego jako lider strefy
• Lider strefy - audytorem za każdym razem zostanie osoba przypisana w ustawieniach strefy jako jej Lider
• Wyznaczona osoba - wyznaczenie konkretnej osoby z grupy audytorów przypisanej do danej strefy

Losowanie audytorów

Zasada losowania jest bardzo podobna co w losowaniu stref. W przypadku wybrania jednej z dwóch opcji losowania obowiązują następujące zasady:

Podczas pierwszego losowania audytorów (tj. gdy na danej strefie nie przeprowadzono jeszcze żadnego audytu), system przydziela audytora w taki sposób, aby każdy audytor został równomiernie obciążony pracą. Oznacza to, że raz wybrany audytor nie będzie brany pod uwagę w kolejnych losowaniach, dopóki każdy z pozostałych audytorów nie zostanie również przydzielony.

Działanie algorytmu ilustruje poniższy przykład:

Załóżmy, że w grupie audytorów znajdują się: A, B, C i D.

• Krok 1:
  Dostępni audytorzy: A, B, C, D → losowany jest np. B.
  W kolejnych losowaniach B jest tymczasowo wykluczony.
• Krok 2:
  Dostępni audytorzy: A, C, D → losowany jest np. C.
  B i C są teraz wykluczeni.
• Krok 3:
  Dostępni audytorzy: A, D → losowany jest np. A.
• Krok 4:
  Pozostał tylko D → zostaje automatycznie przydzielony.

Zostaje ustalona losowa sekwencja audytorów B, C, A oraz D (zgodnie z kolejnością pierwszego losowania), która jest wykorzystywana w kolejnych losowaniach. Od tego momentu przydzielanie nie jest już losowe, gdyż zawsze podąża za raz ustaloną sekwencją (do czasu jakiejkolwiek zmiany parametrów początkowych, np. dodania kolejnego audytora do grupy audytorów). Dzięki temu unika się ryzyka, że dana strefa będzie wielokrotnie audytowana przez tą samą osobę.

Nieobecności

Uruchamianie audytu a dni wolne

W systemie Action Audit strefy audytowe mogą być harmonogramowane na trzy różne sposoby:

1. Częstotliwość codzienna:

We wszystkie dni tygodnia:

Przy tej częstotliwości audyty są uruchamiane od poniedziałku do niedzieli, również w dni zaznaczone w harmonogramie organizacji jako wolne od pracy.

Tylko w dni robocze:

Przy tej częstotliwości audyty uruchamiane są tylko od poniedziałku do piątku z pominięciem weekendów oraz dni zaznaczonych w harmonogramie organizacji jako wolne od pracy.

2. Co X tygodni - ze wskazaniem dnia tygodnia

Przy tej częstotliwości audyty są uruchamiane we wskazany dzień tygodnia (można ustawić tylko dni od poniedziałku do piątku). Jeśli w danym dniu przypada dzień wolny od pracy, audyt zostanie przydzielony w następnym dniu pracy. Jeśli dni wolne zapełniają cały tydzień to audyt w danym tygodniu jest pomijany.

3. Co Y miesięcy - ze wskazaniem dnia miesiąca

Przy tej częstotliwości audyty są uruchamiane w dniu miesiąca wskazanym przez użytkownika. Jeśli jest to dzień wolny od pracy (np. weekend), audyt zostanie uruchomiony w następnym dniu pracującym. Jeśli dni wolne zapełniają cały miesiąc, audyt w danym miesiącu jest pomijany.

Harmonogram organizacji

Ponadto, w systemie dostępny jest harmonogram organizacji, w którym, oprócz weekendów i dni ustawowo wolnych od pracy (w zależności od ustawionego kraju organizacji), możliwe jest również zaznaczanie dni, w których firma nie pracuje z powodów niezależnych, takich jak wstrzymanie produkcji czy przerwa techniczna.

Zasady obliczania wyniku audytu

Każdy audyt okreslany jest wynikiem procentowym oznaczającym, czy spełnia on określone wymogi zgodności. Wynik ten obliczany jest za pomocą skali ocen, która przypisana jest do danego audytu poprzez przypisanie właściwej checklisty. Poniżej przedstawione zostały wyniki procentowe dla predefiniowanych skali ocen:

Skale ocen

• Skala binarna:
  • TAK - 100%
  • NIE - 0%
• Skala ćwiartkowa:
  • 0 - 0%
  • 1/4 - 25%
  • 2/4 - 50%
  • 3/4 - 75%
  • 4/4 - 100%
• Skala ISO:
  • Mała niezgodność - 0%
  • Duża niezgodność - 0%
• Skala VDA 6.3:
  • 0 - 0%
  • 4 - 40%
  • 6 - 60%
  • 8 - 80%
  • 10 - 100%

Rekomendacja

Odpowiedź typu Rekomendacja determinuje powstanie działania poaudytowego, ale nie nie obniża wyniku audytu, gdyż przekłada się na 100% zgodności.

Zmiana wagi pytania

Do każdego pytania można przypisać określoną wagę, np. waga równa dwa, trzy itd. Dzięki temu negatywna lub pozytywna odpowiedź na dane pytanie w większym stopniu zmienia wynik audytu co czyni ją ważniejszą.
Wzór na obliczenie wyniku procentowego danego audytu uwzględnia również kwestię wagi:

Jest to wzór na obliczanie średniej ważonej uzyskanych odpowiedzi. Dla najbardziej standardowego przypadku, kiedy wszystkie wagi są ustawione na 1, wzór ten upraszcza się do:

Wykluczanie pytań z audytu

Udzielenie odpowiedzi N/D (skrót od Nie Dotyczy) powoduje wykluczenie pytania z wszystkich obliczeń, co oznacza że nie będzie ono uwzględniane ani w wartości określającej sumę wyników wszystkich odpowiedzi, ani w liczbie pytań. Z tego powodu podczas przeprowadzania audytu nie można udzielić odpowiedzi jako N/D, ponieważ wtedy niemożliwe jest określenie wyniku audytu.. Zamiast tego należy oznaczyć audyt jako niewykonany.

Drugi wynik dla VDA 6.3

W audycie typu VDA 6.3, oprócz zgodności procentowej, istnieje jeszcze drugi wynik czyli tzw. Klasyfikacja. Jest ona wyrażona ocenami A, B i C. Litery te określają ocenę, która obniżana jest z A do B lub z B do C, jeśli w pytaniu oznaczonym jako kluczowe wykazano niezgodność. W aplikacji Action Audit pytania kluczowe oznaczone są ciągiem znaków ”[[*]]”.