Ustawienia grup audytorów

Zarządzanie grupami audytorów dostępne jest w lewym pasku menu w podsekcji Audyty w zakładce Ustawienia audytorów. Osoba z odpowiednimi uprawnieniami, czyli administrator lub manager audytów, może stworzyć i zarządzać dowolną liczbą grup audytorów, które później będą wykorzystywane w innych częściach modułu audytowego.

Wpływ grup na konfigurację

System Action Audit z jednej strony jest wszechstronnym narzędziem spełniającym wiele funkcji, związanych nie tylko z przeprowadzaniem audytów, ale również min. z oceną innowacyjnych pomysłów Quick Kaizen czy wdrażaniem zmian inżynieryjnych. Z drugiej strony założono, że każdy kto korzysta z aplikacji, przy określonej konfiguracji, może zostać audytorem.

Dlatego wprowadzono funkcję grup audytorów, dzięki której ograniczania się listę osób mogących być audytorami na danym obszarze, umożliwiając jednak realizację innych funkcji w systemie.

Każda strefa audytowa musi mieć przypisaną grupę audytorów. Grupa ta określa listę osób uwzględnianych zarówno podczas losowego przydzielania audytów w danej strefie, jak i tych, które można wybrać bezpośrednio “z imienia i nazwiska”.

Tworzenie grup

Aby utworzyć nową grupę audytorów, należy nacisnąć przycisk Nowa w prawym górnym rogu ekranu, dzięki czemu pojawi się następujący formularz:

W formularzu znajdują się następujące pola:

• Nazwa - nazwa grupy audytorów
• Komórka Ogr. - komórka organizacyjna do której zostanie przydzielona grupa audytorów. Będzie ona widoczna tylko dla użytkowników wybranej komórki i wszystkich pod nią podlegających
• Następca - w przypadku konieczności usunięcia jednego z użytkowników z grupy audytorów można przepisać przypisane mu ustawienia na innego użytkownika. W tym celu:

• należy dodać nowego użytkownika do grupy audytorów, jeśli jeszcze się w niej nie znajduje i zatwierdzić zmiany zielonym przyciskiem Aktualizuj
• wpisać użytkownika, na którego mają zostać przepisane ustawienia w polu “Następca”
• usunąć starego użytkownika za pomocą przycisku X po prawej stronie jego personaliów
• zatwierdzić zmiany zielonym przyciskiem Aktualizuj

Po wpisaniu wszystkich wartości należy nacisnąć przycisk Utwórz. Grupa zostanie dodana do listy grup.

Dodawanie użytkowników do grupy

W celu dodania użytkowników do grupy audytowej należy nacisnąć przycisk ołówka po prawej stronie w rzędzie nowo utworzonej grupy. Pojawi się następujące okno:

• Aby dodać użytkownika, należy wpisać jego personalia w pole “Dodaj użytkowników”.
• W celu usunięcia użytkownika należy nacisnąć przycisk X po prawej stronie jego personaliów
• Istnieje również opcja zmiany innych wartości, np. nazwy grupy, komórki organizacyjnej czy następcy

Harmonogram grupy

Istnieje możliwość stworzenia niezależnego harmonogramu dla danej grupy audytorów. W tym celu należy skorzystać z sekcji “Harmonogram grupy” na dole strony. Reprezentuje ona oś czasu z wypisanymi miesiącami oraz numerami symbolizującymi kolejne tygodnie roku. Po prawej stronie znajdują się również przyciski zmiany wyświetlanego roku.
Po naciśnięciu jednego z białych prostokątów znajdujących się na przecięciu danego tygodnia oznaczonego u góry tabeli oraz strefy znajdującej się po jej lewej stronie, otworzy się ekran dodawania harmonogramu rozpoczynającego się w wybranym tygodniu:

Opcja ta jest wygodna w sytuacji, gdy administrator chce ustawić harmonogram niezależny od pozostałych, zorientowany na daną grupę. Różnica pomiędzy harmonogramem zwykłym a grupowym jest taka, że w harmonogramie zwykłym wybiera się tylko jedną strefę audytową, podczas gdy w grupowym można wykluczyć konkretne strefy z danego losowania, co umożliwia łatwe przypisanie danych ustawień do większej liczby stref.