Szybki start nowego audytu
W tej instrukcji została opisana minimalna wiedza na temat systemu Action Audit, która pozwoli użytkownikowi szybko rozpocząć pracę z systemem.
Aby stworzyć audyt audyt, należy wykonać następujące kroki:
Lista pytań
Najpierw należy stworzyć listę pytań dotyczącą audytowanego podmiotu:
- skorzystać z lewego paska menu, z zakładki Audyty i wybrac sekcję Ustawienia checklist
- po wyświetleniu ekranu z listami kontrolnymi nalezy nacisnąć zielony przycisk Nowa
- następnie należy uzupełnić wyświetlone pola zgodnie z założeniami audytu. Więcej szczegółów tutaj
- po uzupełnieniu pól należy dodać pytania. W tym celu należy nacisnąć przycisk Nowe Pytanie Audytowe, co spowoduje dodanie nowego pytania na dole listy. Następnie należy uzupełnić wyświetlone pola pytań
- aby zatwierdzić ustawienia listy, należy nacisnąć zielony przycisk Utwórz
- po wciśnięciu przycisku Lista zostanie wyświetlony ekran z wszystkimi listami pytań. Wśród nich zostanie wyświetlona nowo dodana lista
Grupa audytorów
Po stworzeniu listy kontrolnej należy stworzyć grupę audytorów czyli zbioru osób, które zostaną przypisane do przeprowadzania danego audytu:
- najpierw należy skorzystać z lewego paska menu, z zakładki Audyty i wybrać sekcję Ustawienia audytorów
- po wyświetleniu ekranu z grupami audytorów należy nacisnąć zielony przycisk Nowa w celu stworzenia nowej grupy
- w dalszej kolejności należy wybrać nazwę i komórkę organizacyjną grupy. Następnie należy nacisnąć zielony przycisk Utwórz. Po wykonaniu tej akcji możliwe będzie dodanie użytkowników do grupy. Więcej szczegółów tutaj
- po wpisaniu wszystkich użytkowników należy wybrać zielony przycisk Aktualizuj. Po wykonaniu tej akcji grupa zostanie zapisana w systemie
- po utworzeniu grupy i naciśnięciu przycisku Lista zostanie wyświetlony ekran z wszystkimi grupami audytorów. Wśród nich zostanie wyświetlona nowo dodana grupa
Strefy audytowe
Następnie należy utworzyć Strefę audytową:
- najpierw należy skorzystać z sekcji Ustawienia stref pod zakładką Audyty
- po wyświetleniu ekranu z listą stref należy nacisnąć zielony przycisk Nowa
- zostanie wyświetlony ekran dodania nowej strefy. W tym miejscu należy uzupełnić wszystkie informacje dotyczące strefy
- po uzupełnieniu pól, należy nacisnąć zielony przycisk Utwórz
- po wciśnięciu przycisku Lista zostanie wyświetlony ekran z wszystkimi strefami. Wśród nich zostanie wyświetlona nowo dodana strefa
Utworzenie pierwszego audytu
Na koniec utworzyć faktyczny audyt. Aby to zrobić, można skorzystać z trzech opcji:
- Harmonogram dla danej strefy - w tym przypadku audyt zostanie przypisany do danej strefy i powtarzany zgodnie z zadanym harmonogramem.
- aby skonfigurować tą opcję należy skorzystać z zakładki Audyty i wybrać sekcję Harmonogram
- następnie należy wybrać odpowiedni przedział czasowy, w którym ma się rozpocząć audyt. Więcej szczegółów tutaj
- po wybraniu okresu wyświetli się ekran tworzenia nowego harmonogramu. W tym miejscu należy wprowadzić odpowiednie opcje. Więcej szczegółów tutaj
- aby zatwierdzić ustawienia, należy skorzystać z zielonego przycisku Zapisz
- zostanie utworzony nowy audyt. Będzie on widoczny w widoku harmonogramu
- kolejne auduty w danej strefie będą pojawiać się automatycznie
- Harmonogram dla grupy audytorów - ta opcja umożliwia przypisanie audytu zorientowanego na daną grupę audytorów.
- w celu ustawienia tej opcji należy skorzystać z zakładki Audyty z sekcji Ustawienia audytorów
- należy wybrać istniejącą grupę audytorów poprzez naciśnięcie przycisku ołówka lub stworzyć nową
- na dole strony z widokiem grupy audytorów znajduje się sekcja Harmonogram grupy. Należy wybrać odpowiedni tydzień, w którym ma rozpoczynać się dany audyt
- po wybraniu tygodnia wyświetli się ekran dodawania harmonogramu. Należy uzupełnić wszystkie opcje mając na uwadze, że w tym widoku audyty tworzone są względem danej grupy audytorów oraz istnieje opcja ustawienia konfiguracji audytów dla jednej lub więcej stref.
- po uzupełnieniu wszystkich pól należy nacisnąć zielony przycisk Zapisz. Utworzony audyt będzie widoczny w Harmonogramie grupy
- kolejne auduty w danej strefie będą pojawiać się automatycznie
- Stworzenie audytu ad hoc (manualnie) - dzięki tej opcji możliwe jest stworzenie dodatkowego audytu poza ustawionym harmonogramem, co jest wygodną opcją w przypadku zaistnienia nagłej konieczności przeprowadzenia działania audytowego:
- opcja ta jest dostępna w zakładce Audyty, w sekcji Nowy audyt
- po wejściu w zakładkę wyświetlony zostanie widok roku przedstawiający miesiące oraz tygodnie w danym roku, a także przeprowadzone audyty i ich zgodność uśrednioną w ramach jednego tygodnia
- w celu dodania nowego audytu należy nacisnąć jeden z prostokątów reprezentujących tygodnie w roku. Będzie to data rozpoczęcia audytu
- następnie należy uzupełnić pola w wyświetlonym formularzu tworzenia audytu. Po dodaniu listy kontrolnej wyświetlona zostanie lista pytań. Więcej szczegółów tutaj
- w celu zatwierdzenia wprowadzonych ustawień należy nacisnąć zielony przycisk Utwórz
- po wciśnięciu przycisku Lista nastąpi powrót do widoku z podsumowaniem audytów. Dodany przed chwilą audyt rozpocznie się automatycznie w zadanym wcześniej tygodniu, a po jego przeprowadzeniu wyświetli się w tym ekranie pod postacią statystyki
