Harmonogram audytów

Moduł audytowy systemu Action Audit w ramach jednego uniwersalnego widoku umożliwia stworzenie harmonogramów dla wszystkich typów audytów, również wielowarstwowych, zachowując przy tym przejrzystość informacji. Na grafice poniżej widoczny jest przykładowy harmonogram obejmujący audyty zarówno jedno- jak i wielowarstwowe.

Nawigacja

Domyślnie, wyświetleniu harmonogramu, użytkownik widzi plan audytów na cały bieżący rok. Odpowiednie linki w pasku nawigacyjnym u góry strony pozwalają przełączyć widok o rok wstecz lub rok do przodu. Na zielono oznaczone zostały tygodnie, w których odbywa się audyt danej strefy. Jeśli pole z nazwą strefy jest szersze, oznacza to, że audyt odbywa się na więcej niż jednej warstwie. W tym przypadku ilość zielonych prostokątów odpowiada ilości warstw, na których odbywa się audyt w danym tygodniu.

Okresy audytowe

Wyświetlając roczny widok harmonogramu można zauważyć, że każdy miesiąc podzielony jest dokładnie na 4 okresy, które nie pokrywają sią dokładnie z tygodniami. Wynika to ze specyfiki planowania audytów w systemie Action Audit. Każdy miesiąc kalendarzowy jest podzielony na 4 okresy w następujący sposób:

• I - okres od 1-go do 7-go dnia miesiąca
• II - okres od 8-go do 14-go dnia miesiąca
• III - okres od 15-go do 21-go dnia miesiąca
• IV - okres od 22-go do końca miesiąca

Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest ustawienie dokładnej ilości audytów w miesiącu, omijając komplikacje wynikające z faktu, że dany miesiąc ma 5 tygodni, a inny 4, co powodowałoby nieregularną ilość audytów w miesiącach o różnej ilości dni.

Definiowanie nowego harmonogramu

Klikając w wybrany okres audytowy w strefie, użytkownik może zaplanować nowy harmonogram. Grafika poniżej przedstawia formularz, który wyświetla się podczas jego tworzenia.

Formularz składa się z następujących pól:

• Strefa - utworzona wcześniej strefa, na której przeprowadzany bedzie audyt. Została ona wybrana przy kliknięciu w znajdujący się przy niej okres
• Autor audytu - użytkownik, który tworzy harmonogram
• Rozpoczęcie - data rozpoczęcia harmonogramu. Wskazuje, po którym dniu audyty zaczną się generować. Została ona ustalona przez kliknięcie wybranego okresu w widoku harmonogramu
• Zakończenie - data zakończenia audytu, czyli dzień, po którym audyty przestaną się generować (opcjonalnie)
• Warstwa - warstwa listy kontrolnej, której dotyczy tworzony harmonogram. Za pomocą przycisku Dodaj kolejną warstwę mozliwe jest ustalenie harmonogramu dla kilku warstw, z których każda może być audytowana z różnymi ustawieniami. Aby usunąć warstwę należy kliknąć w ikonę kosza. Więcej na temat warstw i audytów LPA można przeczytać w sekcji Warstwy.
• Częstotliwość - jak często ma być generowany audyt
• Dzień tygodnia - dzień tygodnia, w którym wygenerowany zostanie audyt. Domyslnie wybrana opcja Określony przez system sprawi, że audyt będzie generowany w pierwszym roboczym dniu wybranego okresu
• Czas na wykonanie audytu [dni] - ilość dni, jaką przypisany użytkownik ma na wykonanie wygenerowanego audytu. Po ich upłynięciu audyt dalej może zostać ukończony, ale w raportach będzie liczony jako Wykonany po czasie
• Audyt ulotny - pole określające, czy wygenerowany audyt ma zniknąć po zakończeniu procesu audytowania jeśli nie wykazał żadnych niezgodności
• Audytor - użytkownik, któremu zostanie przypisany do wykonania wygenerowany audyt. Możliwe do wyboru są osoby z grupy audytorów przypisanych do danej strefy, lider strefy oraz opcja losowy, wybierająca przy każdym nowym audycie jedną osobę z audytorów z grupy, poza osobami wykluczonymi z losowania.
• Audytorzy wykluczeni z losowania - lista wszystkich audytorów z przypisanej grupy, na której można zaznaczyć osoby, które mają nie być brane pod uwagę przy losowaniu audytora.

Warstwy

Więcej na temat warstw i audytów LPA można przeczytać w rozdziale o audytach warstwowych.

Zmiany

Edycja harmonogramu

Aby edytować istniejący harmonogram, nalezy nacisnąć ikonę ołówka wyświetlającą się po najechaniu myszką na dany obszar harmonogramu.

Uzupełnienie harmonogramu

W celu dodania nowego harmonogramu w wybranym uprzednio okresie, należy nacisnąć na ikonę plusa wyświetlającą się po najechaniu myszką na dany obszar harmonogramu.

Widok miesięczny

Kliknięcie w nazwę miesiąca przeniesie użytkownika do panelu widoku miesięcznego, na którym widać audyty zaplanowane na konkretne dni wybranego miesiąca kalendarzowego.
W zrozumieniu oznaczeń na harmonogramie może pomóc podana poniżej legenda.

Edycja i uzupełnienie

Aby edytować lub uzupełnić dany harmonogram należy, podobnie jak w widoku głównym, skorzystać z ikonek ołówka i plusa.

Usunięcie harmonogramu

Aby usunąć harmonogram, nalezy wejść w opcję edycji i usunąć wszystkie warstwy harmonogramu za pomocą ikonki kosza.