Raporty

W trakcie pracy z modułem Action Audit użytkownicy pełniący różne role w procesie audytowania wprowadzają do systemu duże ilości danych, które następnie mogą zostać wykorzystane nie tylko do bieżących działań operacyjnych, ale również jako źródło danych do raportów.

Raporty można znaleźć w 2 miejscach:

1. W centrum raportów
2. W widoku wykonanego audytu

Centrum raportów

Ekran umożliwiający dostęp do wszystkich raportów dostępny w lewym pasku menu, w zakładce Audyty, w sekcji Raporty.

W module audytowym dostępne są następujące rodzaje raportów:

• Wyniki audytów
• Raport sumienności audytorów
• Raport najtrudniejszych pytań
• Raport wyników stref
• Raport wyników kategorii
• Raport statusu realizacji działań korekcyjnych
• Raport LPA
• Raport niezgodności
• Tygodniowe podsumowanie

Raport wyników audytów

Ten raport umożliwia zobaczenie wyników procentowych audytów w danych strefach. Dzięki prezentacji wyników w formie harmonogramu użytkownik może w wygodny sposób zobaczyć, jakie wyniki osiągnięto w poszczególnych tygodniach danego miesiąca. Kolorowe oznaczenia bloków w harmonogramie mają następujące znaczenie odnoszące się do progu zgodności ustawionego dla danej strefy:

• kolor zielonym oznacza, że wynik audytu mieścił się w dopuszczalnym zakresie progu zgodności
• kolor czerwonym oznacza, że wynik audytu jest poniżej progu
• kolor szarym oznacza audyt niewykonany
• kolor fioletowym oznacza audyt oznaczony statusem Niewykonany

Raport sumienności audytorów

Raport sumienności audytorów przedstawiony jest w formie tabeli z wierszami. Każdy wiersz odpowiada osobom realizującym audyty w wybranym zakresie czasu.

U góry panelu możliwa jest zmiana następujących parametrów:

• zakres dat - zakres czasu, dla którego chcemy uzyskać informacje o sumienności audytorów
• wybór warstwy - wybór warstwy audytów, dla których chcemy uzyskać informacje
• Pokaż raport - zielony przycisk, który pozwala na wygenerowanie raportu na podstawie wybranych parametrów

O odpowiednich statystykach informują następujące kolumny:

• Audytor - imię i nazwisko audytora, do którego odnosi sie dany wiersz
• Wszystkie - liczba audytów, które zostały przypisane danej osobie w wybranym zakresie czasu
• Wykonane w czasie - liczba audytów przeprowadzonych przed terminem, określonym w czasie na wykonanie audytu oraz odpowiadająca im wartość procentowa
• Wykonane z opóźnieniem - liczba audytów wykonanych po terminie oraz odpowiadająca im wartość procentowa
• Do wykonania - liczba audytów pozostających do wykonania oraz odpowiadająca im wartość procentowa
• niewykonane - liczba audytów, które zostały oznaczone jako Niewykonane

Raport najtrudniejszych pytań

Celem raportu najtrudniejszych pytań jest zidentyfikowanie najbardziej problematycznych pytań z punktu widzenia osoby audytowanej. Raport skupia się na prezentacji procentowego udziału poprawnych odpowiedzi do wszystkich udzielonych odpowiedzi.

Raport składa się z 4 głównych elementów:

• filtra zakresu danych znajdującego się na górze ekranu,razem z dodatkowymi opcjami:
  • wybór checklisty
  • multifiltr wyboru stref audytowych
  • filtr wyboru zakresu miesięcy od do
• wykresu słupkowego TOP pytań z wybranej checklisty
• tabeli trendu poprawnych odpowiedzi na pytania za zadany okres

Raport wyników stref

Celem raportu wyników stref jest zidentyfikowanie stref audytowych o najlepszym i najgorszym wyniku za zadany okres. Raport, w zależności od ilości wybranych stref, składa się z 3 lub 4 głównych elementów:

• filtra zakresu danych znajdującego się na górze ekranu,razem z dodatkowymi opcjami:
  • wybór checklisty
  • filtr wyboru zakresu miesięcy od do
• wykresu słupkowego wyniku stref prezentującego do 25 stref poszeregowanych pod względem wyniku od najlepszej do najgorszej
• tabeli trendu wyników osiągniętych na poszczególnych strefach w zadanym okresie

Fragment raportu wyników stref przedstawiono na grafice poniżej.

Raport wyników kategorii

Celem raportu wyników stref jest prezentacja na wykresie w kształcie pajęczyny wyników osiągniętych w poszczególnych kategoriach pytań w zadanym okresie. Korzystanie z raportu jest zatem zasadne jedynie dla typów raportów, które mają zdefiniowane wiele kategorii jak np. 5S/6S: Sortowanie, Systematyzacja, Sprzątanie, Standaryzacja, Samodyscyplina, Bezpieczeństwo.

Raport składa się z 3 głównych elementów:

• filtra zakresu danych znajdującego się na górze ekranu, razem z dodatkowymi opcjami:
  • filtr typu audytu
  • multifiltr wyboru stref audytowych
  • filtr zakresu miesięcy od do
• wykresu radarowego kategorii pytań
• tabeli trendu wyników osiągniętych w poszczególnych kategoriach w zadanym okresie

Fragment raportu wyników kategorii przedstawiono na grafice poniżej.

Raport statusu realizacji działań korekcyjnych

Raport ten posiada formę tabeli i pozwala uzyskać informację o ilości i udziale procentowym działań korekcyjnych pogrupowanych w cztery kategorie:

• Typ audytu
• Strefa audytowa
• Audytor
• Osoba odpowiedzialna za działania korekcyjne

Raport składa się z 2 głównych elementów:

• Filtra zakresu danych znajdującego się na górze ekranu, razem z dodatkowymi opcjami:
  • Filtr typu audytu
  • Multifiltr wyboru stref audytowych
  • Filtr zakresu miesięcy od do
  • Filtr wyboru opcji bez rekomendacji lub z rekomendacjami
• Tabeli wyników zawierającej następujące kolumny:
  • Typ audytu
  • Strefa audytowa
  • Audytor
  • Osoba odp. za działania korekcyjne
  • Liczba wykazanych niezgodności
  • Liczba działań korekcyjnych wykonanych w czasie (jako liczba i jako procent)
  • Liczba działań korekcyjnych wykonanych po czasie (jako liczba i jako procent)
  • Liczba działań korekcyjnych pozostających do wykonania (jako liczba i jako procent)

Raport LPA

Raport LPA przedstawia informacje na temat wyników raportów LPA.

w domyślnym widoku raport składa się z:

• filtra zakresu dat
• paska filtracji z możliwością wyboru audytora i osoby odpowiedzialnej za działania korekcyjne
• tabeli z wynikami ilościowymi i procentowymi następujących kategorii:
  • Wykryte niezgodności - ilość zidentyfikowanych niezgodności na danej strefie
  • Wykonane w czasie - ilość audytów wykonanych przed terminem planowego zakończenia
  • Wykonane z opóźnieniem - ilość audytów wykonanych po terminie planowego zakończenia
  • Do wykonania - ilość audytów, które pozostały do wykonania

Istnieje również możliwość przełączenia widoku raportu na raport realizacji akcji LPA poprzez naciśnięcie zielonego przycisku w prawym górnym rogu ekranu.

W widoku tym dostępne są następujące elementy:

• tabela z podziałem na warstwy audytów - tabela z informacją, ile aktualnie w systemie jest zaplanowanych i wykonanych audytów, oraz procent ich realizacji. Im większy procent, tym mniej niezrealizowanych audytów LPA czekających na wykonanie.
• tabela z podziałem na strefy - tabela z informacją, ile aktualnie w systemie jest zaplanowanych i wykonanych audytów względem danej strefy, oraz ich procent realizacji. Im większa wartość procentowa, tym mniej niezrealizowanych audytów LPA czekających na wykonanie.

Raport niezgodności

Raport niezgodności przedstawia wszystkie działania wynikające z planów korekcyjnych w formie tabeli. Każdy wiersz tabeli odpowiada jednej niezgodności i zawiera następujące informacje:

• Wykazano - data wykrycia niezgodności
• Strefa - strefa na jakiej wykryto niezgodność
• Dotyczy pytania - pytanie, które było przyczyną wykrycia niezgodności
• Opis niezgodności - opis określający odchylenie, dodany przez audytora
• Zgodność
• Numer działania korekcyjnego
• Status działania korekcyjnego
• Działanie korekcyjne - sposób, w jaki rozwiązano problematic
• Data zakończenia - data zakończenia działania korekcyjnego

Raport tygodniowego podsumowania

Raport tygodniowego podsumowania umożliwia podgląd statystyk na temat audytów w przedziale tygodniowym. Aby wybrać odpowiedni przedział czasu, należy skorzystać z pola wyboru w lewym górnym rogu. Istnieje również możliwość zawężenia audytu do określonych stref poprzez rozwijaną listę wyboru. Aby wyświetlić wybrany zakres, należy nacisnąć zielony przycisk Pokaż raport.
W widoku raportu można zobaczyć następujące statystyki:

• ilość audytów - raport informujący o ilości audytów z podziałem na Wszystkie, Wykonane, Oczekujące i Niewykonane. Każda kolumna w tabeli reprezentuje jeden tydzień
• Stan działań korekcyjnych - raport informujący o ilości działań korekcyjnych z podziałem na Wszystkie, Wykonane, Oczekujące i Niewykonane. Każda kolumna w tabeli reprezentuje jeden tydzień
• Strefy - wykres informujący o ilości nieprawidłowości wykrytych na danych strefach
• Pytania audytowe - wykres informujący o ilości nieprawidłowości wykrytych przy danych pytaniach audytowych

Raporty pojedynczego audytu

Grupa raportów dostępna w widoku pojedynczego, ukończonego audytu w pasku górnej nawigacji pod przyciskiem PDF. Dla każdego ukończonego audytu dostępne są 2 raporty ze statusem jego wykonania:

• Raport z wykonania audytu (prosty)
• Raport z wykonania audytu (pełny)

Oba raporty dostępne są tylko w formacie PDF, posiadają ten sam nagłówek i zawierają podobne informacje, ale różnią się jedynie poziomem szczegółowości.

Raport prosty prezentuje w formie skumulowanej informacje dotyczące wykrytych nieprawidłowości prezentując przy każdej z nich maksymalnie jedno miniaturowe zdjęcie.

Raport pełny prezentuje każdą niezgodność na osobnej stronie z maksymalnie 3 zdjęciami w większym formacie. Dodatkowo na stronie tytułowej widoczna jest sekcja z podsumowaniem najważniejszych danych statystycznych raportu.

Fragment raportu zamieszczono na poniższej grafice.