Wie werden Benutzern über Audits und Korrekturmaßnahmen informiert?

Der Prozess der Durchführung von Audits und der Bearbeitung von Korrekturmaßnahmen als Reaktion auf festgestellte Nichtkonformitäten umfasst in der Regel mehr als eine Person. Die Aufgabe von Activity Audit besteht darin, sicherzustellen, dass – dank eines umfassenden Benachrichtigungssystems – alle am Prozess Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand sind, unter anderem in Bezug auf:

• Ereignisse, die den Prozess voranbringen,
• den aktuellen Status und Fortschritt,
• wesentliche Änderungen, insbesondere solche in Bezug auf verantwortliche Personen und Fristen,
• das Risiko der Überschreitung vereinbarter Fristen.

Benachrichtigungen werden in erster Linie per E-Mail zugestellt und – sofern der Nutzer die mobile Anwendung verwendet – zusätzlich in Form von Push-Benachrichtigungen.

Wie häufig werden Benachrichtigungen versendet?

Benachrichtigungen lassen sich in Nachrichten unterteilen, die unmittelbar (innerhalb von bis zu 5 Minuten) nach dem auslösenden Ereignis versendet werden, sowie in Berichte, die zu festgelegten Zeiten unter Berücksichtigung der Zeitzone des Kunden versendet werden.

Ereignisbezogene Informationen

Dies ist die größte Gruppe von Benachrichtigungen, die spätestens 5 Minuten nach Eintritt eines Ereignisses versendet werden. Dazu gehören:

• Zuweisung einer auszuführenden Aktivität – die häufigste Art der Benachrichtigung. Sie informiert darüber, dass ein anderer Nutzer oder ein Systemprozess einer Person eine Aktivität zugewiesen hat. Dies kann z.B. die Durchführung eines Audits, das Umsetzen einer Korrekturmaßnahme oder die Erledigung einer anderen Aufgabe sein. Nur die zur Durchführung der Aktivität bestimmte Person erhält diese Benachrichtigung.

• Abschluss einer Aktivität – nach dem Verschieben des Fortschrittsreglers auf 100 % wird eine Benachrichtigung versendet, die über den Abschluss informiert und zur Genehmigung der Arbeit auffordert. Die Benachrichtigung erhalten der Eigentümer des Aktivitätsplans sowie Teilnehmende mit der Zugriffsberechtigung WRITE. HINWEIS: Wenn die Person, die die Aktivität abschließt, gleichzeitig Eigentümer des Plans ist, wird die Aktivität sofort in den Status akzeptiert überführt, sodass keine Benachrichtigung erzeugt wird.

• Annahme/Ablehnung des Aktivitätsabschlusses – wenn im nächsten Schritt der Eigentümer des Aktivitätsplans oder eine andere entsprechend berechtigte Person den Antrag auf Genehmigung der Aktivität annimmt oder ablehnt, wird die entsprechende Information an die für die Aktivität verantwortliche Person gesendet.

• Informationen über Änderungen an deinem Aktivitätsplan – aufgrund seiner umfangreichen Eigenschaften können Änderungen an einem Plan von einer Person mit ausreichend hohen Berechtigungen vorgenommen werden, die nicht als AP-Eigentümer fungiert – mehr dazu unter den Regeln für den Zugriff auf Aktivitätspläne. In solchen Fällen wird eine Benachrichtigung über die vorgenommenen Änderungen – z.B. eine Neuplanung einer Aktivität – an den Plan-Eigentümer sowie an Teilnehmende mit Schreibrechten gesendet.

• Aktivitätserinnerung – die Poke-Funktion – diese Funktion ermöglicht es dem AP-Eigentümer, der für eine bestimmte Aktivität verantwortlichen Person eine Erinnerungs-E-Mail zu senden. Um einen Missbrauch dieser Option zu verhindern, kann der Eigentümer sie für eine bestimmte Aktivität nur einmal pro Tag verwenden.

• Eskalation – eine Benachrichtigung, die das „Gegenstück“ zur oben beschriebenen Erinnerung darstellt. Der Absender ist in der Regel die für die Aktivität verantwortliche Person, die den Eigentümer des Aktivitätsplans über Hindernisse bei der Durchführung der Aktivität informieren möchte, z.B. über eine unrealistische Frist oder unzureichende Ressourcen. Die Benachrichtigung wird an den Plan-Eigentümer sowie an Teilnehmende mit Schreibrechten gesendet.

• Delegation einer Aktivität – Nutzer mit Standardberechtigungen können eine Aktivität nicht direkt einer anderen Person zuweisen, jedoch eine Anfrage zur Änderung der verantwortlichen Person stellen. In diesem Fall erhält die benannte Person eine Benachrichtigung, und wenn sie innerhalb der festgelegten Zeit nicht reagiert, wird die Anfrage automatisch akzeptiert. Auch dieses zweite Ereignis löst den Versand einer entsprechenden Benachrichtigung aus.

• Anfrage zur Friständerung – ähnlich wie im vorherigen Fall können Nutzer mit Standardberechtigungen das Fälligkeitsdatum einer Aktivität nicht direkt ändern, aber eine entsprechende Anfrage stellen. Infolgedessen erhält der Eigentümer des Aktivitätsplans eine Benachrichtigung. Reagiert er nicht innerhalb der festgelegten Zeit, wird die Anfrage automatisch akzeptiert. Auch dieses zweite Ereignis löst den Versand einer entsprechenden Benachrichtigung aus.

• Erinnerung an eine geplante Überprüfung – eine Überprüfung ist eine Funktion, deren Zweck es ist, nach einer festgelegten Zeit – ohne den Fortschritt anderer Arbeiten zu unterbrechen – zu verifizieren, ob die umgesetzte Lösung das gewünschte Ergebnis erzielt hat. Einer Aktivität können beliebig viele Überprüfungen für ausgewählte zukünftige Termine zugewiesen werden. Am jeweiligen Tag erhält die zur Durchführung der Überprüfung bestimmte Person eine entsprechende Nachricht.

• Benachrichtigung über das Hinzufügen eines Anhangs – an Aktivitäten angehängte Dateien enthalten häufig wichtige Informationen für Personen, die für Aktivitätspläne und Audits verantwortlich sind. Diese Benachrichtigung enthält Informationen darüber, wer die Datei(en) angehängt hat und wann dies geschah, und – sofern es sich um ein Bild handelt – auch eine Miniaturansicht.

• Benachrichtigung über die Benennung als Eigentümer eines Aktivitätsplans – der aktuelle Eigentümer eines Aktivitätsplans kann eine andere Person als seinen Nachfolger bestimmen. Dies führt dazu, dass eine Benachrichtigung an den neuen Eigentümer gesendet wird. Im Gegensatz zur Delegation einer Aktivität ist hierfür keine Annahme erforderlich.

Auditbezogene Ereignisinformationen

• Auditplan für die nächste Woche – in Activity Audit werden die meisten Audits für einen bestimmten Tag geplant, und entsprechend wird die Benachrichtigung (Zuweisung einer auszuführenden Aktivität) an diesem Tag nach 6:00 Uhr versendet. Es ist jedoch möglich, eine vorausschauende Auditplanung zu aktivieren. In diesem Fall werden an einem ausgewählten Wochentag (Montag bis Freitag) alle Audits für die folgende Woche geplant. Benachrichtigungen über dieses Ereignis werden am ausgewählten Tag nach 13:00 Uhr an die als Auditor bestimmte Person gesendet.

• Informationen über ein geplantes Audit – eine Benachrichtigung, deren Versand in den Einstellungen der Audit-Zone gesteuert werden kann und die sich an den Zonenleiter richtet, damit sich die für die Einhaltung des Standards verantwortliche Person auf das geplante Audit vorbereiten kann.

• Informationen über Auditergebnisse – ähnlich wie oben kann der Versand dieser Benachrichtigung über die Einstellungen der Audit-Zone ein- oder ausgeschaltet werden. Die Nachricht wird nach Abschluss des Audits an den Zonenleiter gesendet und enthält unter anderem Informationen über das Ergebnis, festgestellte Nichtkonformitäten sowie vorgeschlagene Empfehlungen.

Regelmäßige Berichte

Dies ist eine Gruppe von Benachrichtigungen, die täglich nach 7:00 Uhr in der Zeitzone des Hauptsitzes des Kunden versendet werden. Jede Benachrichtigung dieses Typs kann sowohl Aktivitäten mit bevorstehenden Fristen als auch überfällige Aktivitäten enthalten.

Jeder Nutzer kann die Häufigkeit des Berichtsversands individuell festlegen. Es stehen drei Optionen zur Verfügung:

• Weniger häufige Berichte – eine Nachricht wird gesendet, wenn die Frist mindestens einer Aktivität auf heute, morgen, übermorgen oder in 3 Tagen fällt.
• Häufigere Berichte – eine Nachricht wird gesendet, wenn die oben genannte Bedingung erfüllt ist, und zusätzlich, wenn die Frist in 7 oder 14 Tagen liegt.
• Keine Berichte – es werden überhaupt keine Benachrichtigungen gesendet; dies ist die Standardeinstellung für Nutzer während der kostenlosen 30-tägigen Activity-Audit-Testphase.

Weitere Benachrichtigungen

• XLSX-Export – die meisten im System verfügbaren Berichte bieten die Möglichkeit, Daten im XLSX-Format zu exportieren. Dauert die Berichtserstellung länger als 20 Sekunden, wird der Vorgang unterbrochen und der Nutzer erhält die Datei nicht direkt im Browser. Stattdessen wird der Bericht nach kurzer Zeit als E-Mail-Anhang zugestellt.

• Zugriffsbereitstellung – dies ist eine Gruppe von Benachrichtigungen im Zusammenhang mit der Erstellung von Benutzerkonten und der Anmeldung im System.

Weitere Funktionen der Benachrichtigungen

Alle Benachrichtigungen enthalten Links, die zu den entsprechenden Ansichten innerhalb der Webplattform führen, und bei einem Klick auf dem Mobiltelefon zur mobilen Activity-Audit-Anwendung (früher Activity Plan Pulse).

Benachrichtigungen werden alle 5 Minuten versendet – genauer gesagt um: 0:00, 0:05, 0:10 usw. Dies bringt zwei sehr wichtige Funktionen mit sich, die die Anzahl der vom System versendeten Nachrichten und damit das Informationsrauschen reduzieren:

1. Wenn in diesem Zeitraum zwei oder mehr ähnliche Ereignisse (z.B. Abschluss einer Aktivität) auftreten, die Benachrichtigungen erzeugen würden, fasst das System diese zusammen und versendet sie in einer einzigen Nachricht, anstatt X einzelne E-Mails zu senden.
2. Wenn in diesem Zeitraum ein Ereignis eintritt, das ein vorheriges Ereignis aufhebt (z.B. Zurückziehen des Aktivitätsabschlusses nach einem Abschluss einer Aktivität), wird keine Benachrichtigung versendet.

Zusammenfassung

Das Benachrichtigungssystem in Activity Audit stellt sicher, dass alle an Audits und Korrekturmaßnahmen Beteiligten stets über Fortschritte, Änderungen, Fristen und potenzielle Risiken informiert sind. Durch die Kombination aus ereignisgesteuerten Benachrichtigungen, regelmäßigen Berichten sowie Funktionen wie Erinnerungen, Eskalationen und vorausschauender Auditplanung unterstützt das System eine effiziente Zusammenarbeit und reduziert gleichzeitig unnötige Informationsflut.