Wie Sie Action Audit mit globalen Parametern an die Anforderungen Ihrer Organisation anpassen

Globale Parameter sind ein leistungsstarkes Werkzeug, das es dem System, das universell sein und Auditprozesse in verschiedenen Branchen unterstützen soll, ermöglicht, sich gemäß den Anforderungen Ihrer Organisation zu verhalten.

Was sind globale Parameter?

Globale Parameter dienen dazu, Action Audit an die Besonderheiten Ihrer Organisation anzupassen, indem sie die Erweiterung von Formularen und Berichten um zusätzliche Informationsfelder ermöglichen, die im System standardmäßig nicht verfügbar sind.

Hier einige Beispiele:

• Zweiter Auditor als zusätzlicher Parameter bei jedem Audit,
• Teilenummer als zusätzlicher Parameter bei einem Qualitätsaudit,
• Projektbudget als zusätzlicher Parameter in einem Aktionsplan zur Projektumsetzung,
• Verfallsdatum als zusätzlicher Parameter für Aktionspläne oder Audits,
• Grundursache als zusätzlicher Parameter bei der Meldung eines Risikos.

Wie aus den obigen Beispielen ersichtlich ist, beschränken sich globale Parameter nicht nur auf Audits – sie können für jeden der folgenden Informationstypen definiert werden:

• Aktionsplan (allgemein, nach Audit, Meldungsumsetzung)
• Audit (beliebiger Typ)
• Meldung (Quick Kaizen, Beinahe-Unfall, Risiko)

Darüber hinaus werden die Werte globaler Parameter automatisch von Audits zu Aktionsplänen und von Meldungen zu Aktionsplänen übertragen, was das Gruppieren und Suchen von Informationen äußerst benutzerfreundlich macht.

Derzeit (Q4 2025) unterstützen wir die folgenden Typen von globalen Parameterwerten:

• Text, z. B. Name des Kundenvertreters
• Zahl, z. B. Budget
• Datum, z. B. Datum der letzten Messung
• Wörterbuch – ein Wert aus einer vordefinierten Sammlung, z. B. Kunde
• Benutzer – eine Relation zur Benutzertabelle, z. B. Zweiter Auditor
• Mitarbeiter – eine Relation zur Mitarbeitertabelle, z. B. Auditierter Bediener
• Organisationseinheit – eine Relation zur Tabelle der Organisationseinheiten, z. B. Abteilungspersonal informieren

Wie verwaltet man globale Parameter?

Das Verwaltungspanel für globale Parameter ist über den Link Einstellungen im unteren Teil des linken Menüs erreichbar – wenn Sie ihn nicht sehen, bedeutet dies, dass Sie nicht über ausreichende Berechtigungen verfügen und sich an den von Ihrer Organisation benannten lokalen Administrator wenden müssen.

Sie können bis zu 15 globale Parameter mit 7 Datentypen (oben beschrieben) definieren und dann deren Sichtbarkeit in den einzelnen Modulen festlegen:

• Nicht verfügbar – der Parameter wird nicht angezeigt
• Verfügbar – der Parameter ist sichtbar und optional
• Vorgeschlagen – der Parameter ist sichtbar, und beim Versuch zu speichern ohne Ausfüllung erscheint eine entsprechende Aufforderung

Zusätzlich können Sie für das Audit-Modul und das Meldungs-Modul festlegen, ob die Sichtbarkeit für das gesamte Modul oder nur für einen bestimmten Audit- oder Meldungstyp gilt.

Parametertyp "Wörterbuch" – wie konfiguriert man ihn?

Der Typ Wörterbuch ist besonders nützlich, wenn Sie die möglichen Werte auf eine vordefinierte Liste beschränken möchten. So vermeiden Sie Tippfehler und Dateninkonsistenzen.

Das Hinzufügen von Werten zu einem Wörterbuch ist einfach und wird sofort wirksam:

1. Klicken Sie auf das blaue Buchsymbol neben dem Namen des Wörterbuchparameters
2. Eine Liste der derzeit verfügbaren Werte wird angezeigt
3. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Neu oben auf dem Bildschirm
4. Geben Sie den Namen des neuen Wertes ein
5. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Erstellen

Nach dem Speichern ist der neue Wert an allen Stellen zur Auswahl verfügbar, an denen der Parameter sichtbar ist.

Vergessen Sie nach der Konfiguration der globalen Parameter nicht, auf die grüne Schaltfläche Aktualisieren zu klicken. Erst dann werden die Änderungen gespeichert und die Parameter in den entsprechenden Modulen sichtbar.

Zusammenfassung

Globale Parameter sind eine Schlüsselfunktion von Action Audit, mit der Sie das System an die individuellen Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen können. Mit ihnen können Sie:

• Audit-Formulare, Aktionspläne und Meldungen um zusätzliche Felder erweitern,
• 7 verschiedene Datentypen verwenden (Text, Zahl, Datum, Wörterbuch, Benutzer, Mitarbeiter, Organisationseinheit),
• Werte automatisch zwischen Modulen übertragen,
• die Parametersichtbarkeit je nach Audit- oder Meldungstyp steuern.

Denken Sie daran, dass Sie bis zu 15 globale Parameter definieren können, was große Flexibilität bei der Modellierung von Auditprozessen gemäß den Anforderungen Ihrer Branche bietet.

Weitere Informationen zu globalen Parametern finden Sie in der Action Audit-Dokumentation.