So implementieren Sie das interne Meldeverfahren im Rahmen des Whistleblower-Schutzgesetzes

Das Whistleblower-Schutzgesetz ist Gegenstand der EU-Richtlinie 2019/1937. Es wird von den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union umgesetzt. Lesen Sie über neue gesetzliche Verpflichtungen und bewährte Vorgehensweisen bei der Umsetzung, um erhebliche Geldstrafen zu vermeiden. Wer ist von den neuen Bestimmungen betroffen?

Praktisch jedes Unternehmen und jede Dienststelle ist von dem Gesetz betroffen, da es Whistleblower schützt, d.h. Personen, die Informationen über Rechtsverstöße, die sie im Zusammenhang mit ihrer Arbeit erhalten haben, melden oder öffentlich bekannt machen.

Darüber hinaus, und das ist aus Sicht dieses Artikels am wichtigsten, erlegt das Gesetz neue Verpflichtungen auf:

• Organisationseinheiten einer Gemeinde oder eines Bezirks mit mindestens 10000 Einwohnern,
• Unternehmen, in denen mindestens 50 Personen beschäftigt sind,
• Unternehmen, die Finanzdienstleistungen anbieten, unabhängig von ihrer Größe.

Für die oben genannten Einrichtungen sieht das neue Gesetz die Verpflichtung vor, ein internes Verfahren für die Meldung von Missständen und für Folgemaßnahmen einzurichten, das im Gesetz als "internes Verfahren für die Meldung von Missständen" bezeichnet wird.

Wer ist ein Whistleblower für eine Organisation?

Wie bereits geschrieben (in Anlehnung an Artikel 4, Punkt 1 des Gesetzes), ist ein Whistleblower eine Person, die Informationen über einen Gesetzesverstoß meldet oder öffentlich bekannt gibt, die sie in einem arbeitsbezogenen Kontext erhalten hat. Genauer gesagt, kann es sich dabei um:

• ein Arbeitnehmer, einschließlich eines Zeitarbeitnehmers
• eine Person, die auf der Grundlage eines zivilrechtlichen Vertrags Arbeit leistet, ** was auch Subunternehmer im B2B-Bereich einschließt**,
• anderer Unternehmer,
• Praktikant, Freiwilliger, Auszubildender,
• Gesellschafter, Aktionär, Bevollmächtigter,
• Person, die Arbeiten unter der Aufsicht und Leitung eines Auftragnehmers, Nachunternehmers oder Lieferanten ausführt,
• andere Personen, die für diese Studie von geringerer Bedeutung sind. Jede der oben genannten Personen sollte die Möglichkeit haben, Verstöße gegen das Gesetz gemäß dem internen Meldeverfahren zu melden.

Internes Meldeverfahren

Das Unternehmen richtet nach Rücksprache mit der Gewerkschaftsorganisation oder den Arbeitnehmervertretern ein internes Meldeverfahren ein, in dem u.a. Folgendes festgelegt wird

• die interne Organisationseinheit oder die Person, die befugt ist, interne Berichte entgegenzunehmen,
• die Art der Übermittlung der internen Berichte,
• die interne Organisationseinheit oder die Person, die zur Weiterverfolgung befugt ist,
• die Verpflichtung, dem Whistleblower die Annahme einer internen Meldung ** innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt** zu bestätigen,
• die Verpflichtung, dem Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten ab dem Datum der Bestätigung der internen Meldung eine Rückmeldung zu geben.

Umgang mit internen Meldungen bei Action Audit

Obwohl das Gesetz keine spezifische Lösung für die Weiterleitung interner Meldungen vorschreibt und die Angabe einer Telefonnummer, einer E-Mail-Adresse oder eines Briefkastens ausreicht, scheint die Verwendung eines IT-Systems in dieser Hinsicht ein guter Ansatz zu sein. Eine geeignete Software ermöglicht die Kontrolle der vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Fristen und gewährleistet die ordnungsgemäße Erfassung der Meldungen.

Die Hauptfunktion von Action Audit besteht natürlich in der Abwicklung des Prüfungsverfahrens. Das System ist jedoch mit einem Meldemodul für Mitarbeiter ausgestattet, das sich auch hervorragend für die Entgegennahme interner Meldungen über Rechtsverstöße eignet.

Eines der wichtigsten Merkmale des Moduls ist die einfache Eingabe von Meldungen, was besonders wichtig ist im Zusammenhang mit den Bestimmungen des Gesetzes, die Whistleblower nicht daran hindern, Verstöße zu melden. Action Audit ermöglicht die Eingabe von Meldungen auf mindestens 3 oder 4 Arten:

• selbständig durch einen Mitarbeiter über den Mitarbeiterkiosk,
• selbständig durch den Mitarbeiter über die Anwendung Action Plan Pulse,
• ebenfalls über die Action Plan Pulse-Anwendung, aber durch den Leiter im Namen seiner Mitarbeiter,
• außerhalb des Systems (auf Karten, per E-Mail, mündlich usw.) an eine autorisierte Person, die den Antrag in das System eingibt. In den nachfolgenden Phasen überwacht Action Audit die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen von sieben Tagen für die Bestätigung und drei Monaten für die Rückmeldung, was die Unternehmen davor bewahren kann, Fristen zu versäumen.

Ein wichtiger Hinweis ist schließlich, dass die Nutzung unserer Lösung zur Bearbeitung dieser Art von Anfragen nicht teuer sein muss. Denn die Kosten für eine Lizenz richten sich nach der Anzahl der Nutzer, nicht der Mitarbeiter. Ein Mitarbeiter, der den Kiosk benutzt, braucht kein Benutzerkonto, um einen Antrag zu stellen.

Zusammenfassung

Das neue Gesetz erlegt mittleren und großen Unternehmen neue Verpflichtungen auf, deren Nichteinhaltung erhebliche finanzielle Strafen nach sich ziehen kann. Die Unternehmen werden wahrscheinlich eine Vielzahl von Ansätzen verfolgen, von der "manuellen" Bearbeitung von Meldungen bis hin zur Verwendung spezieller IT-Systeme. Unsere Lösung liegt irgendwo dazwischen, denn sie bietet alle erforderlichen Funktionen und kann darüber hinaus für andere, typischere Zwecke verwendet werden. Dazu gehören natürlich die Abwicklung von Audits, Kaizen-Innovationsmaßnahmen oder die Überwachung von Aktionsplänen. o, mündlich, usw.) an die autorisierte Person, die die Anfrage in das System eingibt.