Audits ohne Beeinträchtigung Ihrer täglichen Aufgaben

Die modernen Realitäten der beruflichen Arbeit stellen Wirtschaftsprüfer vor viele Herausforderungen. Die Durchführung von Audits stellt häufig nicht die Haupttätigkeit des für die Durchführung Verantwortlichen dar, sondern ist eine Nebenaufgabe neben den alltäglichen Aufgaben. In der Praxis bedeutet dies, dass Prüfer Prüfungen mit anderen, vorrangigen Aufgaben kombinieren müssen, was häufig zu Frustration führt und dazu führt, dass die Prüfung als unnötige Formalität oder Arbeit um der Arbeit willen wahrgenommen wird. Darüber hinaus ist das Bewusstsein für die Vorteile regelmäßig durchgeführter Audits zwar gewachsen, aber immer noch gering. Infolgedessen betrachten viele Menschen das Audit eher als eine belastende Verpflichtung, die keine positiven Ergebnisse bringt, denn als eines der wichtigsten Instrumente zur Beeinflussung von Qualität, Sicherheit und zur Verbesserung des Betriebs der Organisation.

Bei der Entwicklung von Action Audit haben wir uns vorgenommen, auf die Marktbedürfnisse zu reagieren und ein Werkzeug für Auditoren und Manager zu schaffen, das sicherstellt, dass:

• Audits so kurz wie möglich dauern,
• Dabei dennoch genau und detailliert sind und zuverlässige Ergebnisse liefern,
• Auditoren nach Abschluss des Audits keine zusätzlichen Aufgaben mehr erledigen müssen,
• Alle Beobachtungen, Vorschläge und Abweichungen angemessen berücksichtigt und ihre Umsetzung in den folgenden Phasen überwacht werden.

Unser Ziel war und ist es, ein Werkzeug bereitzustellen, das den gesamten Auditprozess vereinfacht und optimiert, dabei gleichzeitig die höchste Qualität und Effektivität gewährleistet.

Alles beginnt mit der Konfiguration

Es überrascht wohl niemanden, dass jeder unserer Kunden einzigartige Bedürfnisse hat und jede Organisation auf ihre Weise einzigartig ist. Obwohl die Prozesse in der Fertigungsbranche, zu der die Mehrheit unserer Kunden gehört, weitgehend standardisiert sind, unterscheiden sich ihre praktischen Implementierungen erheblich voneinander.

Um den Nutzern ein Audit-Werkzeug zur Verfügung zu stellen, das nicht nur funktional, sondern auch intuitiv ist, haben wir ein fortschrittliches Audit-Management-Panel entwickelt. Dieses ermöglicht die präzise Anpassung der Anwendung an die spezifischen Anforderungen jeder Organisation und sorgt so für die korrekte Funktionsweise und Optimierung der Prozesse gemäß den individuellen Bedürfnissen der Nutzer.

Lass mich nicht nachdenken

Unser Hauptprinzip bei der Gestaltung des wichtigsten Bildschirms der Anwendung – des Audit-Durchführungsbildschirms – bestand darin, dem Benutzer maximale Einfachheit und Intuitivität zu gewährleisten. Der Benutzer sollte nicht darüber nachdenken müssen, wie die Anwendung zu bedienen ist, sondern sich auf die Erreichung der Ziele konzentrieren, für die sie entwickelt wurde. Jede Sekunde, die auf das Verständnis der Benutzeroberfläche verwendet wird, ist verlorene Zeit für die Qualität des Audits und erzeugt unnötige Frustration.

Der Audit-Durchführungsbildschirm ist das zentrale Element der Anwendung, da hier alle Aktivitäten des Auditors zusammenlaufen. Daher muss sein Design so intuitiv und durchdacht wie möglich sein. Wir verwenden den Ansatz „Konvention über Konfiguration“, was bedeutet, dass grundlegende Aktionen sofort zugänglich sind – oft mit nur einem Klick – und die am häufigsten verwendeten Einstellungen standardmäßig ausgewählt sind. So weiß der Benutzer sofort, wie er ein Audit starten und durchführen kann, ohne lange nach Optionen und Konfigurationen suchen zu müssen. Dieser Designansatz ermöglicht einerseits die schnelle Durchführung von Standard-Audits und bietet andererseits volle Flexibilität und Unterstützung für komplexere Szenarien.

Die verborgene Kraft der Automatisierung

Einer der mühsamsten Aspekte der Arbeit eines Auditors ist das manuelle Ausfüllen von Tabellen, Übersichten und Zusammenfassungen sowie das Informieren aller relevanten Personen über die Auditergebnisse. Sobald das Audit abgeschlossen ist, sollte die Arbeit des Auditors theoretisch beendet sein, aber in der Praxis beginnt dann erst der zeitaufwendige Prozess der Datenverarbeitung, Informationsweitergabe und Planung weiterer Maßnahmen.

Mit der richtigen Konfiguration des Auditprozesses können all diese Aufgaben vollständig vom System automatisiert werden, sodass der Auditor keine Zeit mehr mit sich wiederholenden Tätigkeiten verbringen muss. Einmal eingegebene Daten werden automatisch verarbeitet und in den nächsten Phasen genutzt, wodurch die Notwendigkeit manueller Eingaben von Übersichten und Berichten entfällt.

Action Audit markiert Audits automatisch als abgeschlossen in allen Berichten und generiert die erforderlichen Eingabedaten zur Erstellung von Berichten und Diagrammen. Das System erstellt eigenständig einen Plan für nachauditorische Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen, weist die Verantwortung einzelnen Personen zu und überwacht die Fortschritte bei der Aufgabenerfüllung. Auf diese Weise gelangen alle Informationen zu den richtigen Personen und der Prozess wird transparent und systematisch durchgeführt.

Diese Automatisierung entlastet die Auditoren nicht nur von mühsamen, sich wiederholenden Tätigkeiten, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern, die mit der manuellen Datenverarbeitung verbunden sind. Das System erinnert selbst an Fristen für die Umsetzung nachauditorischer Maßnahmen, was eine effiziente Verwaltung des gesamten Prozesses ermöglicht. Dadurch können sich die Auditoren auf die wesentlichen Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren, während die Magie der Automatisierung im Hintergrund wirkt und sicherstellt, dass der Prozess während und nach dem Audit reibungslos und ohne Unterbrechungen abläuft.

Haben wir Erfolg? Ja oder Nein

Während zahlreicher Geschäftsmeetings, Beratungen und Schulungen stießen wir häufig auf verschiedene Einwände, die die Einführung von Action Audit in den Arbeitsalltag der Auditoren erschweren könnten. Viele dieser Bedenken konnten dank der Tatsache ausgeräumt werden, dass unser Tool als intuitiv, übersichtlich und benutzerfreundlich empfunden wurde. Hier sind einige der häufigsten Einwände und Zweifel, denen wir begegnet sind:

• Ich bin ausgelastet und habe keine Zeit für zusätzliche Aufgaben – Die Befürchtung, dass Audits zu zeitaufwändig sein würden, wurde durch die genaue Schätzung der für diese Aufgabe benötigten Zeit entkräftet. Die Durchführung eines Audits pro Woche nimmt nur zwei Stunden pro Monat in Anspruch, was lediglich 1,25 % der gesamten Arbeitszeit ausmacht.
• Es ist schade, Papier zu verschwenden – Auf den Einwand, dass Papier verschwendet wird, weisen wir darauf hin, dass der gesamte Auditprozess vollständig digital und ohne Verwendung von Papier oder gar Excel-Tabellen erfolgt.
• Ich habe keinen Laptop und muss die Ergebnisse von Hand ins Büro übertragen – Das Problem, die Auditergebnisse von Hand ins Büro übertragen zu müssen, wurde durch die mobile App gelöst. Benutzer können das Tool auf ihrem Smartphone verwenden, was ihnen ein bequemes und sofortiges Eingeben der Daten ermöglicht.
• Bei uns weiß niemand (außer der Geschäftsleitung), wann und wo ein Audit durchgeführt werden soll – Die Organisation der Arbeit der Auditoren wird durch automatische Push-Benachrichtigungen erleichtert. Dank dieser erhält jeder Benutzer präzise Informationen auf seinem Telefon über Zeit und Ort des Audits, wodurch Chaos und Kommunikationslücken beseitigt werden.
• Ich beschreibe Abweichungen und weise Aufgaben zu, aber später passiert nichts – Bedenken hinsichtlich der fehlenden Reaktion auf beschriebene Abweichungen wurden durch die Einführung eines Systems zur Überwachung der Durchführung nachauditorischer Maßnahmen ausgeräumt. Automatische Erinnerungen und Berichte über Rückstände ermöglichen eine effektive Verwaltung des Prozesses und stellen sicher, dass Kollegen ihre Verantwortlichkeiten nicht vergessen!

Trotz dieser Erfolge müssen wir feststellen, dass wir unser Ziel nicht vollständig erreicht haben, da Perfektion kein erreichbares Ziel ist, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Wir arbeiten ständig daran, Action Audit weiter zu verbessern und zu entwickeln, um die Arbeit der Auditoren noch besser zu unterstützen. Wir treffen uns regelmäßig mit unseren engagiertesten Kunden, hören uns ihr Feedback – sowohl positiv als auch negativ – an und setzen gemeinsam die zukünftigen Entwicklungsrichtungen fest. Diese Offenheit gegenüber Nutzerfeedback und das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung ermöglichen es uns, ein Tool zu schaffen, das den tatsächlichen Bedürfnissen unserer Kunden entspricht, aber immer Raum für weitere Optimierungen bietet.