Jak wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych w ramach ustawy o ochronie sygnalistów

24 czerwca ogłoszono w Dzienniku Ustaw Ustawę o Ochronie Sygnalistów, która wchodzi w życię już 25 września 2024 roku i nakałada na firmy nowe obowiązki, m.in. konieczność wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Z dalszej częścia artykułu dowiesz się jakie procedury wdrożyć, aby uniknać kar finansowych, którę mogą wynieść nawet 1 000 000 złotych.

Kogo dotyczą nowe przepisy?

Zapisy zawarte w ustawie dotyczą praktycznie każdej firmy i każdego urzędu, gdyż otaczają ochroną sygnalistów, czyli osoby fizyczne, które zgłaszają lub ujawnią publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą.

Ponadto i to jest najważniejsze z punktu widzenia niniejszego artykułu, ustawa nakłada nowe obowiązki na:

• jednostki organizacyjne gmin lub powiatów liczących co najmniej 10000 mieszkańców,
• firmy, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób,
• firmy świadczące usługi finansowe niezależnie od wielkości.

W przypadku w/w podmiotów nowe prawo nakłada obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwanej w ustawie procedurą zgłoszeń wewnętrznych.

Kim dla organizacji jest sygnalista?

Jak już wcześniej napisano, (w ślad za art. 4, pkt. 1 ustawy) sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. A konkretnie może to być:

• pracownik, w tym pracownik tymczasowy
• osoba świadcząca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, co obejmuje również podwykonawców na B2B,
• inny przedsiębiorca,
• stażysta, wolontariusz, praktykant,
• wspólnik, akcjonariusz, prokurent,
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
• inna osoba mniej istotna z punktu widzenia niniejszego opracowania.

Każdej z wyżej wymienionych osób należy umożliwić zgłaszanie naruszeń prawa zgodnie z procedurą zgłoszeń wewnętrznych.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Firma, po konsultacjach z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników, ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych, która określa m.in.:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
• sposób przekazywania zgłoszeń wewnętrznych,
• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych,
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie do 7 dni od dnia jego otrzymania,
• obowiązek przekazania sygnaliście informacji zwrotnej w terminie do 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.

Obsługa zgłoszeń wewnętrznych w Action Audit

Mimo że ustawa nie narzuca konkretnego rozwiązania co do sposobu przekazywania zgłoszeń wewnętrznych i wskazanie numeru telefonu, adresu email czy skrzynki na listy jest wystarczające to użycie systemu informatycznego w tym zakresie wydaje się być dobrym podejściem. Odpowiednie oprogramowanie pozwoli kontrolować narzucone przez ustawodawcę terminy, a także zapewni odpowiednią ewidencję zgłoszeń.

Główną funkcją Action Audit jest oczywiście obsługa procesu audytowego. Jednakże system jest wyposażony w moduł zgłoszeń pracowniczych, który fantastycznie nadaje się także do przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa.

Jedną z najważniejszych cech modułu jest łatwość wprowadzania zgłoszeń co w kontekście zapisów ustawy o nieutrudnianiu sygnalistom zgłaszania naruszeń jest szczególnie istotne. Action Audit bowiem umożliwia wprowadzanie zgłoszeń na 3 co najmniej 4 sposoby:

• samodzielnie przez pracownika poprzez kiosk pracowniczy,
• samodzielnie przez pracownika poprzez aplikację Action Plan Pulse,
• również poprzez aplikację Action Plan Pulse, ale przez lidera w imieniu swoich pracowników,
• pozasystemowy (na kartkach, mailowo, ustnie, itp) osobie upoważnionej, która wprowadza zgłoszenie do systemu.

Na kolejnych etapach Action Audit będzie monitorował ustawowe terminy 7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i 3 miesiące na przykazanie informacji zwrotnej co może ustrzec przedsiębiorstwa przed nie dotrzymaniem terminów.

Ważną informacją na koniec jest to, że wykorzystanie naszego rozwiązania do obsługi tego typu zgłoszeń nie musi być drogie. Wynika to z faktu, że koszty licencji związane są z ilością użytkowników, a nie pracowników. Pracownik korzystający z kiosku nie musi mieć konta użytkownika, aby wprowadzać zgłoszenie.

Podsumowanie

Nowe prawo nakłada na średnie i duże przedsiębiorstwa nowe obowiązki, których niespełnienie może skutkować znaczącymi karami finansowymi. Firmy zapewne będą stosować różne podejścia od "ręcznej" obsługi zgłoszeń do wykorzystywania dedykowanych systemów informatycznych. Nasze rozwiązanie znajduje się gdzieś pomiędzy, gdyż zapewnia wszystkie konieczne funkcje, a w dodatku może być wykorzystane w innych, bardziej typowych dla siebie celach. Mowa oczywiście o obsłudze audytów, pomysłów innowacyjnych Kaizen czy nadzorowaniu planów działań.