Pięć kluczowych korzyści z wdrożenia audytów warstwowych procesu (LPA)

Audyt warstwowy procesu (and. Layered Process Audit - LPA) to rodzaj audytu procesów o różnej częstotliwości wykonywania, który jest realizowany na wielu (lub wszystkich) poziomach organizacji, od inżyniera procesu po dyrektora zakładu. Początkowo audyty LPA były wykorzystywane zwłaszcza w branży automotive, a obecnie stały się powszechnie stosowanym standardem. Co tak naprawde sprawia, że LPA są tak wartościowym narzędziem i jakich korzyści można się spodziewać po ich wdrożeniu?

Audyty warstwowe vs. standardowe

Przy standardowym podejściu do przeprowadzania audytów wewnętrznych w zakładzie produkcyjnym, zwykle w wykonywanie wszystkich audytów zaangażowana jest zdefiniowana grupa audytorów. Ci członkowie organizacji, poza obowiązkami wynikającymi z zajmowanego stanowiska, wykonują 100% audytów wewnętrznych w fabryce.

Zastosowanie LPA rewolucjonizuje podejście do tematu audytowania i wywraca (w pozytywnym tego słowa zanczeniu) filozofię firmy w tym aspekcie. W podejściu warstwowym każdy pracownik niezależnie od zajmowanego stanowiska może, a nawet powinien, być uwzględniony w procesie i harmonogramie audytów. Niezależnie czy pracownik jest operatorem na linii, liderem zmiany, inżynierem procesu, kierownikiem działu czy dyrektorem zakładu, powinien pełnić również funkcję audytora.

Ogólnie przyjętą zasadą przy tworzeniu harmonogramu audytów warstwowych jest fakt, że z każdą warstwą rośnie zakres audytowanych zagadnień, a maleje częstotliwość.

Temat audytów warstwowych jest niezwykle szeroki, a więcej na ten można przeczytać tutaj. Przejdźmy zatem do tematu tego wpisu, czyli do kluczowych korzyści płynących z wdrożenia audytów warstwowych procesu.

5 kluczowych korzyści z wdrożenia LPA

1. Zbudowanie kultury jakości w organizacji

System audytów warstwowych kładzie podwaliny pod budowę kultury jakości w organizacji i zwiększa świadomość całej organizacji niezależnie od obecnego poziomu dojrzałości firmy w zakresie kultury jakości. LPA przynosi poprawę zwłaszcza w tych 3 aspektach:

• Współpraca międzywydziałowa: Audytorami LPA są pracownicy z wielu działów poza komórką kontroli jakości, w tym: produkcji, logistyki,inżynierii, utrzymania ruchu i innnych oraz kadra zarządzająca. Dzięki temu kontrola i dbanie o jakość jest częścią codziennych obowiązków całego zespołu, a nie tylko pracowników działu kontroli jakości.
• Zwiększanie świadomości jakości: Przeprowadzanie audytów procesów tak często (czasami nawet kilka razy dziennie) sprawia, że ​​jakość jest priorytetem. Jakość staje się jednym z kluczowych środków do osiągnięcia zmierzonych celów: jakościowych, produkcyjnych, sprzedażowych i organizacyjnych.
• Raportowanie i analiza danych: LPA dostarczają ogromnej ilość danych, które firmy mogą wykorzystać do budowania raportów i przeprowadzania analiz, na przykład tzw. "wąskich gardeł". Dzięki gotowemu zestawowi wskaźników dostawcy są lepiej przygotowani do definiowania oczekiwań, śledzenia postępów i komunikowania wyników.

2. Szybsza identyfikacja problemów

LPA zapewniają lepszy wgląd w procesy produkcyjne, pomagając zakładom produkcyjnym szybciej rozwiązywać problemy poprzez:

• Zapewnienie większych niż w tradycyjnych audytach częstotliwości badania poprawności procesu,
• Docieranie do źródła defektów poprzez skupienie się na danych wejściowych i szczegółach działania procesu (a nie na zasadzie analizy rezultatów),
• Wykorzystanie pracowników na różnym szczeblu organizacji i z różnym stopniem znajomości procesu.

3. Mniejsza wzgędna liczba defektów, odrzutów, poprawek i reklamacji

Podejście warstwowe skutkuje dużą częstotliwością audytów, co jest najlepszą praktyką, gdy organizacja dąży do dużej poprawy jakości. Audyty są krótkie i szybkie, co pozwala organizacjom na zdefiniowanie wielu poziomów weryfikacji dla procesów wysokiego ryzyka. Wczesne korygowanie błędów procesowych ma efekt domina, który zmniejsza defekty, złom i reklamacje klientów na dalszych etapach, prowadząc do realnej poprawy wyników w ciągu zaledwie kilku miesięcy.

4. Wsparcie procesu cięgłego doskonalenia

Tym co dodatkowo sprawia, że audyty warstwowe są tak skuteczne jest fakt, że są one zgodne z metodologiami doskonalenia procesów, takimi jak Lean i Six Sigma. LPA ze swoją wysoką częstotliwością wykonywania audytów są idelnym narzędziem wspierającym zasadę poprawy przy pomocy małych kroków, która jest podstawą filozofii Kaizen.

Ponadto LPA doskonale wpasowują się w proces PDCA (Plan - Zaplanuj, Do - Wykonaj, Check - Sprawdź, Act - Działaj) w zakresie identyfikowania słabych punktów, analizowania wydajności i rozwiązywania problemów.

5. Zwiększenie zaangażowania wśród członków organizacji

Wykorzystanie LPA w sposób bezpośredni i częsty uświadamia pracownikom, zwłaszacza tych związanych z produkcją, że także oni mają realny i znaczący wpływ na rentowność firmy, jakość wytwarzanych produktów i wizerunek organizacji. Poczucie, że "ode mnie zależy coś ważnego", a także konieczność współpracy osób na wszyskich szczeblach ogranizacji sprawiają, że wszyscy zaczynają być bardziej zaangażowani i mocniej identyfikują się z firmą, którą współtworzą.

Podsumowanie

LPA pomoże skierować Twoją organizację prosto na drogę w kierunku zwiększenia rentowności, jednak należy pamiętać, że wdrożenie odpowiednich systemów, pozwalających śledzić te działania i ich wyniki, jest kluczowe. Właśnie to pozwoli na czerpać realne korzyści.

Czy jesteś gotowy/a wykorzystać wszystkie zalety warstwowych audytów procesów w swoim zakładzie?