Audytowanie bez szkody dla Twoich codziennych obowiązków

Współczesne realia pracy zawodowej stawiają przed audytorami wiele wyzwań. Przeprowadzanie audytów często nie stanowi głównego zajęcia osoby odpowiedzialnej za ich wykonanie, lecz jest dodatkowym obowiązkiem realizowanym obok codziennych zadań. W praktyce oznacza to, że audytorzy muszą godzić audyty z innymi, priorytetowymi obowiązkami, co nierzadko powoduje frustrację i postrzeganie audytu jako zbędnej formalności albo pracy dla samej pracy. Co więcej, świadomość korzyści płynących z regularnie wykonywanych audytów, choć rośnie, wciąż pozostaje na niskim poziomie. W efekcie wiele osób traktuje audyt bardziej jako uciążliwy obowiązek, który nie niesie za sobą żadnych pozytywnych rezultatów niż jako jedno z kluczowych narzędzi wpływających na jakość, bezpieczeństwo i usprawniających działanie organizacji.

Projektując Action Audit, postanowiliśmy odpowiedzieć na potrzeby rynku i stworzyć narzędzie dla audytów i managerów, które zapewni, że:

• Audyt będzie trwał tak krótko jak to możliwe,
• Będzie przy tym dokładny i szczegółowy, a wyniki rzetelne,
• Audytor nie będzie musiał wykonywać dodatkowych działań po zakończeniu audytu,
• Wszystkie obserwacje, sugestie i niezgodności zostaną odpowiednio zaadresowane, a ich realizacja będzie monitorowana na dalszych etapach.

Naszym celem było i jest dostarczanie narzędzia, które uprości i usprawni cały proces audytowy, zapewniając jednocześnie najwyższą jakość i skuteczność.

Wszystko zaczyna się od konfiguracji

Nie zaskoczę nikogo, pisząc, że każdy z naszych klientów ma unikalne potrzeby, a każda organizacja jest jedyna w swoim rodzaju. Mimo że procesy w branży produkcyjnej, do której należy większość naszych klientów, w większości są ustandaryzowane, to w praktyce ich implementacje znacząco różnią się od siebie.

Aby dostarczyć użytkownikom narzędzie do audytów, które będzie nie tylko funkcjonalne, ale i intuicyjne, stworzyliśmy zaawansowany panel zarządzania procesem audytowym. Umożliwia on precyzyjne dostosowanie aplikacji do specyfiki każdej organizacji, zapewniając jej właściwe działanie i optymalizację procesów zgodnie z indywidualnymi wymaganiami użytkowników.

Nie każ mi myśleć

Podstawową zasadą, którą kierowaliśmy się przy projektowaniu najważniejszego ekranu aplikacji, czyli ekranu przeprowadzania audytu, jest zapewnienie użytkownikowi maksymalnej prostoty i intuicyjności. Użytkownik nie powinien zastanawiać się nad tym, jak korzystać z aplikacji, lecz skupić się na realizacji celów, do których została stworzona. Każda chwila poświęcona na zrozumienie działania interfejsu jest czasem straconym dla jakości audytu i generuje niepotrzebne frustracje.

Najważniejszym elementem aplikacji jest ekran przeprowadzania audytu, ponieważ to on stanowi centrum wszystkich działań audytora. Dlatego jego projekt musi być jak najbardziej intuicyjny i przemyślany. Stosujemy podejście “konwencja ponad konfiguracją”, co oznacza, że podstawowe działania są dostępne od razu, często za pomocą jednego kliknięcia, a najczęściej używane ustawienia są domyślnie zaznaczone. Dzięki temu użytkownik od razu wie, jak rozpocząć i prowadzić audyt, bez konieczności przeszukiwania opcji i konfiguracji. Taki sposób projektowania pozwala z jednej strony na szybkie przeprowadzanie standardowych audytów, a z drugiej na pełną elastyczność i wsparcie dla bardziej skomplikowanych scenariuszy.

Ukryta moc automatyzacji

Jednym z najbardziej żmudnych aspektów pracy audytora jest konieczność ręcznego wypełniania tabel, zestawień oraz podsumowań, a także informowanie wszystkich zaangażowanych osób o wynikach audytu. Gdy audyt dobiega końca, praca audytora teoretycznie powinna być zakończona, ale w rzeczywistości dopiero wtedy zaczyna się czasochłonny proces przetwarzania danych, przekazywania informacji i planowania dalszych działań.

Dzięki odpowiedniej konfiguracji procesu audytowego, wszystkie te zadania mogą być w pełni zautomatyzowane przez system, co sprawia, że audytor nie musi tracić czasu na powtarzalne czynności. Raz wprowadzone dane są automatycznie przetwarzane i wykorzystywane w dalszych etapach, co eliminuje konieczność ręcznego uzupełniania zestawień i raportów.

Action Audit automatycznie oznacza audyt jako zakończony we wszystkich zestawieniach i generuje dane wejściowe niezbędne do tworzenia raportów oraz wykresów. System samodzielnie przygotowuje plan działań poaudytowych, przydziela odpowiedzialności poszczególnym osobom oraz monitoruje postępy w realizacji zadań. Dzięki temu wszystkie informacje trafiają do właściwych osób, a proces jest realizowany w sposób transparentny i uporządkowany.

Taka automatyzacja nie tylko odciąża audytorów od żmudnych, powtarzalnych czynności, ale również minimalizuje ryzyko błędów związanych z ręcznym przetwarzaniem danych. System sam przypomina o terminach realizacji działań poaudytowych, co pozwala na sprawne zarządzanie całym procesem. W rezultacie, audytorzy mogą skupić się na kluczowych aspektach swojej pracy, a magia automatyzacji dzieje się w tle, zapewniając, że proces podczas jak i po audycie przebiega sprawnie i bez zakłóceń.

Czy odnieśliśmy sukces? I tak i nie

Podczas licznych spotkań handlowych, konsultacji oraz szkoleń często spotykaliśmy się z różnorodnymi obiekcjami, które mogły utrudniać wprowadzenie Action Audit do codziennej pracy audytorów. Wiele z tych obaw udało się rozwiać właśnie dzięki temu, że nasze narzędzie okazało się intuicyjne, przejrzyste i wygodne w obsłudze. Oto najczęstsze obiekcje i wątpliwości z jakimi się spotykamy:

• Jestem zarobiony i nie mam czasu na kolejne zadania - Obawa, że przeprowadzanie audytów będzie zbyt czasochłonne, została rozwiana poprzez precyzyjne oszacowanie czasu potrzebnego na realizację tego zadania. Wykonanie jednego audytu tygodniowo zajmuje jedynie dwie godziny miesięcznie, co stanowi zaledwie 1,25% całkowitego czasu pracy.
• Szkoda marnować papier - W odpowiedzi na obiekcję dotyczącą marnowania papieru, podkreślamy, że cały proces audytowy odbywa się w pełni cyfrowo, bez potrzeby korzystania z papieru czy nawet arkuszy Excela.
• Nie mam laptopa i muszę przepisywać wyniki z kartki po powrocie do biura - Problem konieczności przepisywania wyników audytu z notatek po powrocie do biura został rozwiązany dzięki mobilnej aplikacji. Użytkownicy mogą korzystać z narzędzia na swoim smartfonie, co umożliwia im wygodne i natychmiastowe wprowadzanie danych.
• U nas nikt (poza szefostwem) nie wie kiedy i gdzie ma wykonać audyt - Zorganizowanie pracy audytorów ułatwiają automatyczne powiadomienia push. Dzięki nim każdy użytkownik otrzymuje na telefon precyzyjną informację o czasie i miejscu audytu, co eliminuje chaos i brak komunikacji.
• Opisuję niezgodności i przydzielam działania, a później nic się nie dzieje - Obawy związane z brakiem reakcji na opisane niezgodności rozwiązano poprzez wprowadzenie systemu monitorującego realizację działań poaudytowych. Automatyczne przypomnienia oraz raporty przedstawiające zaległości pozwalają na skuteczne zarządzanie procesem, a kolegom nie pozwalają zapomnieć o swoich obowiązkach!

Mimo tego stwierdzamy, że nie do końca odnieśliśmy pełen sukces ponieważ perfekcja nie jest celem, który da się osiągnąć, lecz ciągłym procesem poprawy. Cały czas doskonalimy i rozwijamy Action Audit, aby jeszcze lepiej wspierał pracę audytorów. Regularnie spotykamy się z najbardziej zaangażowanymi przedstawicielami naszych klientów, słuchamy ich opinii – zarówno pozytywnych, jak i negatywnych – i wspólnie wyznaczamy kierunki dalszego rozwoju. To właśnie otwartość na uwagi użytkowników i dążenie do ciągłej poprawy pozwala nam tworzyć narzędzie, które odpowiada na rzeczywiste potrzeby naszych klientów, ale które zawsze ma przestrzeń na udoskonalenie.