Berichte verfügbar in Action Audit

Berichte verfügbar in Action Audit

Während eines Audits bewerten wir einen bestimmten Bereich (z. B. Prozess, Sicherheit, Produkt) und prüfen dessen Übereinstimmung mit Anforderungen oder festgelegten Standards.

Eines der Hauptziele von Audits ist die kontinuierliche Verbesserung und Optimierung der Arbeitsweise einer Organisation. Damit Audits jedoch wirklich solche Ergebnisse bringen, müssen Schlussfolgerungen daraus gezogen werden. Dazu ist es notwendig, Daten zu sammeln und Berichte zu erstellen, die die Grundlage für die Planung von Maßnahmen zur Verbesserung des Unternehmensbetriebs bilden.

Mit diesem Ziel vor Augen und um den Erwartungen unserer Kunden gerecht zu werden, stellt Action Audit neun fertige Berichte zur Verfügung, die nicht nur den Auditprozess optimieren, sondern auch der Verbesserung der Organisation dienen.

Audit-Ergebnisse

Der erste Bericht zeigt die prozentualen Ergebnisse der Audits in einzelnen Zonen. Im Hauptbildschirm sehen wir eine Spalte mit Zonen und eine Jahresansicht (aufgeteilt in Monate und Wochen), die an einen Zeitplan erinnert. Neben den prozentualen Ergebnissen können wir schnell erkennen, welche Audits reibungslos verlaufen sind und das Ziel erreicht oder übertroffen haben – grüne Felder; welche unter dem Ziel liegen – rote Felder; und welche Audits nicht abgeschlossen wurden – lila Felder.

Um eine detailliertere Ansicht zu erhalten, klicken Sie einfach auf den Namen eines bestimmten Monats. Sie können dann zum Ergebnis eines bestimmten Audits navigieren, indem Sie auf das Feld an der Schnittstelle von Zone und Datum klicken.

Bericht zur Sorgfalt der Auditoren

Dieser Bericht ist im Tabellenformat und zeigt Daten zur Sorgfalt der Auditoren. Es handelt sich um eine Liste der Personen, die Audits innerhalb eines ausgewählten Zeitrahmens durchgeführt haben. Aus diesem Bericht kann man erfahren, wie viele Audits jeder Person zugewiesen wurden, wie viele davon pünktlich oder verspätet abgeschlossen wurden und wie viele Audits nicht abgeschlossen wurden. Zusätzlich zur Anzahl (Anzahl der Audits) wird auch das prozentuale Ergebnis angegeben (z. B. wie viele Audits pünktlich abgeschlossen wurden).

Bericht zu den schwierigsten Fragen

Dieser Bericht hilft dabei, Fragen zu identifizieren, die aus der Sicht der auditierten Person die meisten Probleme verursachen. Prozentuale Ergebnisse (durchschnittliche Antworten auf eine bestimmte Frage) werden in einem Balkendiagramm dargestellt, beginnend mit der Frage mit dem niedrigsten Ergebnis. 0 % bedeutet, dass auf diese Frage keine Antworten außer NEIN gegeben wurden. Unter dem Diagramm befindet sich auch eine Liste der schwierigsten Fragen mit prozentualen Ergebnissen in den jeweiligen Monaten sowie einem Trend über die Zeit. So ist sofort ersichtlich, ob es in den Bereichen, die diese Fragen betreffen, Verbesserungen gibt.

Bericht zu den Ergebnissen der Zonen

Der nächste Bericht betrifft die Audit-Zonen. In einem Balkendiagramm sehen wir die Ergebnisse der Audits in bestimmten Zonen, von der besten bis zur schlechtesten Zone im ausgewählten Zeitraum. Neben der Filterung nach Monatsbereich können wir auch die Zonen auswählen, die im Diagramm berücksichtigt werden sollen.

Dieser Bericht macht es einfach, Zonen zu identifizieren, die verbessert werden müssen, sowie solche, die in Audits gut abschneiden. Wie beim Bericht zu den schwierigsten Fragen befindet sich unter dem Diagramm eine Liste der Zonen mit prozentualen Ergebnissen der Audits in den jeweiligen Monaten und einem Trend über die Zeit.

Wenn es mehr als 25 Audit-Zonen gibt, werden diese auf zwei Diagrammen angezeigt. Das erste zeigt die Zonen von den besten bis zu den schlechtesten Ergebnissen in den Audits.

Bericht zu den Ergebnissen der Kategorien

Dieser Bericht betrifft Audits, bei denen die Fragen in Kategorien unterteilt sind. Ein Beispiel ist das 5S-Audit, bei dem Fragen aus fünf Kategorien (Sortierung, Systematisierung, Reinigung, Standardisierung, Selbstdisziplin) enthalten sind.

Im Radardiagramm werden die prozentualen Ergebnisse für die einzelnen Fragens Kategorien aus dem ausgewählten Zeitraum angezeigt. Neben dem Monatsbereich können Sie auch den Audittyp und die Audit-Zonen filtern, die berücksichtigt werden sollen. Unter dem Diagramm befindet sich auch eine Liste der Kategorien mit prozentualen Ergebnissen in den jeweiligen Monaten und einem Trend über die Zeit.

Bericht zum Status der Korrekturmaßnahmen

Dieser Bericht liefert Informationen zu den Korrekturmaßnahmen, die nach Audits erstellt wurden. Auch hier können wir Daten nach Audittyp, Audit-Zonen, Monatsbereich und ob Maßnahmen "mit Empfehlungen" oder "ohne Empfehlungen" gefiltert werden.

Unter den Filtern befindet sich eine Tabelle, die in acht Spalten unterteilt ist: Audittyp, Zone, Auditor, Person verantwortlich für Korrekturmaßnahmen, Nichtkonformitäten sowie Korrekturmaßnahmen, die pünktlich, verspätet oder ausstehend abgeschlossen wurden. Die Daten zu den Nichtkonformitäten werden in Zahlen (identifizierte und übersehene) dargestellt, während die Korrekturmaßnahmen mit Zahlen und ihrem prozentualen Anteil angezeigt werden.

LPA-Bericht

Der Bericht zum geschichteten Prozess-Audit zeigt die Anzahl der geplanten und abgeschlossenen Audits in jeder Schicht sowie den Prozentsatz der abgeschlossenen Audits.

Darunter befindet sich eine Liste der Audit-Zonen mit Daten zur Anzahl der geplanten und abgeschlossenen LPA-Audits sowie ihrem Abschlussprozentsatz und den durchschnittlichen Ergebnissen in jeder Zone.

Bericht zu den Nichtkonformitäten

Der nächste Bericht ist eine Liste von Nichtkonformitäten, die während der Audits entdeckt wurden. Der Bericht wird im Tabellenformat präsentiert, in dem Sie Informationen darüber finden, wann und in welcher Zone eine Nichtkonformität entdeckt wurde, welche Frage sie betraf, die Beschreibung der Nichtkonformität, der Prozentsatz der Übereinstimmung, die Nummer der Korrekturmaßnahme und deren Status, die Beschreibung der Korrekturmaßnahme und das Abschlussdatum. Daten können nach allen oben genannten Informationen gefiltert werden.

Wöchentliche Zusammenfassung

Der letzte verfügbare Bericht besteht aus vier Diagrammen. Es enthält mehrere grundlegende Daten, aus denen wir auf den ersten Blick viele nützliche Informationen entnehmen können.

Das erste Diagramm zeigt die Anzahl der Audits in einer bestimmten Woche, unterteilt in alle, abgeschlossene, ausstehende und nicht abgeschlossene Audits. Damit können wir sofort sehen, in welchen Zeiträumen die Audits planmäßig durchgeführt wurden. Das zweite Diagramm zeigt das gleiche für Korrekturmaßnahmen.

Die nächsten beiden kleineren Diagramme betreffen die problematischsten Zonen und Audit-Fragen. In den Top-Bottom-Diagrammen werden von links nach rechts die Zonen und Fragen angezeigt, bei denen die meisten Nichtkonformitäten gefunden wurden. Diese Zonen und Fragen müssen im Fokus stehen, wenn wir nach den Ursachen für schwächere Audit-Ergebnisse suchen.

Wie bei den anderen Berichten wird der Bereich der Zonen und Zeit über einen Filter oben ausgewählt.

Zusammenfassung

Wie Sie sehen, bieten die in Action Audit verfügbaren Berichte eine Fülle von interessanten Informationen, die im Prozess der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb einer Organisation nützlich sein können. Berichte können als PDF-Dateien heruntergeladen werden, zum Beispiel, um sie per E-Mail zu versenden oder die Auditergebnisse an einer bestimmten Zone auszuhängen, oder als XLSX-Dateien für weitergehende Analysen.

Wir setzen alles daran, dass die Berichte klar und gut lesbar sind. Wir sind auch offen für Vorschläge und Ideen unserer Kunden, die es uns ermöglichen, bestehende Berichte zu verbessern und neue zu erstellen.