W jaki sposób użytkownicy są powiadamiani o audytach i działaniach korekcyjnych?

Proces przeprowadzania audytu i obsługi działań, które są odpowiedzią na zidentyfikowane niezgodności, zwykle angażuje więcej niż jedną osobę. Zadaniem Action Audit jest zapewnienie, że - dzięki kompleksowemu systemowi powiadomień - wszyscy uczestnicy procesu są na bieżąco informowani między innymi o:

• zdarzeniach wpływających na postęp procesu,
• aktualnym statusie procesu,
• istotnych zmianach zwłaszcza dotyczących osób odpowiedzialnych i terminów,
• zagrożeniu przekroczenia ustalonych terminów.

Powiadomienia są dostarczane głównie drogą mailową, a jeżeli użytkownik korzysta z aplikacji mobilnej, to również w formie powiadomień push.

Jak często wysyłane są powiadomienia?

Powiadomienia możemy podzielić na wiadomości wysyłane natychmiast (do 5 minut) po zaistnieniu zdarzenia, które je wyzwoliło, oraz na raporty wysyłane o ustalonych porach, ale z uwzględnieniem strefy czasowej klienta.

Informacje o zdarzeniach

To najszersza grupa powiadomień, które są wysyłane maksymalnie do 5 minut po zaistnieniu zdarzenia. Są to:

• Przydzielenie działania do wykonania - najczęściej spotykany rodzaj powiadomienia informujący o tym, że inny użytkownik bądź proces systemowy przydzielił danej osobie działanie do wykonania. Może to być np. przeprowadzenie audytu, podjęcie działania korekcyjnego lub wykonanie dowolnego innego zadania. Powiadomienie otrzymuje jedynie osoba wyznaczona do realizacji działania.

• Ukończenie działania - po przesunięciu suwaka postępu prac na 100% wysyłane jest powiadomienie, które jest informacją o ukończeniu oraz wnioskiem o akceptację prac. Powiadomienie otrzymują: właściciel planu działań oraz uczestnicy z ustawionym poziomem dostępu ZAPIS. UWAGA: Jeżeli osoba kończąca działanie pełni zarazem rolę właściciela planu to działanie przechodzi od razu do statusu zaakceptowane, a więc nie jest generowane powiadomienie.

• Akceptacja/odrzucenie ukończenia działania - jeżeli w kolejnym kroku właściciel planu działań lub inna osoba z odpowiednimi uprawnieniami zaakceptuje bądź odrzuci wniosek o akceptację działania, stosowna informacja jest wysyłana do osoby odpowiedzialnej za działanie.

• Informacja o zmianach w Twoim planie działań - ze względu na rozbudowaną charakterystykę, zmiany w planie mogą być wykonane przez osobę o odpowiednio wysokich uprawnieniach, która jednak nie pełni roli właściciela AP - przeczytaj więcej o zasadach dostępu do planu działań. W takim przypadku powiadomienie o wykonanych zmianach - przykładowo o przesunięciu terminu działania - jest wysyłane do właściciela planu oraz do uczestników z prawami zapisu.

• Przypomnienie o działaniu - funkcja Poke - jest to funkcja, która umożliwia właścicielowi AP wysłanie mailowego ponaglenia osobie odpowiedzialnej za dane działanie. Aby uniknąć nadużywania tej opcji, właściciel może z niej skorzystać tylko raz dziennie w ramach konkretnego działania.

• Eskalacja - jest powiadomieniem "odwrotnym" względem opisanego wyżej ponaglenia. Nadawcą jest zwykle osoba odpowiedzialna za działanie, która chce poinformować właściciela planu działań o przeszkodach w wykonywaniu działania, np. o nierealnym terminie realizacji lub niewystarczających zasobach. Powiadomienie jest wysyłane do właściciela planu i do uczestników z prawami zapisu.

• Delegowanie działania - osoby ze standardowymi uprawnieniami nie mogą przypisać działania innej osobie, ale mogą wystosować wniosek o zmianę odpowiedzialnego. W takim przypadku wyznaczona osoba otrzymuje powiadomienie, a jeśli nie ustosunkuje się w wyznaczonym terminie, to wniosek zostanie automatycznie zaakceptowany. To drugie zdarzenie również powoduje wysłanie odpowiedniej informacji.

• Wnioskowanie o zmianę terminu - podobnie jak w poprzednim przypadku, osoby ze standardowymi uprawnieniami nie mogą zmienić terminu realizacji działania, ale mogą o to zawnioskować. W efekcie właściciel planu działań otrzymuje powiadomienie. Jeśli nie ustosunkuje się w wyznaczonym terminie, to wniosek zostanie automatycznie zaakceptowany. To drugie zdarzenie również powoduje wysłanie odpowiedniej informacji.

• Przypomnienie o zaplanowanej kontroli - kontrola to funkcja, której celem jest sprawdzenie po ustalonym czasie, ale nie wstrzymując przebiegu innych prac, czy zastosowane rozwiązanie przyniosło zamierzony efekt. Do działania można przypisać dowolną liczbę kontroli na wybrane daty w przyszłości. W efekcie, danego dnia osoba wyznaczona do przeprowadzenia kontroli otrzyma stosowną wiadomość.

• Powiadomienie o dodaniu załącznika - pliki załączane do działań często zawierają kluczowe informacje, które są istotne dla osób odpowiedzialnych za plany działań i audyty. W niniejszym powiadomieniu zawarte są informacje, kto i kiedy załączył plik(i), a w przypadku jeśli załącznik jest grafiką, również jego miniaturę.

• Powiadomienie o wyznaczeniu na właściciela planu działań - osoba będąca właścicielem planu działań może wyznaczyć inną na swoje miejsce. Skutkuje to wysłaniem powiadomienia do nowego właściciela. Inaczej niż w przypadku delegowania działania, ta operacja nie wymaga akceptacji.

Informacje o zdarzeniach dotyczących audytów

• Plan audytów na następny tydzień - w Action Audit większość audytów jest wydawana na dany dzień, a co za tym idzie powiadomienie (Przydzielenie działania do wykonania) jest wysyłane tego dnia po 6:00. Istnieje jednak możliwość włączenia planowania audytów z wyprzedzeniem. W takim przypadku, w wybrany dzień tygodnia (od poniedziałku do piątku) planowane są wszystkie audyty na następny tydzień. Powiadomienia o tym zdarzeniu są wysyłane w wybranym dniu po godzinie 13 do osoby wyznaczonej na audytora.

• Informacja o zaplanowanym audycie - jest to powiadomienie, o którego wysyłce można decydować w ustawieniach strefy audytowej, przeznaczone dla lidera strefy po to, żeby osoba odpowiedzialna za utrzymanie standardu mogła przygotować się do zaplanowanego audytu.

• Informacja o wynikach audytu - podobnie jak powyżej, wysyłką lub nie tego powiadomienia można zarządzać poprzez ustawienia strefy audytowej. Wiadomość jest wysyłana do lidera strefy po zakończeniu audytu i zawiera m.in. informacje o wyniku, zdefiniowanych niezgodnościach i zaproponowanych rekomendacjach.

Raporty regularne

Jest to grupa powiadomień wysyłanych codziennie po 7:00 w strefie czasowej siedziby klienta. Każde powiadomienie tego typu może zawierać zarówno działania, których termin się zbliża, jak i te przeterminowane.

Każdy użytkownik może indywidualnie ustawić częstotliwość wysyłki raportów mając do dyspozycji 3 opcje:

• Rzadsze raporty - wiadomość jest wysyłana jeśli termin co najmniej jednego działania wypada: dziś, jutro, pojutrze lub za 3 dni.
• Częstsze raporty - wiadomość jest wysyłana jeśli jest spełniony warunek powyżej, a dodatkowo jeśli termin wypada za 7 i 14 dni.
• Brak raportów - powiadomienia nie są wysyłane w ogóle; jest to domyślna opcja dla użytkowników podczas trwania darmowego 30-dniowego okresu próbnego Action Audit.

Inne powiadomienia

• Eksport zestawienia XLSX - większość zestawień dostępnych w systemie zapewnia opcję eksportu danych do formatu XLSX. Jeśli generacja raportu trwa dłużej niż 20 sekund to operacja jest przerywana i użytkownik nie otrzyma pliku bezpośrednio w przeglądarce. Zamiast tego raport zostanie po chwili dostarczony jako załącznik w wiadomości e-mail.

• Uzyskiwanie dostępu - jest to grupa powiadomień związanych z zakładaniem konta i logowaniem do systemu.

Pozostałe cechy powiadomień

Wszystkie powiadomienia zawierają linki prowadzące do powiązanych widoków w ramach platformy internetowej, a jeśli są klikane w telefonie komórkowym to do aplikacji mobilnej Action Audit (wcześniej Action Plan Pulse).

Powiadomienia są wysyłane raz na 5 minut, a konkretniej mówiąc o: 0:00, 0:05, 0:10, itd. Niesie to za sobą dwie bardzo istotne funkcje redukujące ilość wiadomości wysyłanych przez system, a tym samym chaos informacyjny:

1. Jeśli w tym czasie zaistnieją dwa lub więcej podobne zdarzenia (np. ukończenie działania) generujące powiadomienia to zamiast wysyłać X wiadomości e-mail, system je zgrupuje i wyśle w jednej wiadomości.
2. Jeśli w tym czasie zaistnieje działanie anulujące poprzednie zdarzenie (np. wycofanie ukończenia działania po ukończeniu działania) to żadne powiadomienie nie zostanie wysłane.

Podsumowanie

System powiadomień w Activity Audit został zaprojektowany tak, aby wszyscy uczestnicy audytów i działań korygujących byli na bieżąco informowani o statusie prac, zmianach, terminach i ryzykach. Dzięki połączeniu powiadomień zdarzeniowych, regularnych raportów oraz mechanizmów takich jak przypomnienia, eskalacje czy planowanie audytów z wyprzedzeniem, system skutecznie wspiera koordynację działań i ogranicza ryzyko opóźnień oraz nieporozumień.