Action Audit Aktualisierungen und Änderungen

Als Reaktion auf die Anfrage eines unserer Kunden, eine neue Funktion in die Software aufzunehmen, haben wir uns entschieden, eine bedeutende Änderung an den Benutzerrollen und Berechtigungen vorzunehmen. Diese Änderung ermöglicht die Einführung der neuen Funktion, ohne die Qualität der durchgeführten Audits zu beeinträchtigen.

Die neue Funktion erlaubt es, die Antwort Ja für alle Auditfragen auszuwählen, die noch nicht beantwortet wurden. Diese Option ist stark umstritten, da ihr Missbrauch die Qualität der Audits verringern könnte. Daher haben wir entschieden, dass die entsprechende Berechtigung für diese Funktion keiner Rolle zugewiesen wird. Stattdessen haben wir die Funktionalität der individuellen Berechtigungen eingeführt.

Im Rahmen dieses Updates wurden zwei Rollen entfernt, die während der Entwicklung der Software auf unnatürliche Weise entstanden sind - jede existierte lediglich, um eine einzelne Berechtigung hinzuzufügen. Nun gibt es drei verfügbare individuelle Berechtigungen:

Ausfüllen der verbleibenden Auditfragen - eine neue Berechtigung, die diese Änderung initiiert hat. Sie erlaubt die Auswahl der Antwort Ja für alle Auditfragen, die noch nicht beantwortet wurden.

Zuweisung einer verantwortlichen Person für nachfolgende Audit-Maßnahmen - eine Berechtigung, die eingeführt wurde, um die Rolle des Leitenden Auditors zu ersetzen.

Einschränkung der Personenauswahl auf Teammitglieder - eine Berechtigung, die eingeführt wurde, um die Rolle des Teamleiters zu ersetzen.

Eine Funktion im Zusammenhang mit der zuvor beschriebenen Änderung, die es Benutzern ermöglicht, Ja (oder eine andere Antwort, die eine 100%ige Konformität gewährleistet) für alle unbeantworteten Auditfragen auszuwählen.

Der LPA-Bericht enthält nun Informationen zur Anzahl der als nicht durchgeführt markierten Audits. Zusätzlich werden in der XLSX-Version sowohl die Gesamtanzahl als auch die Aufschlüsselung nach spezifischen Gründen bereitgestellt.

Im Einreichungsmodul enthält die Liste der Kaizen-Innovationsideen und potenziell gefährlichen Ereignisse nun Informationen zum Ablehnungsgrund sowie eine Filteroption.

Dem Audit-Ergebnisbericht wurde ein Filter hinzugefügt, der es Benutzern ermöglicht, die Audit-Ergebnisse auf eine ausgewählte Ebene zu beschränken.

Eine bedeutende Änderung wurde in der Methode der Audit-Planung eingeführt. Zuvor verwendete Action Audit eine spezifische Einteilung des Jahres in Wochen, die nicht der Realität entsprach. Das Jahr wurde künstlich in 48 Wochen unterteilt, 4 pro Monat: 1-7 Tage des Monats, 8-14 Tage, 15-21 Tage und 22 bis Ende des Monats. Mit der Zeit und zunehmender Komplexität der Anforderungen verursachte dieser Ansatz mehr Probleme als Nutzen.

Nach der Änderung ist das Jahr in 52 Wochen unterteilt, und Kalenderwochen sind jetzt die primäre Referenz für die Festlegung von Audit-Terminen. Um die Verwaltung von Zeitplänen so universell wie möglich zu gestalten, wurde jedoch eine zusätzliche Zeiteinheit - Monate - eingeführt. Die folgenden Planungsfrequenzen sind jetzt verfügbar:

* Täglich - in zwei Varianten: nur Werktage und alle Tage der Woche,
* Wöchentlich - alle X Wochen mit Angabe des Wochentags,
* Monatlich - alle X Monate mit Angabe des Tages im Monat.

Globale Parameter, die mit dem Audit-Modul verbunden sind, können jetzt als für alle Audit-Typen oder nur für einen bestimmten Typ definiert werden. Eine ähnliche Funktion existiert bereits im Vorfall-Modul.

Wir haben eine weitere Anmeldemethode zur Web-Plattform hinzugefügt. Nach der Integration mit Gmail wurde nun die Anmeldung über Microsoft Entra ID implementiert.

Zusätzlich zur Anmeldung wurde auch die Benutzerbereitstellung (Kontoerstellung verwaltet mit Microsoft Entra) implementiert. Diese Funktion richtet sich an Kunden, die das ENTERPRISE-Paket nutzen, und erfordert zusätzliche rechtliche Vereinbarungen und eine spezielle Konfiguration.

Mit der Einführung der Authentifizierung über Entra ID wurden auch einige andere Prozesse im Zusammenhang mit dem Zugang zum System vereinfacht und optimiert.

Bisher war im neuen Audit-Formular das Feld Thema leer, und der Auditor musste einen beliebigen Text eingeben, um fortzufahren. Die eingeführte Änderung schlägt ein Thema in der Form von Audit-Typ + Bereichsname + Datum vor, z. B., 5S Audit Linie XYZ 2025-01-27.

Die Checklistenübersicht enthält jetzt Informationen, die zuvor nicht direkt verfügbar waren. Dazu gehören Details über: 1) die Bewertungsskala, 2) die Anzahl der Fragen auf der Liste, 3) die Anzahl der Bereiche, in denen die Checkliste verwendet wird.

An Aktivitäten angehängte Dateien enthalten oft wichtige Informationen, die aufgrund fehlender Benachrichtigungen nicht immer den Verantwortlichen des Aktionsplans erreichten. Daher wurden E-Mail- und Push-Benachrichtigungen über angehängte Dateien eingeführt.

Ein komplett neues Modul wurde in der mobilen App Pulse implementiert, das sowohl für Benutzer mit Konten in Action Audit oder Action Plan als auch für nicht eingeloggte Benutzer entwickelt wurde.

Die Privaten Aufgaben Funktionalität ist eine vereinfachte Aufgabenliste, die darauf ausgelegt ist, bequem und schnell während anderer Tätigkeiten wie Einkaufen, Arbeiten im Büro oder beim Pendeln genutzt zu werden. Die verfügbaren Funktionen wurden minimiert, aber dadurch haben Private Aufgaben folgende Eigenschaften:

Hohe Benutzerfreundlichkeit und Komfort - die wichtigsten Operationen sind mit einem oder zwei Gesten erreichbar.

Volle Privatsphäre - Informationen über Aufgaben bleiben nur auf Ihrem Telefon; wir senden sie nicht in die Cloud und überwachen sie in keiner Weise.

Für jeden verfügbar - Sie benötigen kein Konto in Action Audit oder Action Plan, um private Aufgaben zu nutzen. Ein wichtiger Hinweis: Aktionen sind auch für nicht eingeloggte Benutzer verfügbar. Wir empfehlen daher Vorsicht beim Teilen Ihres Telefons mit anderen.