Action Audit Aktualisierungen und Änderungen

Eine neue Funktion ermöglicht es Ihnen, die leeren Zellen der Verantwortlichen für Aktivitäten schnell auszufüllen. Die Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere Maßnahmen hinzufügen, für die dieselbe Person verantwortlich ist. In diesem Fall klicken Sie einfach auf die Schaltfläche mit dem Rollensymbol und alle leeren Zellen werden mit dem Namen der ausgewählten Person ausgefüllt.

Die Funktion, die Definition von bis zu 10 benutzerdefinierten Spalten innerhalb eines Aktionsplans ermöglicht, ist in Action Audit schon seit geraumer Zeit verfügbar. Sie war jedoch mit einigen Unannehmlichkeiten verbunden - einmal festgelegt, konnte die Reihenfolge der Spalten später nicht mehr geändert werden, und manchmal mussten die Benutzer die benutzerdefinierten Spalten löschen und neu erstellen.

Ab der Version 2.24 kann die Reihenfolge der benutzerdefinierten Spalten frei verändert werden. Sie können auch vor die festen Spalten verschoben werden: Thema-Beschreibung-Auflösung.

Bei der Erstellung von Vorlagen auf der Grundlage von Aktionsplänen wurden mehrere Änderungen und Verbesserungen vorgenommen. Erstens wurde die Möglichkeit hinzugefügt, die Parameter einer bestehenden Vorlage zu überschreiben, wodurch neue Überarbeitungen der Vorlagenspezifikation vorgenommen werden können, ohne unnötigerweise eine Kopie zu erstellen. Darüber hinaus wurden das Layout und die Beschreibungen der Kontrollkästchen im Fenster zum Speichern der Vorlage geändert und, was noch wichtiger ist, der Parameter Verantwortlich wurde in 2 unabhängige Parameter aufgeteiltEigentümer des Aktionsplans i Verantwortlich für die Maßnahme.

In der Liste der Audits und auf dem Audit-Startbildschirm in der Pulse-Anwendung wurden Informationen über die Nummer der Audit-Ebene angezeigt: S1, S2, S3, S4.

Die Funktion, ein Audit als nicht durchgeführt zu markieren, wurde vollständig in die mobile App implementiert (vorher nicht verfügbar), und im Web wurde sie um die Möglichkeit erweitert, den Grund dafür anzugeben.

Glossar der Gründe für die Nichtdurchführung der Prüfung ist über die Online-Plattform in der Gruppe Audits unter dem Link Andere Einstellungen. Wenn mindestens 1 Grund eingegeben wurde, wird nach Auswahl der OptionAls nicht ausgeführt markieren der Prüfer kann 1 der verfügbaren Gründe auswählen oder die Auswahl leer lassen, da der Grund zu diesem Zeitpunkt nicht erforderlich ist.

Sowohl auf der Web-Plattform als auch in der mobilen App wurde die Möglichkeit eingeführt, die Nichteinhaltung detaillierter zu beschreiben. Standardmäßig steht dem Prüfer nach der Beantwortung von Nein oder einer anderen Antwort mit einem Wert von weniger als 100 % ein Feld zur Verfügung, in das er sowohl eine Beschreibung des Verstoßes selbst als auch Vorschläge für weitere Maßnahmen eintragen kann.

Die eingeführte Änderung ermöglicht es dem Prüfer, 3 separate Felder auszufüllen: Beschreibung der Nichteinhaltung, Beschreibung der Abhilfemaßnahmen i Beschreibung der Korrekturmaßnahmen.

Eines der Unternehmen, die Action Audit nutzen, wünschte sich eine Funktion, mit der das Hochladen von Bildern von Verstößen, die zuvor, z. B. bei einer früheren Prüfung, verwendet worden waren, gesperrt werden kann.

Daher wurde in den Organisationseinstellungen ein Konfigurationsschalter eingeführt, der verhindert, dass dasselbe Bild während einer Prüfung mehr als einmal hochgeladen wird, und dessen Verwendung sich sowohl auf die Webplattform als auch auf die mobile Anwendung auswirkt.

Ursprünglich hat jeder Aktionsplan vorgegebene Spaltennamen in der Aktionstabelle, unabhängig davon, ob es sich um einen allgemeinen Plan, einen Post-Audit-Plan oder einen Plan zur Umsetzung einer Quick-Kaizen-Idee oder einer technischen Änderung handelt. Mit der eingeführten Änderung werden die Spaltennamen in der Aktionstabelle für den Plan zur Umsetzung einer Quick-Kaizen-Idee wie folgt geändert: Thema -> Beschreibung des Problems, Beschreibung -> Die Lösung, Die Lösung -> Aktivitäten.

Mit dem Schwerpunkt auf der Entwicklung der mobilen Anwendung für Audits wurde die Funktion Sofort korrigiert von der Webplattform weggelassen. Sie wurde nun hinzugefügt und Auditoren können während der Durchführung eines Audits über WWW Informationen über die Umsetzung einer sofortigen Korrektur eingeben.

Nach Eingabe eines Listenelements kann der Benutzer zu anderen Objekten navigieren, indem er den Bildschirm nach links (zum vorherigen) und rechts (zum nächsten) wischt. Die Funktion wurde in den folgenden Listen implementiert: Aktivitäten, Aktionspläne, Kaizen-Ideen, Benachrichtigungen und Nachrichten.

Im Februar wurde eine Funktion zum Markieren einer Aktivität als nicht ausgeführt eingeführt. Ihr Zweck besteht darin, abgeschlossene Aktivitäten von solchen zu unterscheiden, die aus irgendeinem Grund (Änderung der Anforderungen, Anpassung des Umfangs usw.) nicht abgeschlossen wurden. Infolgedessen wurde die nicht ausgeführte Aktivität in Grün und mit dem auf 0% eingestellten Schieberegler dargestellt. Daher war es auf den ersten Blick schwierig, zwischen nicht ausgeführten und zu 100% abgeschlossenen Aktivitäten zu unterscheiden.

Die eingeführte Änderung ändert die Farbe der als nicht ausgeführt markierten Aktivität in Grau.

In einer Situation, in der ein Benutzer versucht, eine "nicht in der richtigen Reihenfolge" durchgeführte Bewertung abzugeben, z. B. 2.7 bewertet, wenn 2.6 nicht abgeschlossen ist, öffnet sich nach dem Verschieben des Bewertungsschiebers der Abschnitt der ersten nicht eingegebenen Bewertung. Im angegebenen Beispiel würde 2.6 geöffnet. Dieser Fehler wurde behoben.

Sortierung und Paginierung in der Liste aller Audits leiteten den Benutzer fälschlicherweise zur Liste der offenen Audits um. Dieser Fehler wurde behoben.

In der mobilen Anwendung Action Plan Pulse wurde ein brandneues Modul für Aktionspläne eingeführt. Bisher konnte ein Benutzer in Pulse an zugewiesenen Aufgaben arbeiten und neue Aktionspläne erstellen. Nach der Erstellung wurde der Aktionsplan in der Datenbank gespeichert und war auf der Webplattform vollständig verfügbar, es gab jedoch keinen direkten Zugriff darauf von der mobilen Anwendung aus.

Als Ergebnis der eingeführten Funktionalität wurden fast alle Funktionen bezüglich allgemeiner Aktionspläne (die mit dem Präfix AP-), die über das WWW verfügbar sind, in der mobilen Anwendung abgebildet. Derzeit hat der Benutzer Zugriff auf die folgenden Funktionen:

- durchsuchen der Liste und Details von Aktionsplänen zusammen mit der Liste der Aktionen,

- erstellen neuer Aktionspläne,

- hinzufügen, Ändern und Entfernen einer Aktion aus einem vorhandenen Aktionsplan,

- hinzufügen und Entfernen von Kommentaren und Anhängen,

- verwalten des Aktionsplans, einschließlich: Ändern des Spaltenlayouts, Anhalten, Fortsetzen, Ausblenden vertraulicher Inhalte und sogar Löschen des gesamten Plans.

Darüber hinaus enthält die Liste der Pläne eine Textsuchmaschine und eine Reihe von Filtern, die das Auffinden des richtigen Aktionsplans erleichtern.

Fehlerbehebung für die fehlende Auditfragennummer im Abschnitt Korrektur- und Abhilfemaßnahmen der Auditberichte. Die Korrektur wurde auf die Berichte angewendet: einfach, vollständig und vergleichend.

Mit der Entwicklung der Software nimmt die Anzahl der Organisationseinstellungen zu, was zu einer Überkomplizierung der Ansicht der Organisationseinstellungen führte. Daher haben wir beschlossen, einen separaten Bildschirm zu erstellen, auf dem globale Parameter festgelegt werden.

Der Bericht generiert eine Zusammenfassung der Anpassungen des Aktivitätsfälligkeitsdatums für einen bestimmten Zeitraum in Form eines Diagramms und einer Detailtabelle. Die Tabelle enthält die folgenden Spalten: Datum und Uhrzeit der Änderung, Person, die das Datum ändert, Aktionsplannummer, Aktivitätsnummer, , Für welches Datum und Anzahl der Tage.

Mit dieser lang erwarteten Funktion können autorisierte Benutzer individuelle Bewertungsskalen für Auditfragen erstellen, die dann Checklisten zugeordnet werden.

Die Bewertungsskala besteht aus einer oder mehreren Label-Wert-Optionen. Die Hauptanforderung besteht darin, dass der Wert im Bereich von 0 bis 100 liegt.

Da nicht alle Kunden, die Action Audit nutzen, bereit sind, einen externen Dienst wie die OpenAI API zu nutzen, um Unterstützung durch künstliche Intelligenz zu erhalten, haben wir einen Konfigurationsparameter offengelegt, der es ermöglicht, den Zugriff auf KI-Funktionen für alle Benutzer zu sperren. Der Parameterschalter befindet sich in den Organisationseinstellungen.

Die Anzahl der Fotos, die an eine Audit-Antwort angehängt werden können, wurde von 3 auf 10 erhöht. Wenn mehr als 3 Fotos hinzugefügt werden, wird eine Bildlaufleiste von links nach rechts angezeigt.

Das Erscheinungsbild der Formulare für Registrierung, Anmeldung, Passwort-Reset und Kontoentsperrung wurde vollständig geändert. Wir finden, dass es jetzt moderner aussieht.

Darüber hinaus können Sie im Anmeldeformular jetzt die Art der Tätigkeit angeben, die von der registrierten Organisation ausgeführt wird. Derzeit kann ein Benutzer die anfängliche Konfiguration (sofort nach der Registrierung verfügbar) für die folgenden Branchen anpassen: Produktion, Automobilindustrie, Gastgewerbe, Einzelhandel und andere Arten von Unternehmen.

Die Möglichkeit, ein Gantt-Diagramm an die XLSX-Aktionsplan-Exportdatei anzuhängen, wurde eingeführt. Jetzt hat der XLSX-Export 2 Parameter: 1. Gantt-Diagramm anhängen (ja/nein) und 2. Bilder anhängen (ja/nein).

Bisher waren Fragenkategorien fest im System definiert. Für die meisten Auditarten stand nur die Kategorie "Allgemein" zur Verfügung, für ISO-, VDA- oder 5S-Audits wurden Fragenkategorien verwendet, die sich aus den Normen ergaben.

Die neue Funktion führt die Möglichkeit ein, für Auditarten, die dies zulassen, eigene Fragenkategorien zu erstellen. Der Link zur Kategorienliste wird über dem Auditartenfeld im Checklisten-Bearbeitungsformular platziert.

Beim Definieren des Auditplans innerhalb einer Auditorengruppe kann ein Benutzer einen oder mehrere Bereiche von der Auslosung ausschließen, genauso wie Auditoren ausgeschlossen werden. Im Standardformular zum Bearbeiten des Zeitplans ändert sich nichts.

Die im "Auditoren Gewissensbericht" verfügbaren Filter wurden um einen Ebenenfilter erweitert. Dies hat die Benutzerfreundlichkeit des Berichts verbessert, insbesondere bei mehrstufigen Prozessaudits.

Bisher war die Bearbeitung organisatorischer Parameter im Zusammenhang mit Audits auf der Webplattform nur in der Form der Audit-Edition möglich, was zu einigen Problemen führte. Benutzer ohne entsprechende Berechtigungen konnten die Werte der Organisationsparameter nicht festlegen. Die eingeführte Änderung ermöglicht es Ihnen, die Werte von Organisationsparametern direkt in der Audit-Ansicht zu bearbeiten.

Es wurde die Möglichkeit hinzugefügt, mehrere Anhänge gleichzeitig hochzuladen. In diesem Fall ist das Feld „Anhangsbeschreibung“ inaktiv. Das Feld „Anhangsbeschreibung“ kann weiterhin ausgefüllt werden, wenn 1 Datei angegeben ist.

Die Online-Plattform Action Audit und die mobile Anwendung Action Plan Pulse wurden in zwei weitere Sprachen übersetzt. Zu den zuvor definierten Sprachen Polnisch, Englisch und Deutsch wurden Chinesisch und Spanisch hinzugefügt.

Sowohl in der mobilen Anwendung als auch auf der Webplattform wurde die Möglichkeit hinzugefügt, die sogenannte positive Beobachtung, also einen Kommentar zur „Ja“-Antwort, einzugeben. Standardmäßig ist das Feld zur Eingabe der Beobachtung ausgeblendet und erscheint nach einem Klick auf „Positive Beobachtung hinzufügen.

Eine positive Beobachtung leitet keine Maßnahmen im Korrekturmaßnahmenplan ein, sondern bleibt nur als mit der Auditfrage verknüpfte Information bestehen.

Bei der erstmaligen Anmeldung am System wurde eine Änderung vorgenommen. Der neu angelegte Benutzer erhält eine Nachricht mit Login und Passwort, deren Gültigkeit zeitlich begrenzt ist und, was noch wichtiger ist, nach der Anmeldung hat der Benutzer nur noch Zugriff auf das Formular zur Festlegung seines eigenen Passworts. Zuvor musste ein neu erstellter Benutzer ein Verfahren zur Passwortwiederherstellung durchlaufen, was nicht für jeden intuitiv war. Der neue Ansatz ist einfacher und hat keine negativen Auswirkungen auf die Sicherheit.

Aus diesem Anlass wurde das Formular zum Hinzufügen eines neuen Benutzers vereinfacht. Die Felder: Login, Passwort und Festnetztelefonnummer wurden entfernt und standardmäßig wird nach dem Anlegen eines Benutzers eine Nachricht mit einem Einmalpasswort gesendet. Darüber hinaus wurde die Schaltfläche „Konto-Visitenkarte“ in „Passwort zurücksetzen“ umbenannt und ihre Funktion entsprechend geändert.

Durch die implementierte Änderung entfällt die Anforderung, ein Foto oder eine andere Datei an die Antwort „Empfehlung“ anzuhängen, obwohl eine solche Anforderung in der Fragenkonfiguration in der Checkliste festgelegt wurde. Für negative Antworten, also solche mit einem Ergebnis unter 100 %, bleibt die Anforderung unverändert.

Eine als erledigt deklarierte Tätigkeit unterliegt nach Ablauf einer festgelegten Frist der automatischen Abnahme. Der Parameter, der die Anzahl der Tage für die automatische Annahme angibt, wird in den Organisationsparametern festgelegt.

In der Tabelle der Aktivitäten wurden Informationen über Datum und Uhrzeit der automatischen Annahme des Abschlusses der Aktivität in Form eines zusätzlichen Symbols und eines Tooltips hinzugefügt.

In den Ansichten von Audits, Quick Kaizen-Ideen und technischen Änderungen wurde eine Rechts-Links-Navigation eingeführt, die es Ihnen ermöglicht, zwischen einzelnen Objekten zu wechseln, ohne zur Liste zurückkehren zu müssen. Die Navigation berücksichtigt den in der Liste verwendeten Umfang und die Sortierung beim Aufrufen der Detailansicht eines bestimmten Objekts. Die Funktion ist bereits aus der AP-Ansicht bekannt und funktioniert genauso wie das Navigieren zwischen Aktionsplänen.

Im Checklisten-Bearbeitungsformular gibt es anstelle der Definition der Sprachversion der Fragen eine neue Option, die mit einem Link mit einem Prozessorsymbol gekennzeichnet ist. Es ermöglicht die Übersetzung aller Fragen mithilfe künstlicher Intelligenz. Fragen werden aus der Sprache, die der Benutzer in seinem Profil festgelegt hat, in die aus der Dropdown-Liste ausgewählte Sprache übersetzt. Der gesamte Vorgang dauert je nach Anzahl der Fragen zwischen 10 und 30 Sekunden. Es ist wichtig, dass Sie nach Abschluss dieses Vorgangs auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ klicken, um die Daten in der Datenbank zu speichern.

Die Änderungen betrafen hauptsächlich die XLSX-Datei mit einer Checklistenvorlage, die aktuelle Daten unter anderem zu folgenden Themen enthält: Listen von Zonen und Prüfern. Daher sollte die Vorlage unmittelbar vor dem Datenimport heruntergeladen werden. Das Arbeiten mit der aktuellen Vorlage und die Eingabe aller erforderlichen Daten garantiert einen erfolgreichen Import. Darüber hinaus enthält die Importansicht eine grafische Darstellung der entsprechenden Spaltenanordnung der importierten Datei.

Es wurde die Möglichkeit hinzugefügt, eine große Anzahl von Audits aus einer XLSX-Datei mit einem bestimmten Format zu importieren. Diese Funktion kann nützlich sein, wenn Audittermine so unregelmäßig sind, dass sie (Audits) nicht mithilfe eines Zeitplans geplant werden können. Die Funktion ist verfügbar, indem Sie Neues Audit und dann Importieren auswählen.

Das Importformular für Benutzer, Mitarbeiter und Pulse-Konten wurde gründlich überarbeitet, was zu einer erheblichen Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit führte.

Im oberen Teil des Bildschirms befindet sich eine Tabelle mit Objekten und (erforderlichen oder optionalen) Parametern beim Datenimport. Die Tabelle ist dynamisch und ändert ihr Aussehen, wenn der Benutzer die Datenspalten definiert. Wenn Sie die Schriftart auf Fett umstellen, bedeutet dies, dass die erforderlichen Parameter eines bestimmten Objekts definiert wurden.

Unten finden Sie das eigentliche Formular zum Angeben, welche Spalte die einzelnen Parameter enthält, sowie zum Verweisen auf die XLSX-Datei.

Im System wurde die Möglichkeit implementiert, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die sogenannte 2FA, zu ermöglichen. Nach Auswahl der Option in der Ansicht „Kontoeinstellungen“ und Übernahme der Änderungen wird dem Benutzer ein QR-Code zum Scannen in einer Zwei-Faktor-Authentifizierungsanwendung angezeigt, z.B. Google Authenticator.

Das Bug-Fix für Diskrepanzen in den Start-, Fälligkeits- und Enddaten des Aktionsplans zwischen der einzelnen AP-Ansicht und der Liste der Aktionspläne.

Das Layout und der Stil der App haben sich erheblich geändert. Wir glauben, dass der neue Look klarer und einheitlicher ist. Nachfolgend finden Sie 5 Screenshots, die verschiedene Ansichten der App zeigen.

Die Funktion ist im Aktivitätsmenü in der Aktionsplanansicht verfügbar. Dadurch kann der Benutzer dem Eigentümer des Aktionsplans melden, dass eine bestimmte Aktivität aus irgendeinem Grund nicht ausgeführt wurde, z. es ist nicht mehr erforderlich oder zu einem bestimmten Zeitpunkt unangemessen.

Eine nicht ausgeführte Aktivität wirkt sich auf den Aktionsplan genauso aus, als ob sie abgeschlossen wäre, d. h. es ist möglich, an den folgenden Aktivitäten zu arbeiten. Unter bestimmten Voraussetzungen ist es möglich, die Aktivität wieder zur Ausführung zu bringen.

Die Funktion ermöglicht es einem autorisierten Benutzer, in der Jahresansicht Tage zu markieren, an denen die Organisation nicht arbeitet, z.B. an einem langen Wochenende oder einem geplanten Shutdown. An diesen Tagen sowie an Feiertagen und Wochenenden werden keine Terminprüfungen durchgeführt. Zukünftig kann die Arbeits- und Ausfallzeitkonfiguration der Organisation auch für andere Zwecke genutzt werden.

Es wurde eine Funktion eingeführt, die die Sprache der Benutzeroberfläche in der mobilen Anwendung Action Plan Pulse und der Webplattform vereinheitlicht. Wenn Sie die Sprachversion in Pulse ändern, wird die Sprache auf der Webplattform sofort aktualisiert. Umgekehrt funktioniert dieser Mechanismus nicht. Darüber hinaus erfolgt die Änderung der Sprache in Web nicht, wenn mehr als ein Benutzerkonto mit der Pulse-Anwendung verknüpft ist.

Die fehlende Spalte Anzahl nicht ausgeführter Prüfungen in der XLSX-Exportdatei Prüfungsbericht der Prüfer wurde identifiziert. Der Fehler wurde behoben und die Spalte wurde hinzugefügt.

Um die Datensicherheit zu gewährleisten, haben wir uns entschieden, die Mindestanforderungen an Benutzerpasswörter zu erhöhen. Ab sofort müssen Benutzerpasswörter mindestens 8 Zeichen lang sein und mindestens Folgendes enthalten: 1 Kleinbuchstabe, 1 Großbuchstabe, 1 Ziffer und 1 Sonderzeichen.

Das erste einer Reihe geplanter Funktions, die künstliche Intelligenz nutzen. Mit der neuen Funktion erhalten Sie, basierend auf der Auditfrage und den Beobachtungen des Auditors, Vorschläge für fünf Korrekturmaßnahmen.

Sehen Sie sich ein Beispiel für den Einsatz von KI im Video an.

Es wurde eine Funktion eingeführt, die es ermöglicht, Grafiken an die Aktionsplan-XLSX-Datei anzuhängen. Die Bilder werden im zweiten Tab der exportierten Tabelle platziert.

Die Möglichkeit, eine Datei ohne Fotos zu generieren, wurde natürlich beibehalten. Die folgende Grafik zeigt das Exportbestätigungsfenster mit zwei Optionen zur Auswahl: Ja, Bilder hinzufügen i Nein, nur Daten exportieren.

Bisher wurde bei Feststellung einer Nichteinhaltung stets dieselbe – in der Workflow-Konfiguration festgelegte – Person mit der Lösung der Aufgabe beauftragt. Die neue Funktion ermöglicht es dem Prüfer, eine andere Person mit der Behebung von Verstößen zu beauftragen.

Da diese Option in manchen Fällen unerwünscht sein kann, haben wir Zugriffsbeschränkungen eingeführt. Nur Benutzer mit der Rolle Administrator, Audit Manager oder einer Rollengruppe Auditor + Leitender Auditor können die verantwortliche Person ändern. Lead Auditor ist eine neue Rolle, die darin besteht, Prüfer, die die verantwortliche Person ändern können, von solchen zu unterscheiden, die dies nicht können.

Bisher konnten Benutzer, die nicht über die entsprechende Berechtigung verfügten, keine Änderung des Beauftragten oder eine Änderung des Fälligkeitsdatums der Aktivität beantragen. Diese beiden neuen Funktionen wurden in der mobilen Anwendung eingeführt.

Hinweis: Benutzern mit der Möglichkeit, die Werte der Felder Beauftragter und Fälligkeitsdatum direkt zu ändern, werden keine Links zu offenen Anforderungsformularen angezeigt.

Diese Funktion richtet sich an zukünftige Benutzer von Action Audit. Unter der folgenden Adresse: https://app.action-audit.com/users/sign_up gibt es ein Formular, mit dem man ein Konto im Action Audit-System erstellen und die Lösung mindestens 30 Tage lang kostenlos testen kann.

Die Funktion, die es einem Prüfer ermöglicht, Verstöße als sofort behoben zu kennzeichnen, wurde in der mobilen Anwendung Action Plan Pulse implementiert.

• Dies ist ein neuer Funktionsvorschlag

• Dies ist ein neuer Funktionsvorschlag