Oprogramowanie do rozwiązywania problemów metodą 8D

Wprowadzenie

8D to zespołowy proces rozwiązywania problemów szeroko stosowany, szczególnie w przemyśle produkcyjnym, np. do obsługi skarg klientów. Został zaprojektowany, aby zidentyfikować, przeanalizować i rozwiązać problemy tak, aby nie wystąpiły ponownie.

Został opracowany przez firmę Ford Motor Company pod koniec lat 80-tych i stał się tak popularny w branży, że "8D" stało się standardową nazwą dla tego typu procesów oraz ich wariantów, podczas gdy Ford nadal nazywa go "Global 8D".

"D" oznacza Dyscypliny, które w rzeczywistości są krokami, a jest ich... 9. Dlaczego? Ponieważ później dodano początkowy krok, aby zachować numerację kroków, nazwano go "D0". Kroki metodologii 8D to:

• D0: Przygotowanie i działania awaryjne

• D1: Tworzenie zespołu

• D2: Opis problemu

• D3: Działania tymczasowe

• D4: Analiza przyczyn źródłowych

• D5: Planowanie działań korygujących

• D6: Wdrażanie działań korygujących

• D7: Zapobieganie powtórzeniu się problemu

• D8: Podziękowanie zespołowi

D0: Przygotowanie i działania awaryjne

Ten krok dotyczy głównie komunikacji (także z kierownictwem) o zaistnieniu problemu oraz podejmowania podstawowych działań zabezpieczających, które zapobiegają dalszym szkodom, zanim uzyskamy dokładne informacje o przyczynie awarii.

Ponieważ nie mamy jeszcze pełnego obrazu problemu, początkowe działania awaryjne mogą być drastyczne, takie jak wstrzymanie wysyłek, zatrzymanie linii produkcyjnych lub sortowanie 100% gotowych części. Na tym etapie ustala się, czy proces 8D powinien zostać zastosowany.

D1: Tworzenie zespołu

Zgromadzenie ludzi i stworzenie zespołu to złożone zagadnienie, na temat którego napisano wiele książek. Oto najważniejsze aspekty dotyczące tworzenia zespołu w procesie rozwiązywania problemów.

Przede wszystkim zespół nie musi być duży. Zazwyczaj mała grupa ludzi skoncentrowana na rozwiązaniu problemu ma lepszą dynamikę. Zespół powinien składać się ze specjalistów o uzupełniających się umiejętnościach, takich jak inżynierowie, technicy, kupcy, menedżerowie. Każdy członek powinien posiadać zarówno umiejętności twarde, jak i miękkie, aby komunikacja była płynna.

Z punktu widzenia zarządzania zespół powinien otrzymać odpowiednią ilość czasu i zasobów, aby mógł skoncentrować się na problemie i jego rozwiązaniu. Wymaga to wyraźnego zaangażowania na poziomie organizacyjnym.

D2: Opis problemu

Dobrze zdefiniowany problem to kluczowy krok w kierunku skutecznego rozwiązywania problemów. Jak powiedział Charles Kettering, Dobrze sformułowany problem to problem w połowie rozwiązany. W tej dyscyplinie opracowuje się szczegółowy opis problemu, aby zapewnić, że wszystkie istotne informacje są zebrane i zrozumiane. Proces definiowania problemu obejmuje trzy poziomy opisu, z których każdy wymaga coraz większej wiedzy technicznej i narzędzi analitycznych.

Pierwszy poziom: Zgłaszanie problemu

Ten poziom koncentruje się na zbieraniu podstawowych informacji i nie wymaga zaawansowanych umiejętności:

• Źródło informacji: Kto zgłosił problem?

• Czas wystąpienia: Kiedy problem został zaobserwowany?

• Dowody wizualne: Zbierz i udokumentuj zdjęcia, aby wizualnie przedstawić problem.

Drugi poziom: Kontekst i identyfikowalność

Na tym poziomie zbiera się szczegółowe dane kontekstowe i śledzenia, aby uzyskać pełniejszy obraz problemu:

• Informacje o identyfikowalności: Udokumentuj numer seryjny, numer partii i inne dane dotyczące wadliwych części.

• Informacje kontekstowe: Kiedy wystąpił problem? Na jakiej maszynie, linii produkcyjnej lub stanowisku roboczym? Jakie były ustawienia procesu? Jakie surowce były użyte? Kto był odpowiedzialny?

• Problemy z jakością i konserwacją: Określ, czy zgłoszono jakiekolwiek problemy z jakością lub konserwacją, które mogą być związane z wadą.

Trzeci poziom: Narzędzia analityczne i analiza techniczna

Na tym poziomie wymagana jest wiedza techniczna do zastosowania narzędzi analitycznych i przeprowadzenia głębszego badania. Narzędzia takie jak: Analiza Pareto, Diagramy koncentracji,

To podejście strukturalne zapewnia pełne zrozumienie problemu przed przejściem do kolejnych kroków metodologii 8D, ułatwiając skuteczną identyfikację przyczyn źródłowych i rozwiązanie problemu.

D3: Działania tymczasowe

Tymczasowe działania zabezpieczające (ICA) są kluczowe, aby zapobiec dalszym skutkom znanego problemu, podczas gdy opracowywane jest trwałe rozwiązanie. Faza ta jest często opisywana jako "zatrzymanie krwawienia" poprzez ochronę klientów przed negatywnymi skutkami wadliwych produktów. Celem jest tymczasowe zarządzanie i opanowanie problemu, aby nie wpływał on na klientów ani na dalsze procesy produkcyjne.

Cele tymczasowych działań zabezpieczających:

• Zapobieganie dalszym szkodom: Podejmowane są natychmiastowe działania, aby wadliwy produkt nie dotarł do klienta, chroniąc go przed bieżącymi problemami.

• Utrzymanie kontroli: Zapewnienie, że problem nie eskaluje ani nie rozprzestrzenia się na inne obszary procesu produkcyjnego.

Kluczowe elementy działań tymczasowych:

• Sortowanie i inspekcja - Sortowanie oddziela dobre części od wadliwych, aby upewnić się, że tylko zgodne produkty są używane lub wysyłane. Inspekcja przeprowadza szczegółowe kontrole części lub produktów w celu zidentyfikowania wad i oceny ich zakresu.

• Wymiana wadliwych produktów lub komponentów na zgodne, aby utrzymać ciągłość produkcji i zadowolenie klientów.

• Identyfikowalność i przejrzystość - Solidny system identyfikowalności jest kluczowy dla skutecznych działań zabezpieczających. Umożliwia on identyfikację dotkniętych produktów poprzez śledzenie źródeł surowców i historii procesów. Przejrzystość zapewnia pełne zrozumienie procesu i przepływu materiałów, co pomaga dokładnie zidentyfikować i odizolować wadliwe produkty.

Opracowanie planu zabezpieczenia:

Dobrze opracowany plan zabezpieczenia opiera się na zrozumieniu procesu i wykorzystaniu danych dotyczących identyfikowalności. Pomaga to w wychwyceniu wszystkich wadliwych części bez nadmiernego zabezpieczenia, co może być marnotrawne i kosztowne. Plan powinien obejmować:

• Identyfikacja dotkniętych obszarów - Sporządzenie listy wszystkich dotkniętych lokalizacji, maszyn, operatorów, numerów partii itp.

• Segregacja podejrzanego materiału - Użyj listy kontrolnej do odseparowania podejrzanych części od dobrych. Wyraźnie oznacz materiał jako nieużyteczny, zazwyczaj poprzez oznaczenie go czerwoną etykietą lub systemem niezgodności

• Rozporządzenie niezgodnymi produktami - Określ odpowiednie działania w celu zarządzania niezgodnymi produktami. Może to obejmować sortowanie wadliwych części od dobrych, zwolnienie akceptowalnych produktów lub negocjowanie akceptowalnego poziomu odchylenia z klientem.

Trwające działania zabezpieczające:

Ponieważ przyczyna problemu nie została jeszcze określona, konieczne są trwające działania zabezpieczające. Oznacza to, że wadliwe części mogą nadal być produkowane. Aby zarządzać tym ryzykiem:

• Wdrażanie ciągłego monitorowania i inspekcji wyników produkcji.

• Aktualizacja działań zabezpieczających, gdy dostępne są nowe informacje.

Wynik tymczasowych działań zabezpieczających:

Produktem ubocznym skutecznych działań zabezpieczających jest duża ilość danych analitycznych. Te dane są nieocenione dla kolejnego kroku procesu 8D – Analizy przyczyn źródłowych (D4). Informacje zebrane podczas działań zabezpieczających pomagają zidentyfikować wzorce i zrozumieć zakres problemu, co jest kluczowe dla określenia przyczyny źródłowej i opracowania trwałego działania korygującego.

Podsumowując, Dyscyplina D3 koncentruje się na ochronie klientów i zapewnieniu ciągłości operacyjnej poprzez wdrażanie tymczasowych środków w celu kontrolowania i izolowania wad, podczas gdy badany jest problem.

D4: Analiza przyczyn źródłowych (RCA)

W kroku 4 metodologii 8D celem jest zidentyfikowanie podstawowych przyczyn problemu, które doprowadziły do jego wystąpienia i uniknięcia wykrycia. Ten krok jest kluczowy, aby zrozumieć nie tylko, dlaczego problem się pojawił, ale także jak mógł zostać niezauważony, aż do momentu, gdy wpłynął na produkt lub proces. Analiza przyczyn źródłowych (RCA) wymaga połączenia kreatywności, myślenia analitycznego i ustrukturyzowanych technik, aby zapewnić identyfikację i dogłębne zbadanie wszystkich potencjalnych przyczyn źródłowych.

RCA w procesie 8D kładzie nacisk na ciekawość i współpracę. Działania takie jak burza mózgów, rozmowy z kluczowymi interesariuszami i rysowanie diagramów pomagają pobudzić kreatywność zespołu i odkryć wnioski, które mogą nie być od razu oczywiste. Ważne jest, aby zaangażować członków zespołu o różnych perspektywach i doświadczeniach. Zazwyczaj istnieje więcej niż jedna przyczyna źródłowa problemu, dlatego celem jest znalezienie wszystkich czynników przyczyniających się do wystąpienia defektu i jego wykrycia.

Typową strukturą stosowaną w RCA jest opis dwukierunkowy, w którym zespół analizuje:

• Dlaczego problem wystąpił – skupienie na awarii procesu.

• Dlaczego problem nie został wykryty – skupienie na awariach detekcji i kontroli.

W RCA można użyć kilku narzędzi wspierających ustrukturyzowane i wszechstronne dochodzenie. Należą do nich: Diagram przyczynowo-skutkowy (Fishbone lub Ishikawa), Wykres kontrolny, Analiza zdolności procesu, Analiza systemu pomiarowego (MSA), 5WHY lub Analiza korelacji.

Zastosowanie tych narzędzi analitycznych umożliwia zespołowi nie tylko odkrycie powierzchownych objawów, ale także głębszych problemów, które doprowadziły do wystąpienia problemu. Dogłębna analiza RCA zapewnia, że działania korygujące (zaplanowane w D5 i wdrożone w D6) rozwiązują rzeczywiste przyczyny źródłowe, a nie tylko leczenie objawów. Skuteczne rozwiązanie przyczyn źródłowych zapobiega powtórzeniu się problemu, prowadząc do długoterminowej poprawy niezawodności procesów i jakości produktów.

Podsumowując, krok 4 metodologii 8D kładzie nacisk na szczegółowe i zespołowe badanie problemu. Z pomocą ustrukturyzowanych narzędzi analitycznych zespół jest w stanie zidentyfikować wiele przyczyn źródłowych związanych zarówno z awariami procesu, jak i detekcji, co stanowi podstawę dla skutecznych działań korygujących i zapobiegania przyszłym wystąpieniom problemu.

D5: Planowanie działań korygujących

Celem tego kroku jest wybranie działań korygujących, które specyficznie adresują problem, opierając się na wynikach przeprowadzonej wcześniej analizy przyczyn źródłowych.

W metodologii 8D wdrażanie działań korygujących dzieli się na dwa kroki: Krok 5 koncentruje się na planowaniu, a krok 6 dotyczy realizacji. Jednak w rzeczywistych scenariuszach te działania często się przenikają, co utrudnia wyraźne rozgraniczenie między nimi. Ponadto proces ten może być iteracyjny, a nie jednorazowy, podobnie jak cykl PDCA (Plan-Do-Check-Act). Dlatego w dalszych rozważaniach kroki D5 i D6 będą omawiane razem.

D5 i D6: Wdrażanie działań korygujących

Kroki D5 (Planowanie) i D6 (Wdrażanie) działań korygujących są ze sobą ściśle powiązane, oba współpracują, aby rozwiązać przyczyny źródłowe problemu i zapewnić jego rozwiązanie. Podczas gdy D5 koncentruje się na wyborze i planowaniu odpowiednich działań korygujących, D6 obejmuje ich realizację i monitorowanie. Aby skutecznie rozwiązać problem, podejście można podzielić na trzy kluczowe etapy: wybór działań, wdrożenie działań i weryfikacja ich wpływu.

Wybór działań korygujących (D5)

Pierwszym krokiem w rozwiązaniu problemu jest staranny wybór działań korygujących, które będą skierowane na zidentyfikowane przyczyny źródłowe. Ważne jest, aby pamiętać, że może istnieć wiele sposobów rozwiązania problemu, a wybór najbardziej odpowiedniego działania korygującego powinien opierać się na ustrukturyzowanej ocenie. Zespół może wybierać działania korygujące na podstawie kilku czynników:

• Obserwacja i doświadczenie: Członkowie zespołu wnoszą cenną wiedzę o procesie i wcześniejsze doświadczenia, które mogą pomóc w wyborze działań korygujących. Praktyczne spostrzeżenia często wskazują skuteczne rozwiązania, które sprawdziły się w podobnych sytuacjach.

• Analiza danych i wnioski: Dane zebrane podczas opisu problemu (D2) i analizy przyczyn źródłowych (D4) pomagają zidentyfikować trendy, wzorce i konkretne obszary wymagające poprawy. Analiza ta wspiera podejmowanie decyzji na podstawie faktów, zapewniając, że działania korygujące są ukierunkowane i skuteczne.

• Podobne produkty i procesy: Rozwiązania, które sprawdziły się w przypadku podobnych produktów lub procesów, mogą dostarczyć przydatnych pomysłów. Wykorzystanie wiedzy organizacji na temat wcześniejszych sukcesów w podobnych sytuacjach może przyspieszyć wybór skutecznych działań korygujących.

• Podjęte już działania: Przejrzyj tymczasowe działania zabezpieczające (D3) i inne środki tymczasowe, które mogły już zostać wdrożone. Mogą one stanowić podstawę dla trwałych działań korygujących lub wskazywać luki, które należy wypełnić.

Biorąc pod uwagę te czynniki, zespół opracowuje listę potencjalnych działań korygujących, które adresują przyczyny źródłowe i zapobiegają ich powtórzeniu. Wybrane działania muszą być wykonalne, skuteczne i trwałe.

Wdrażanie działań korygujących (D6)

Po zaplanowaniu działań korygujących, kolejnym krokiem jest ich wdrożenie. Obejmuje to realizację wybranych działań i upewnienie się, że są one odpowiednio zintegrowane z procesami organizacji. Skuteczne wdrożenie wymaga jasnej komunikacji, przypisania odpowiedzialności oraz współpracy zarówno wewnątrz, jak i poza organizacją.

• Przypisanie odpowiedzialności: Wyraźnie przypisz odpowiedzialność za wdrożenie każdego działania korygującego. Członkowie zespołu powinni mieć konkretne role, zapewniając odpowiedzialność za różne aspekty planu działania. Ważne jest również zaangażowanie partnerów zewnętrznych, takich jak dostawcy, gdy jest to konieczne, aby upewnić się, że wszystkie elementy rozwiązania są odpowiednio uwzględnione.

• Współpraca międzyfunkcyjna: Niektóre działania korygujące mogą wymagać współpracy poza głównym zespołem. Zewnętrzni partnerzy, tacy jak dostawcy lub usługodawcy, mogą być zaangażowani we wdrażanie zmian związanych z materiałami, komponentami lub procesami zewnętrznymi. Koordynacja z tymi stronami zapewnia, że działania korygujące są kompleksowe i w pełni adresują przyczyny źródłowe.

• Realizacja: Rozpocznij wdrażanie zaplanowanych działań w odpowiednich działach, liniach produkcyjnych lub systemach. Może to obejmować zmiany w materiałach, procesach, urządzeniach, programach szkoleniowych lub metodach kontroli jakości. Skuteczne wdrożenie powinno być udokumentowane i monitorowane, aby upewnić się, że każdy krok został prawidłowo zakończony.

Weryfikacja wpływu działań korygujących (D6)

Ostatnią częścią wdrażania działań korygujących jest sprawdzenie ich skuteczności. Ten etap zapewnia, że podjęte działania przyniosły pożądany efekt w eliminacji przyczyny źródłowej i zapobiegły jej powtórzeniu. Proces weryfikacji obejmuje:

• Monitorowanie i pomiary: Po wdrożeniu, nieustannie monitoruj proces lub produkt, aby upewnić się, że działania korygujące działają zgodnie z oczekiwaniami. Może to obejmować kontrole jakości, audyty i środki kontrolne procesu. Wszelkie odchylenia należy natychmiast rozwiązać.

• Ocena oparta na danych: Zbierz i przeanalizuj dane, aby ocenić skuteczność działań korygujących. Porównaj aktualne wyniki z danymi historycznymi, aby ocenić, czy przyczyna źródłowa została usunięta i czy pojawiły się nowe problemy.

• Informacja zwrotna i dostosowanie: Jeśli działania korygujące nie przynoszą oczekiwanych rezultatów, może być konieczne ponowne przeanalizowanie przyczyn źródłowych i doprecyzowanie lub dostosowanie działań. Ciągła informacja zwrotna z procesu wdrażania jest kluczowa dla dalszego doskonalenia.

D7: Zapobieganie powtórzeniu się problemu

Celem tego kroku jest zapobieganie powtórzeniu się problemu w przyszłości i/lub na innych liniach, stanowiskach pracy, procesach, zakładach... Ten krok polega na wdrożeniu systemowych zmian i usprawnień w procesach, procedurach i systemach na podstawie wniosków wyciągniętych podczas analizy przyczyn źródłowych i faz działań korygujących. Poprzez usunięcie przyczyn źródłowych na poziomie fundamentalnym, D7 zapewnia, że podobne problemy nie wystąpią ponownie.

Kluczowe cele kroku 7 to:

• Zapobieganie przyszłym problemom: Głównym celem D7 jest eliminacja warunków, które umożliwiły wystąpienie problemu i uniknięcie wykrycia. Wymaga to trwałych zmian w procesach, systemach lub politykach, aby zapobiec podobnym problemom w przyszłości.

• Wprowadzanie systemowych zmian: Zapobieganie powtórzeniu się problemu często wymaga aktualizacji standardowych procedur operacyjnych (SOP), instrukcji pracy i innych mechanizmów kontrolnych. Te aktualizacje zapewniają, że działania korygujące podjęte w D6 są instytucjonalizowane i stają się częścią normalnego przepływu pracy.

• Szkolenia i świadomość: Upewnij się, że wszyscy pracownicy, szczególnie ci zaangażowani w obszary objęte problemem, są przeszkoleni w zakresie nowych procesów i środków zapobiegawczych. Szkolenia pomagają zapewnić, że personel jest świadomy zmian i rozumie swoją rolę w zapobieganiu powtórzeniu się problemu.

• Przegląd i audyt systemów: Ustanów system ciągłego monitorowania i audytu, aby zapewnić, że działania korygujące są skuteczne w dłuższej perspektywie. Może to obejmować regularne przeglądy kluczowych wskaźników efektywności (KPI), audyty jakości lub wykresy kontroli procesów, aby potwierdzić, że ulepszenia są trwałe.

• Wykorzystanie doświadczeń w całej organizacji: Rozważ zastosowanie wniosków wyciągniętych z tego problemu w całej organizacji. Proaktywne oceny ryzyka mogą pomóc w zidentyfikowaniu podobnych potencjalnych problemów w innych obszarach, umożliwiając wdrożenie środków zapobiegawczych, zanim pojawią się problemy.

Kroki do osiągnięcia zapobiegania powtórzeniu się problemu mogą obejmować:

• Przegląd i weryfikacja działań korygujących

• Aktualizacja dokumentacji

• Szkolenie pracowników

• Rozwój systemów monitorowania

• Rozszerzenie działań zapobiegawczych

D8: Podziękowanie zespołowi

Ten krok koncentruje się na uznaniu i docenieniu wysiłków członków zespołu, którzy przyczynili się do rozwiązania problemu. Jest to kluczowe dla wzmacniania pozytywnych zachowań, promowania pracy zespołowej i docenienia ciężkiej pracy i zaangażowania, jakie towarzyszyło procesowi rozwiązywania problemów.

Kluczowe elementy D8 to:

• Uznanie (formalne i nieformalne) i wdzięczność

• Komunikowanie sukcesu

• Refleksja i nauka

• Zachęta do przyszłych wyzwań

D8 to nie tylko formalność; jest to istotny krok kończący proces 8D w pozytywny sposób, zapewniając, że członkowie zespołu czują się docenieni i zmotywowani do udziału w przyszłych inicjatywach rozwiązywania problemów.

Podsumowanie

Metodologia 8D to ustrukturyzowane, zespołowe podejście do rozwiązywania problemów, stosowane w celu identyfikacji, naprawy i zapobiegania powtarzającym się problemom, szczególnie w zakresie jakości i doskonalenia procesów. Składa się z ośmiu dyscyplin: tworzenie zespołu, opis problemu, wdrażanie tymczasowych działań zabezpieczających, identyfikacja przyczyn źródłowych, planowanie i wdrażanie trwałych działań korygujących oraz zapobieganie powtórzeniu się problemu. Ostatnim krokiem jest uznanie wysiłków zespołu. Stosując ten systematyczny proces, organizacje mogą dogłębnie zrozumieć i rozwiązać złożone problemy, poprawić jakość produktów i procesów oraz zapobiec występowaniu podobnych problemów w przyszłości, co zwiększa efektywność operacyjną i zadowolenie klientów.