Oprogramowanie do audytów 5S/6S
Audyt 5S/6S
O tym, jak nieocenionym narzędziem w każdej fabryce są audyty 5S świadczy ich ogromna popularność. Narzędzie zaczęto wdrażać w Japońskich firmach już po II wojnie światowej, jako sposób na możliwie najwyższą efektywność, przy ograniczonych zasobach. Prekursorem i firmą, która przyczyniła się do rozpopularyzowania 5S był koncern Toyota.
Obecnie nie sposób jest spotkać organizacji, która nie ma wdrożonego procesu audytów 5S lub przynajmniej tego nie planuje. Dlaczego? Otóż jest to niezwykle efektywne narzędzie kontroli najważniejszych obszarów działań nie tylko zakładów produkcyjnych, ale i większości organizacji średniej i dużej skali.
Program 5S, w zgodzie z koncepcją Lean Management, pozwala optymalizować i ulepszać pracę produkcji. To kilka prostych kroków, które powodują, że stanowiska pracy (np. na hali produkcyjnej) są dobrze zorganizowane i bezpieczne, co wpływa na prawidłowe funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Dzięki audytom 5S możemy kontrolować różne obszary działań, a także dążyć do ich ciągłego doskonalenia.
Audyty 5S/6S, jak sama nazwa wskazuje, skupiają się na pięciu lub sześciu kategoriach. Pięć podstawowych kategorii to:
Seiri -> Sort -> Sortowanie
Seiton -> Set in order -> Systematyzacja
Seiso -> Shine -> Sprzątanie
Seiketsu -> Standarize -> Standaryzacja
Shitsuke -> Self-discipline -> Samodyscyplina
Kolejnym obszarem kontroli, który często jest uwzględniany w głównych kategoriach, a czasami stanowi odrębną kategorię jest Bezpieczeństwo (ang. Safety).
Poszczególne punkty 5S/6S powinny być realizowane w opisanej powyżej kolejności oraz z należytą dokładnością w trakcie przeprowadzania audytu.
1. Sortowanie / selekcja (Seiri)
Rozróżnij, co jest potrzebne, a co niepotrzebne
Pierwszy etap 5S polega na posortowaniu/selekcji przedmiotów na stanowisku pracy. Naszym celem jest pozbycie się zbędnych przedmiotów, które “zaśmiecają” przestrzeń wokół nas i zachowaniu tych, które są potrzebne.
Wszystkie przedmioty możemy podzielić na 3 kategorie:
potrzebne - nimi zajmiemy się w kolejnym etapie,
możliwie potrzebne - odpowiednio je oznaczamy i przechowujemy przez określony czas (po tym czasie decydujemy czy są one potrzebne, czy też nie),
niepotrzebne - wyrzucamy/pozbywamy się ich ze stanowiska.
Pozbycie się zbędnych rzeczy sprawia, że wokół jest więcej miejsca i otaczają nas tylko niezbędne przedmioty w odpowiedniej ilości. W prosty sposób utrzymujemy porządek i nie tracimy czasu na szukanie przedmiotów, ponieważ wszystko mamy “pod ręką”.
Przykładowe pytania z listy kontrolnej:
Czy wszystkie materiały, narzędzia, urządzenia są zidentyfikowane i potrzebne na stanowisku?
Czy bezużyteczne surowce, półprodukty i/lub odpady zostały usunięte?
Czy narzędzia, części zamienne, materiały lub sprzęt zostały uporządkowane?
2. Systematyzacja / porządkowanie (Seiton)
Miejsce na wszystko i wszystko na swoim miejscu
Celem tego etapu jest poukładanie i oznakowanie wszystkich niezbędnych rzeczy, które zostały po selekcji, w przejrzysty i zrozumiały dla każdego sposób.
Opisanie/oznakowanie miejsc na konkretne przedmioty (np. linie, etykiety, tabliczki),
oznaczenie kolorami/strzałkami/wskaźnikami,
tablice cieni,
wskazanie poziomów minimalnych i maksymalnych (np. półproduktów).
Stanowisko pracy powinno być wizualnie opisane tak dokładnie, żeby bez zadawania pytań można było określić sposób pracy i status działań, a także skontrolować wyposażenie danego stanowiska.
Przykładowe pytania z listy kontrolnej:
Czy jest zrozumiałe, jaka jest przydatność wszystkich rur, kabli?
Czy przyrządy i narzędzia są ułożone tak, aby ułatwić ich pobieranie i zwrot?
Czy drogi dojazdowe, powierzchnie magazynowe, stanowiska pracy i otoczenie sprzętu są jasno oznaczone?
3. Sprzątanie (Seiso)
Sprzątanie i utrzymywanie czystości oraz dobrej organizacji miejsca pracy.
Na stanowisku pracy powinny być jasno określone zasady sprzątania - częstotliwość, sposób oraz standardy. Do danego miejsca pracy powinna być przypisana osoba za nie odpowiedzialna, dla której sprzątanie wyznaczonej strefy będzie codziennym obowiązkiem.
Dzięki temu stanowisko pracy będzie “przejrzyste”, a jakiekolwiek anomalie (awarie, problemy, brak porządku) zobaczymy od razu i będzie można je szybko wyeliminować.
Na ten etap składają się dwa główne elementy:
sprzątanie - dbanie o czystość i odpowiednią konserwację maszyn, sprzętów, narzędzi itp.
sprawdzanie - identyfikowanie przyczyn powstawania brudu i zanieczyszczeń oraz ich eliminowanie.
Przykładowe pytania z listy kontrolnej:
Czy podłogi są czyste i nie ma na nich odpadów, wody i oleju?
Czy wszystkie części maszyn/urządzeń są czyste?
Czy jest osoba odpowiedzialna za nadzór nad sprzątaniem?
4. Standaryzacja (Seiketsu)
Utrzymuj i monitoruj pierwsze trzy etapy 5S
Celem Standaryzacji jest określenie i ujednolicenie zasad/reguł/standardów, które pomogą w stosowaniu i utrzymaniu pierwszych trzech etapów. Dzięki temu np. każdy z pracowników, który zmienia stanowisko/zakres obowiązków, będzie w stanie dalej pracować, po krótkim przeszkoleniu lub nawet bez niego.
Ten etap również możemy podzielić na kilka elementów:
stworzenie instrukcji (jasne i dokładne instrukcje dotyczące wcześniejszych etapów 5S),
określenie zakresu działań i odpowiedzialnych za nie pracowników,
zabezpieczenie nowych zasad przed powrotem do starych nawyków.
Przykładowe pytania z listy kontrolnej:
Czy standardowe procedury są opisane, jasne i aktywnie stosowane?
Czy niezbędne informacje są widoczne?
Czy niemal wszystkie przedmioty mogą być zlokalizowane w ciągu 20 sekund?
5. Samodyscyplina (Shitsuke)
Przestrzegaj zasad, nie wracaj do starych nawyków
Ostatni etap 5S jest określany jako najtrudniejszy. Celem jest doprowadzenie do momentu, w którym wprowadzone nowe zasady/działania związane z 5S, staną się nieodłączną częścią kultury pracy każdego z pracowników. Wiąże się to ze zmianą myślenia i dotychczasowych nawyków każdego z osobna, dlatego wymaga to samodyscypliny.
Oprócz samokontroli pracowników, nieodłączną częścią tego etapu są audyty 5S. Pokazują w których obszarach są jakieś nieprawidłowości i pozwalają na wdrożenie planu naprawczego. Dzięki audytom kierownictwo może prowadzić ciągły nadzór i wspomagać pracowników w zmianach związanych z wdrażaniem systemu 5S.
Przykładowe pytania z listy kontrolnej:
Czy codzienne raporty są wykonywane poprawnie i we właściwym czasie?
Czy procedury są aktualne i regularnie weryfikowane?
Czy wszyscy są odpowiednio przeszkoleni w zakresie standardowych procedur?
6. Bezpieczeństwo jako szóste S
Przede wszystkim zasady bezpieczeństwa
Obszar, który często nazywany jest 6S, nie jest tak naprawdę kolejnym krokiem programu 5S. Bezpieczeństwo powinno być stałym elementem każdego z etapów lub jak uważają niektórzy, punktem wyjścia/fundamentem do rozpoczęcia programu 5S. Dlatego, na grafikach przedstawiających 6S, bezpieczeństwo umieszczane jest w środku, jako część wspólna.
Zachowanie bezpieczeństwa opiera się między innymi na nakazie używanie środków ochrony osobistej, szkoleniach/informacjach oraz ostrzeżeniach przed niebezpieczeństwami w miejscu pracy. Jednak przede wszystkim zagrożenia powinny być identyfikowane i, jeśli to możliwe, eliminowane.
Przykładowe pytania z listy kontrolnej:
Czy nosisz odpowiednią odzież ochronną podczas pracy?
Czy gaśnica jest w widocznym i dostępnym miejscu?
Czy drogi ewakuacyjne są odpowiednio oznaczone?
Program 5S jest już narzędziem znanym na całym świecie, który poprawia funkcjonowanie między innymi zakładów produkcyjnych. Realizowanie audytów 5S/6S jest nieodłącznym działaniem na drodze do ciągłego doskonalenia. Możliwość przeprowadzania ich online i w aplikacji mobilnej, to oszczędność czasu i kolejny krok w optymalizacji pracy produkcji! Właśnie taką możliwość daje narzędzie Action Audit.
Audyty 5S i 6S w Action Audit
Moduł Action Audit dostępny w oprogramowaniu Action Plan umożliwi Twojemu zespołowi rzetelne wykonanie audytu wykorzystując do tego listy kontrolne przygotowane na bazie najlepszych praktyk.
Podobnie jak w przypadku audytów innego typu, również w 5S i 6S dostępne są zaawansowane możliwości konfiguracyjne, w tym:
możliwość tworzenia własnych list kontrolnych,
możliwość definiowania wielu grup audytorów,
możliwość harmonogramowania audytów, również na wielu warstwach.
Omawiając moduł audytów należy także wspomnieć o rozbudowanych funkcjach raportowych, które przyspieszają analizę i pomagają w identyfikacji wąskich gardeł. Jednym zdaniem: "Action Audit to narzędzie niezbędne w pracy inżyniera jakości czy specjalisty ds. ciągłego doskonalenia."
Kluczowe korzyści z wdrożenia audytów 5S/6S z wykorzystaniem oprogramowania Action Audit
Ogólna poprawa jakości procesu audytów
- przejrzyste harmonogramowanie, zaawansowane opcje konfiguracji, automatyczne przydzielanie audytorów oraz adresowanie działań korekcyjnych, w połączeniu z dokładnymi analizami i raportami real time, skutkują ogólną poprawą jakości, przejrzystości i rzetelności procesu audytów.
Oszczędność czasu
- doświadczenie naszych Klientów pokazuje, że Action Audit umożliwia oszczędność czasu poświęconego na obsługę procesu audytowego na poziomie 60-80%. Jest to możliwe dzięki audytom i raportom dostępnym online i w aplikacji mobilnej w czasie rzeczywistym.
Większe zaangażowanie załogi
- audytorzy mogą zrealizować audyt z komputera, tabletu i telefonu, a osoby odpowiedzialne za działania korekcyjne mają dostęp do wyczerpujących informacji na temat niezgodności. Zwiększa się zaangażowanie całej załogi i następuje poprawa skuteczności współpracy międzywydziałowej, m. in. dzięki szybszej komunikacji.
Nie możemy również zapomnieć o korzyściach wtórnych, które niesie za sobą wprowadzenie automatycznie działającego systemu prowadzenia audytów 5S i 6S. Jest to m. in. poprawa jakości produktów, mniejsza liczba reklamacji, poprawa kluczowych wskaźników, czy zwiększenie satysfakcji klienta. Ulepszenie procesu audytowego, to ulepszenie całej produkcji.
Jak uruchomić Action Audit w 3 krokach?
Krok 1
Kliknij w link poniżej i wypełnij krótki formularz, w którym poprosimy Cię o przedstawienie kilku podstawowych parametrów dotyczących audytów w Twojej firmie.
Krok 2
Jeden z naszych specjalistów skontaktuje się z Tobą i wspólnie umówicie spotkanie online, na którym przekonasz się jak Action Audit sprawdzi się w Twojej organizacji.
Krok 3
Na podstawie informacji z formularza i ze spotkania przygotujemy Action Audit specjalnie dla Ciebie i udostępnimy do darmowego testowania na 30, 45, a nawet 60 dni!