Aktualizacje i zmiany w Action Audit

W odpowiedzi na wniosek jednego z klientó o dodanie nowej funkcji w oprogramowaniu, postanowiliśmy wprowadzić istotną zmianę w zakresie ról i uprawnień użytkowników, która umożliwi dodanie nowej funkcji bez szkody dla jakości wykonywanych audytów.

Nowa funkcja umożliwia zaznaczenie odpowiedzi Tak na wszystkie pytania audytowe, na które nie udzielono jeszcze odpowiedzi. To bardzo dyskusyjna opcja, której nadużycie może prowadzić do obiżenia jakosći audytów. Dlatego podjęliśmy decycję, że korespondujące z nową funkcją uprawnienie nie zostanie powiązane z żadną rolą. W zamian wprowadzona została funkcjonalność uprawnień indywidualnych.

Przy tej okazji zlikwidowane zostały 2 role, które w trakcie rozwoju oprogramowania powstały troche sztucznie - każda, żeby dodać jedno uprawnienie. Obecnie dostępne są 3 uprawnienia indywidualne:

Wypełenienie pozostałych pytań audytowch - nowe uprawnienie, które zapoczatkowało zmianę. Umożliwia zaznaczenie odpowiedzi Tak we wszystkich pytaniach audytowych, w których nie udzielono jeszcze odpowiedzi.

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za działania poaudytowe - uprawnienie wprowadzone w miejsce roli Audytor wiodący.

Ograniczenie wyboru osób tylko do członków zaspołu - uprawnienie wprowadzone w miejsce roli Lider zespołu.

Funkcja powiazania z wyżej opisaną zmianą, umożliwiajaca zaznaczenie odpowiedzi Tak (lub innej przekładającej się na 100% zgodności) we wszystkich pytaniach audytowych, w których nie udzielono jeszcze odpowiedzi.

W raporcie LPA dodana została informacja o liczbie audytów oznaczonych jako niezrealizowane. Dodatkowo w wersji XLSX podana jest ilość całkowita i w rozbiciu na poszczególne powody.

W module zgłoszweń na liście pomysłów innowacyjnych Kaizen oraz zdarzeń potencjalnie wypadkowych dodana została infomacja o powodzie odrzucenia wraz z możliwością filtrowania.

W Raporcie Wyników Audytów został dodany filtr umożiwiajacy ograniczenie wyników audytów do wybranej warstwy.

Istnotna zmiana została wprowadzona w sposobie harmonogramowania audytów. Dotychczas w Action Audit był stosowany specyficzny podział roku na tygodnie, który nie odpowiadał rzeczywistości. Rok był sztucznie podzielony na 48 tygodni, po 4 na każdy miesiąc: 1-7 dzień miesiąca, 8-14 dzień miesiąca, 15-21 dzień miesiąca i 22 do końca miesiąca. Z czasem i wraz z coraz bardziej skomplikowanymi wymaganiami, takie podejście zaczęło sprawiać więcej problemów niż dawało korzyści.

Po zastosowaniu zmiany rok jest podzielony na 52 tygodnie i to właśnie tygodnie kalendarzowe są głównym wyznacznikiem dla wyznaczania dat audytów. Jednakże, aby uczynić zarządzanie harmonogramami jak najbardziej uniwersalnym, wprowadzona została dodatkowa jednostka czasu - miesiące. Dostępne są zatem następujące częstotliwości harmonogramowania audytów:

* Dzienne - w dwóch wariantach: tylko dni robocze i wszystkie dni tygodnia,
* Tygodniowe - co X tygodni ze wskazaniem dnia tygodnia,
* Miesięczne - co X miesięcy ze wskazaniem dnia miesiąca.

Parametry globalne powiązane z modułem audytów mogą być teraz definiowane jako związane z wszystkimi typami audytów lub dotyczące tylko jednego typu. Podobna funkcja istnieje już w ramach modułu zgłoszeń.

Dodaliśmy kolejną metodę logowania do platformu WWW. Po integracji z Gmail przyszedł czas na wdrożenie logowania za pomocą usługi Microsoft Entra ID.

Oprócz logowania, wdrożony został także provisioning (zakładanie kont) użytkowników. Jest to funkcja kierowana do klientów korzystających z pakietu ENTERPRISE i wymagająca dodatkowych ustaleń natury prawnej oraz zastosowania dedykowanej konfiguracji.

Przy okazji wdrożenia uwierzytelniania poprzez Entra ID, uproszczeniu i skróceniu uległy również niektóre inne procesy związane z uzyskiwaniem dostępu do systemu.

Dotychczas na formularzu nowego audytu pole Temat pozostawało puste, a audytor chcąc przejść dalej był zobowiązany wpisać dowolny tekst. Wprowadzona zmiana sugeruje temat w postaci typAudytu + nazwaStrefy + data, np.Audyt 5S Linia XYZ 2025-01-27.

Na liście checklist dodane zostały informacje, które dotychczas nie były wprost dostępne. Są to dane na temat: 1) zastosowanej skali ocen, 2) ilości pytań na liście, 3) liczby stref, w których lista kontrolna jest wykorzystywana.

Pliki załączane do działań często zawierają kluczowe informacje, które ze względu na brak powiadomień, nie zawsze trafiały do właściciela planu działań. W związku z tym, dodane zostały powiadomienia email i push do właściciela planu oraz uczestników zarządzających planem o załączeniu pliku do działania.

W aplikacji mobilnej Pulse wdrożyliśmy całkowicie nowy moduł, który jest przeznaczony zarówno dla użytkowników posiadających konto w Action Audit lub Action Plan jak i dla niezalogowanych.

Funkcjonalność Zadań prywatnych to lista zadań do wykonania, maksymalnie uproszczona, aby była wygodna i szybka w użyciu przy okazji wykonywania innych zajęć np. w sklepie, w biurze, w trakcie przemieszczania się. Dostępne funkcje zostały ograniczone do niezbędnego minimum, ale dzięki temu Zadania prywatne mają następujące cechy:

Duża użyteczność i wygoda - najważniejsze operacje dostępne są w zasięgu jednego lub dwóch gestów

Całkowita prywatność - informacje o zadaniach znajdują się jedynie na Twoim telefonie, nie wysyłamy ich do chmury ani nie monitorujemy w inny sposób.

Dostępne dla każdego - nie musisz mieć konta w Action Audit lub Action Plan, aby móc korzystać z działań prywatnych. Tu ważna uwaga: Działania są dostępne również dla osób niezalogowanych, a więc zalecamy ostrożność przy udostępnianiu telefonu innym.