Aktualizacje i zmiany w Action Audit

Nowa funkcja umożliwia szybkie wypełnienie pustych komórek osób odpowiedzialnych za działania. Funkcja jest szczególnie przydatna w przypadku dodawania wielu działań, za które odpowiedzialna jest ta sama osoba. W takim przypadku wystarczy kliknąć przycisk z ikoną wałka, a wszystkie puste komórki zostaną wypełnione imieniem i nazwiskiem wybranej osoby.

Funkcja umożliwiająca zdefiniowanie do 10 kolumn niestandardowych w ramach planu działań jest dostępna w Action Audit już od dłuższego czasu. Była jednak obarczona pewną niedogodnością - raz ustalona kolejność kolumn nie mogła być później zmieniona i czasami użytkownicy musieli usuwać niestandardowe kolumny i tworzyć je na nowo.

Od wersji 2.24 kolejność kolumn niestandardowych może być modyfikowana dowolnie. Mogą być też przesuwane przed kolumny stałe: Temat-Opis-Rozwiązanie.

Wprowadzono kilka zmian i usprawnień zawiązanych z tworzeniem szablonów na podstawie planów działań. Po pierwsze została dodana możliwość nadpisania parametrów już istniejącego szablonu co pozwala na wprowadzanie nowych rewizji specyfikacji szablonu bez niepotrzebnego tworzenia jego kopii. Ponadto zmieniły się rozkład i opisy checkboxów w oknie zapisywania szablonu, a co ważniejsze parametr Odpowiedzialny został rozbity na 2 niezależne parametry Właściciel planu działań i Odpowiedzialny za działania.

Na liście audytów oraz na ekranie startowym audytu w aplikacji Pulse zaprezentowana została informacji o numerze warstwy audytu: W1, W2, W3, W4.

Funkcja oznaczenia audytu jako niewykonanego została zaimplementowana w całości w aplikacji mobilnej (wcześniej nie była dostępna), a na WWW została rozbudowana o możliwość wskazania przyczyny.

Słownik przyczyn niewykonania audytu dostępny jest poprzez platformę internetową w grupie Audyty pod linkiem Ustawienia pozostałe. Przy wprowadzonej co najmniej 1 przyczynie, po wybraniu opcji Oznacz jako niewykonany audytor może wybrać 1 z dostępnych przyczyn lub pozostawić pusty wybór, gdyż podanie przyczyny nie jest w tym momencie wymagane.

Zarówno na platformie internetowej jak i w aplikacji mobilnej wprowadzono możliwość dokładniejszego rozpisania niezgodności. Standardowo po udzieleniu odpowiedzi Nie lub innej odpowiedzi, której wartość jest niższa niż 100%, audytor ma do dyspozycji 1 pole, w którym może powinien zawrzeć zarówno opis samej niezgodności jak i sugestie dalszych działań.

Wprowadzona zmiana pozwala osobie przeprowadzającej audyt wpisać w 3 osobnych polach: Opis niezgodności, Opis działania korekcyjnego i Opis działania korygującego.

Ze strony jednej z firm korzystających z Action Audit pojawił się wniosek o wprowadzenie funkcji umożliwiającej zablokowanie ładowania zdjęć niezgodności, które były użyte wcześniej, np. podczas poprzedniego audytu.

W ustawieniach organizacji wprowadzony został zatem przełącznik konfiguracyjny zabezpieczający przed wielokrotnym załadowaniem tego samego zdjęcia podczas audytu, a zastosowanie go ma skutek zarówno na platformie WWW jak i w aplikacji mobilnej.

Początkowo każdy plan działań ma z góry narzucone nazwy kolumn w tablicy działań, niezależnie czy jest to plan ogólny, poaudytowy czy plan wdrożenia pomysłu Quick Kaizen lub zmiany inżynieryjnej. Wprowadzona zmiana modyfikuje nazwy kolumn w tabeli działań dla planu wdrożenia pomysłu Quick Kaizen następująco: Temat -> Opis problemu, Opis -> Rozwiązanie, Rozwiązanie -> Działania.

Skupiając się na rozwoju aplikacji mobilnej do audytów, na platformie internetowej pominięta została funkcja Skorygowano od razu. Teraz jednak została dodana i audytorzy mogą wprowadzać informację o wdrożeniu natychmiastowej korekty również podczas wykonywania audytu przez WWW.

Po wejściu w element listy użytkownik może przechodzić na inne obiekty przesuwając ekran w lewo (na poprzedni) i w prawo (na następny). Funkcja została wdrożona na listach: działań, planów działań, pomysłów Kaizen, powiadomień i wiadomości.

W lutym wprowadzona została funkcja umożliwiająca oznaczenie działania jako niewykonanego. Ma ona na celu odróżnienie działań zrealizowanych od tych, które z jakiś powodów (zmiana wymagań, dostosowanie zakresu, itp.) nie zostały zrealizowane. W efekcie, dzialanie niezrealizowane było prezentowane w kolorze zielonym i z suwakiem ustawionym na 0%. Dlatego na pierwszzy rzut oka trudno było odróżnić działania niezrealizowane od tych ukończonych na 100%.

Wprowadzona poprawka zmienia kolor działania oznaczonego jako niewykonane na szary.

W sytuacji, kiedy użytkownik próbuje dodać ocenę "poza kolejnością", np. ocenia 2.7, kiedy 2.6 nie jest zakończona to po przesunięciu suwaka oceny otwiera się sekcja pierwszej niewprowadzonej oceny. We wskazanym przykładzie otwierałoby się 2.6. Błąd ten został poprawiony.

Sortowanie i stronnicowanie na liście wszystkich audytów błędnie przenosiło na listę audytów otwartych. Błąd ten został poprawiony.

W aplikacji mobilnej Action Plan Pulse pojawił się całkiem nowy moduł obsługi planów działań. Uprzednio w Pulse można było pracować nad przydzielonymi zadaniami i tworzyć nowe plany działań. Po utworzeniu, plan działań był zapisywany w bazie i w pełni dostępny na platformie internetowej, ale z aplikacji mobilnej nie było do niego bezpośredniego dostępu.

W efekcie wprowadzonej funkcjonalności niemalże wszystkie funkcje dotyczące ogólnych planów działań (tych z prefixem AP-) dostępne przez WWW zostały odwzorowane w aplikacji mobilnej. Aktualnie użytkownik ma dostęp do następujących funkcji:

- przeglądanie listy i szczegółów planów działań wraz z listą działań,

- tworzenie nowych planów działań,

- dodawanie, modyfikowanie i usuwanie działania z istniejącego planu działań,

- dodawanie i usuwanie komentarzy oraz załączników,

- zarządzanie planem działań, w tym: zmienianie układu kolumn, wstrzymywani, wznawianie, ukrywanie wrażliwych treści, a nawet usuwanie całego planu.

Ponadto na liście planów dostępna jest wyszukiwarka tekstowa oraz zestaw filtów ułatwiających odnalezienie właściwego planu działań.

Wprowadzono poprawkę zawiązaną z brakiem numeru pytania audytowego w sekcji działań krekcyjnych i naprawczych w raporcie z audytu. Poprawka została zastosowana w raportach: prostym, pełnym oraz porównawczym.

Wraz z rozwojem oporogramowania zwiększa się ilość ustawień ogrganizacyjnych co prowadziło do zbytniego skomplikowania widoku ustawień organizacji. Dlatego zdecydowaliśmy się na wyodrębnienie osobnego ekranu, na którym ustawiane są parametry globalne.

Raport umożliwia wygenerowanie zestawienia przesunięć terminów działań za zadany okres w formie wykresu oraz tabeli ze szczegółami. Tabela zawiera następujące kolumny: Data i czas zmiany, Osoba zmieniająca termin, Numer planu działań, Numer działania, Z jakiej daty, Na jaką datę oraz Liczbę dni.

Ta długo oczekiwana funkcja pozwala stworzyć indywidualne skale ocen dla pytań audytowych, które następnie są przypisywane do list kontrolnych.

Na skale ocen składa się jedna lub kilka odpowiedzi w formie etykieta-wartość. Głównym wymaganiem jest to by wartość mieściła się w zakresie od 0 do 100.

Jako, że nie wszyscy klienci korzystajacy z Action Audit są skłonni do korzystania z zewnętrznego serwisu jakim jest OpenAI API do uzyskiwania wsparcia ze strony sztucznej inteligencji, wyeksponowaliśmy parametr konfiguracyjny umożliwiający zablokowanie na poziomie organizacji dostępu do funkcji AI wszystkim użytkownikom. Przełącznik, o którym mowa znajduje się w Ustawieniach organizacji.

Limit zdjęć, które można załączyć do jednej odpowiedzi audytowej został zwiększony z 3 do 10. W przypadku dodania więcej niż 3 zdjęć aktywowany jest scroll prawo-lewo.

Gruntownej zmianie uległ wygląd formularzy rejestracji, logowania, resetu hasła i odblokowania konta. Naszym zdaniem teraz wygląda bardziej nowocześnie.

Dodatkowo formularz rejestracji pozwala teraz określić rodzaj działalności prowadzony przez organizację, która jest rejestrowana. W chwili obecnej można dostosować konfigurację początkową (dostępną od razu po rejestracji) dla następujących branż: produkcja, automotive, hotelarstwo, handel oraz inny rodzaj działalności.

Wprowadzono możliwość dołączenia wykresu Gantta do pliku eksportu planu działań XLSX. Teraz eksport XLSX ma 2 parametry: 1. Dołącz wykres Gantta (tak/nie) i 2. Dołącz obrazy (tak/nie).

Dotychczas w systemie kategorie pytań były zdefiniowane na stałe. Dla większości typów audytów kategoria "Ogólna" była jedyną dostępną, a dla audytów ISO, VDA czy 5S zastosowane są kategorie pytań wynikające ze standardów.

Nowa funkcja wprowadza możliwość tworzenia własnych kategorii w ramach typów audytów, które na to pozwalają. Link do listy kategorii znajduje się powyżej pola określającego typ audytu w formularzu edycji listy kontrolnej.

Podczas definiowania harmonogramu audytów w ramach grupy audytorów można wykluczyć z losowania jedną lub kilka stref podobnie jak wyklucza się audytorów. W formularzu edycji harmonogramu strefy nic się nie zmienia.

Do zestawu filtrów dostępnych w "Raportcie sumienności audytorów" dodany został filtr warstwy, który poprawił użyteczność raportu zwłaszcza dla audytów warstwowych procesu.

Dotychczas na platformie WWW edycja parametrów organizacji powiązanych z audytami była dostępna jedynie w formularzu edycji audytu co rodziło pewne problemy. Użytkownicy bez stosownych uprawnień nie mieli możliwości ustawienia wartości parametrów organizacji. Wprowadzona zmiana umożliwia edycję wartości parametrów organizacji wprost w widoku audytu.

Dodana została możliwość załadowania wielu załączników na raz. W takim przypadku pole opisu załącznika jest niaktywne. Pole opisu załącznika można nadal wypełniać, kiedy wskazany jest 1 plik.

Platforma internetowa Action Audit i aplikacja mobilna Action Plan Pulse zostały przetłumaczone na 2 kolejne języki. Do zdefiniowanego wcześniej polskiego, angielskiego i niemieckiego doszedł język chiński i język hiszpański.

Zarówno w aplikacji mobilnej jak i na platformie WWW dodano możliwość wprowadzania tzw. obserwacji pozytywnej, czyli komentarza do odpowiedzi "Tak". Domyślnie pole do wprowadzania obserwacji jest ukryte i pojawia się po kliknięciu w opcję "Dodaj obserwację pozytywną".

Obserwacja pozytywna nie inicjuje działania w planie działań korekcyjnych, a jedynie pozostaje jako informacja powiązana z pytaniem audytowym.

Wprowadzona została zmiana w sposobie pierwszego logowania się do systemu. Nowo utworzony użytkownik otrzymuje wiadomość z loginem i hasłem, którego ważność jest ograniczona czasowo, a co bardziej istotne, po zalogowaniu się użytkownik ma dostęp jedynie do formularza ustawiania własnego hasła. Uprzednio nowo utworzony użytkownik musiał przechodzić przez procedurę odzyskiwania hasła, która nie dla każdego była intuicyjna. Nowe podejście jest łatwiejsze i nie wplywa negatywnie na bezpieczeństwo.

Przy tej okazji uproszczeniu uległ formularz dodawania nowego użytkownika. Usunięto z niego pola: login, hasło oraz tel. stacjonarny, a standardowo po utworzeniu użytkowika wysyłana jest wiadomośc z hasłem jednorazowym. Dodatkowo przycisk "Wizytówka konta" został przemianowany na "Reset hasła" i stosownie została zmieniona jego funkcja.

Zastosowana zmiana usuwa wymagalność załączenia zdjęcia lub innego pliku do odpowiedzi "Rekomendacja" mimo, ustawienia takiego wymagania w konfiguracji pytania w liście kontrolnej. Wymaganie pozostaje niezmienne dla odpowiedzi negatywnych, czyli tych z wynikiem poniżej 100%.

Działanie zadeklarowane jako ukończone podlega automatycznej akceptacji po ustalonym czasie. Parametr określający ilość dni do samoczynnej akceptacji ustawia się w Parametrach organizacji.

W tabeli działań w formie dodatkowej ikony oraz tooltipu dodana została informacja o dacie i czasie wystąpienia samoczynnej akceptacji ukończenia działania.

Na widokach audytów, pomysłów Quick Kaizen i zmian inżynieryjnych pojawiła się nawigacja prawo-lewo umożliwiająca przechodzenie pomiędzy poszczególnymi obiektami bez konieczności powrotu na listę. Nawigacja bierze pod uwagę zakres oraz sortowanie zastosowane na liście w momencie wejścia w widok szczegółowy danego obiektu. Funkcja jest już znana z widoku AP i działa tak samo jak nawigacja pomiędzy planami działań.

W formularzu edycji listy kontrolnej w miejscu definiowania wersji językowej pytań pojawiła się nowa opcja oznaczona linkiem z ikona procesora. Umożliwia ona przetłumaczenie wszystkich pytań z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Pytania są tłumaczone z języka, który użytkownik ma ustawiony w swoim profilu na język wybrany z listy rozwijanej. Cała operacja, w zależności od ilości pytań, trwa od 10 do 30 sekund. Ważne, żeby po zakończeniu tego procesu nacisnąć przycisk "Aktualizuj" co spowoduje zapisanie danych do bazy.

Zmiany objęjęły przede wszystkim plik XLSX z szablonem checklisty, który zawiera bieżce dane dotczące m.in. list stref oraz audytorów i dlatego szablon powienien zostać pobrany bezpośrednio przed importem danych. Praca na aktualnym szablonie i wprowadzenie wszystkich wyamganych danych gwarantują, że import zakończy się sukcesem. Ponadto na widoku importu umieszczona została graficzna reprezentacja odpowiedniego rozmieszczenia kolumn importowanego pliku.

Dodano możliwość importowania większej liczby audytów z pliku XLSX o ustalonym formacie. Funkcja może okazać się przydatna kiedy daty audytów są na tyle nieregularne, że uniemożliwiają zaplanowanie ich za pomocą harmonogramu. Funkcja jest dostępna po wybraniu opcji Nowy audyt, a następnie Importuj.

Formularz importu danych użytkowników, pracowników i dostępów Pulse uległ gruntownej przebudowie czego efektem jest diametralna poprawa użyteczności.

W górnej części ekranu znajduje się tabela zawierająca obiekty i paremetry wymagane lub opcjonalne przy imporcie danych. Tabela jest dynamiczna i zmienia ona swój wygląd wraz z określaniem przez użytkownika kolumn z danymi - zmiana czcionki na pogrubioną oznacza, że wymagane parametry danego obiektu zostały określone.

Poniżej znajduje się właściwy formularz do określania, w której kolumnie znajdują się poszczególne parametry, a także do wskazania pliku XLSX.

Dodana została możliwość włączenia logowania dwuskładnikowego, tzw. 2FA. Po zaznaczeniu opcji w ustawienich konta i zastosowaniu zmian użytkownikowi zostanie wyświetlony kod QR do zeskanowaia w aplikacji do autentykacji dwuskładnikowej, np. Google Authenticator.

Wprowadzono poprawkę rozbieżności dat rozpoczęcia, terminu i zakończenia plany działań pomiędzy widokiem AP a listą planów działań.

Układ i styl aplikacji uległy zasadniczym zmianom. Wierzymy, że nowy wygląd jest bardziej wyraźny i ujednolicony. Poniżej zamieszczono 5 zrzutów ekranu przedstawiających różne widoki aplikacji.

Funkcja jest dostępna w menu działania na widoku planu działań. Dzięki niej użytkownik może zasygnalizować właścicielowi planu działań, że dana aktywność nie została wykonana, gdyż np. już nie jest wymagana lub na danym etapie nieadekwatna.

Działanie niewykonane ma dla planu działań taki sam efekt jak gdyby było ukończone, czyli możliwa jest realizacja działań następujących po nim. Pod pewnymi warunkami możliwe jest przywrócenie działania do realizacji.

Funkcja umożliwia oznaczenie na widoku rocznym dni, w których organizacjia nie pracuje, np. w długi weekend lub zaplanowany shut down. W tych dniach, podobnie jak w święta i weekendu, zaplanowane audyty nie będą uruchamiane. W przyszłości konfiguracja pracy i przestojów ogranizacji będzie mogła zostać wykorzystana również w innych celach.

Wprowadzono funkcję, która ujednolica języka interfejsu użytkownika w aplikacji mobilnej Action Plan Pulse i na platformie internetowej. Zmiana wersji językowej w Pulse spowoduje natychmiastową aktualizację języka na platformie WWW. Mechanizm ten nie działa w drugą stronę. Ponadto zmiana języka na WWW nie nastąpi jeśli z aplikacją Pulse jest powiązanych więcej niż jedno konto użytkownika.

W wynikowym pliku XLSX eskportu Raportu sumienności audytorów zidentyfikowany został błąd polegający na braku kolumny z informacją o ilości audytów niewykonanych. Błąd ten został poprawiony.

W trosce o bezpieczeństwo danych podjęliśmy decyzję o zwiększeniu wymagań minimalnych dla haseł użytkowników. Od teraz hasła użytkowników będą musiały składać się z co najmniej 8 znaków i zawierać co najmniej: 1 małą literę, 1 wielką literę, 1 cyfrę i 1 znak specjalny.

Pierwsza z serii planowanych do wdrożenia funkcji wykorzystujacych sztuczną inteligencję. Korzystając z nowej funkcji, na podstawie pytania audytowego oraz obserwacji audytora, otrzymasz propozycje pięciu działań korekcyjnych.

Zobacz przykład wykorzystania AI przedstawiony na filmie.

Wprowadzono funkcję umożliwiającą załączanie materiałów graficznych do pliku XLSX eksportu planu działań. Zdjęcia są umieszczone w drugiej zakładce arkusza kalkulacyjnego.

Oczywiście pozostawiona została opcja generacji plik bez zdjęć. Na poniższej grafice przedstawione jest okno potwierdzenia eksportu z 2 opcjami do wyboru: Tak, załącz zdjęcia i Nie, wyeksportuj tylko dane.

Dotychczas, w przypadku wykrycia niezgodności, do jej rozwiązania wyznaczana była zawsze ta sama, określona w konfiguracji przepływu pracy osoba. Nowa funkcja umożliwia audytorowi wskazanie innej osoby do rozwiązania niezgodności.

Jako, że taka możliwość może okazać się niepożądana w niektórych przypadkach, wprowadziliśmy ograniczenia w dostępie do niej. Zmienić osobę odpowiedzialną może tylko użytkownik z rolą: Administrator, Manager Audytów lub z zestawem ról Audytor + Audytor Wiodący. Audytor Wiodący to nowa rola, którą dodaliśmy właśnie po to by rozróżnić audytorów, którzy mogą zmienić osobę odpowiedzialną od tych bez takiej możliwości.

Dotychczas użytkownicy nie posiadający odpowiednich uprawnień nie mieli możliwości wnioskowania o zmianę osoby odpowiedzialnej lub o zminę terminu realizacji działania. Te 2 nowe funkcje zostały wprowadzone w aplikacji mobilnej.

Uwaga: Użytkownicy mający uprawnienia do bezpośredniej zmiany wartości pól Odpowiedzialny i Termin realizacji nie będą widzieć linków do otwarcia formularzy wniosków.

To funkcja skierowana do przyszłych użytkowników Action Audit. Pod adresem https://app.action-audit.com/users/sign_up znajduje się formularz po wypełnieniu, którego można samodzielnie założyć konto w systemie Action Audit i testować rozwiązanie przez co najmniej 30 dni.

Funkcja umożliwiająca oznaczenie niezgodności jako od razu rozwiązanej została zaimplementowana w aplikacji mobilnej Action Plan Pulse.