Action Audit updates and changes

Wprowadziliśmy nową kolumnę Kwalifikacja w czynnościach poaudytowych, która automatycznie klasyfikuje działania na podstawie odpowiedzi w audycie.

Nowa kolumna obsługuje następujące klasyfikacje:

• Rekomendacja: jeśli w audycie padła odpowiedź typu rekomendacja.

• Działanie korekcyjne: jeśli w audycie zaznaczono opcję Skorygowano od razu lub jeśli w audycie niezgodność rozpisano szczegółowo i działanie pochodzi z pola Działanie korekcyjne

• Działanie korygujące: jeśli w audycie niezgodność rozpisano szczegółowo i działanie pochodzi z pola Działanie korygujące.

• Mała niezgodność i Duża niezgodność: jeśli jest to audyt ISO - kwalifikacja brana wprost z odpowiedzi audytowej.

• Działanie korygujące: jeśli odpowiedź w audycie jest mniejsza niż 100 i brak szczegółowo opisanej nieprawidłowości.

Ta klasyfikacja umożliwia łatwiejsze filtrowanie działań na liście czynności za pomocą nowej kolumny 'Kwalifikacja'.

Odświeżyliśmy widok rozliczeń, aby wyświetlał listę dostępnych modułów w ramach Twojej aktualnej licencji. Dodatkowo, opcjonalnie, możliwa jest integracja z procesorem płatności Stripe, która pozwala na samodzielne zarządzanie subskrypcją i płatnościami.

Gdy administrator tworzy lub aktualizuje użytkownika i wprowadza numer telefonu, system automatycznie sprawdza, czy użytkownik ma już dostęp do Pulse i czy moduł Pulse jest aktywny. Jeśli użytkownik nie ma jeszcze konta Pulse i te warunki są spełnione, pojawi się okno modalne z pytaniem, czy chcesz utworzyć dostęp do Pulse dla tego numeru telefonu. Po potwierdzeniu system automatycznie utworzy nowe konto Pulse.

Pole nadawcy SMS zostało zmienione. Teraz będziesz otrzymywać wiadomości SMS od ActionAudit.

Wcześniej osiągnięcie limitu licencji utrudniało zastąpienie usuniętego użytkownika nowym, jednocześnie przenosząc jego obowiązki. Aktualizacja wprowadza możliwość utworzenia nowego użytkownika bezpośrednio podczas archiwizacji poprzedniego, usprawniając ten proces.

Nowi użytkownicy mogą teraz przeprowadzać audyty bez konieczności tworzenia konta. Dostęp gościnny jest dostępny dla następujących branż:

• Produkcja – LPA, BHP, Gemba Walk, 5S

• Motoryzacja – LPA, BHP, Gemba Walk, 5S, VDA 6.3

• Handel detaliczny – BHP, Audyt ogólny, Tajemniczy klient, Czystość

• Hotelarstwo – BHP, Audyt ogólny, Tajemniczy klient, Czystość

Podczas audytu, podobnie jak w standardowym audycie dla zarejestrowanych użytkowników, goście mogą załączać zdjęcia i zgłaszać niezgodności. Po zakończeniu audytu mogą:

• Wysłać raport na e-mail – otrzymać raport PDF. Uwaga: raport nie zostanie zapisany w systemie.

• Założyć konto – audyt zostanie zapisany, a użytkownik uzyska dostęp do funkcji standardowych.

Na ekranie sukcesu po audycie użytkownicy widzą teraz do trzech sugerowanych działań. Są to maksymalnie dwa losowo wybrane zaległe działania i jedno zaplanowane na przyszłość. Sugestie są sortowane według opóźnienia – najpierw najdłużej zaległe.

Oprócz zdjęć, użytkownicy mogą teraz dołączać filmy do audytu (limit: 40 MB).

Naprawiono problem, w którym dostęp do audytu przez bezpośredni link z wyróżnionym pytaniem powodował nieprawidłowe działanie interfejsu. Ekran audytu był nieaktywny i uniemożliwiał wykonanie większości akcji.

Naprawiono problem, w którym niektórzy użytkownicy nie widzieli przycisku Wyniki poprzedniego audytu, mimo posiadania odpowiednich uprawnień.

Aby zapewnić więcej kontekstu dotyczącego lokalizacji audytu, opis dodatkowy strefy audytowej jest teraz widoczny na ekranach audytowych w wersji webowej i mobilnej.

Ulepszono ekran rozpoczęcia audytu, poprawiając jego czytelność i użyteczność.

Użytkownicy mogą teraz przesłać do 10 zdjęć do AI Auditor, podobnie jak w przypadku funkcji niezgodności. Po zrobieniu zdjęcia pojawia się menu z opcjami:

• Z galerii – aby dodać więcej zdjęć z galerii.

• Z aparatu – aby zrobić kolejne zdjęcie i dodać je do istniejących.

• Użyj AI auditora – aby wysłać wybrane zdjęcia do analizy.

To daje użytkownikowi większą kontrolę nad przesyłanym materiałem przed wysłaniem do analizy.

Dostosowano logikę importu audytów: audyty z datą w przyszłości są teraz automatycznie oznaczane jako 'Zaplanowane'. Nie są widoczne na liście, ale pojawiają się w widoku harmonogramu.

Nowy link do dokumentacji: https://action-audit.com/docs/pl

Naprawiono błąd występujący przy jednoczesnym użyciu filtru komórki organizacyjnej i podorganizacji. Filtrowanie po jednostce i jej podjednostkach działa teraz poprawnie.

W Planie Działań Korygujących kolumna 'Temat' została zmieniona na 'Pytanie', a 'Opis' na 'Obserwacja', aby lepiej oddawać treść pól.

Dodano możliwość cofnięcia audytu oznaczonego jako 'Niewykonany' do statusu 'Oczekujący'. Umożliwia to korektę statusu audytu w przypadku pomyłki lub zmiany planu.

Podczas zmiany hasła użytkownicy mogą teraz używać większej liczby znaków, w tym znaków specjalnych. Poprawia to bezpieczeństwo i pozwala na tworzenie bardziej złożonych haseł.

W odpowiedzi na wniosek jednego z klientó o dodanie nowej funkcji w oprogramowaniu, postanowiliśmy wprowadzić istotną zmianę w zakresie ról i uprawnień użytkowników, która umożliwi dodanie nowej funkcji bez szkody dla jakości wykonywanych audytów.

Nowa funkcja umożliwia zaznaczenie odpowiedzi Tak na wszystkie pytania audytowe, na które nie udzielono jeszcze odpowiedzi. To bardzo dyskusyjna opcja, której nadużycie może prowadzić do obiżenia jakosći audytów. Dlatego podjęliśmy decycję, że korespondujące z nową funkcją uprawnienie nie zostanie powiązane z żadną rolą. W zamian wprowadzona została funkcjonalność uprawnień indywidualnych.

Przy tej okazji zlikwidowane zostały 2 role, które w trakcie rozwoju oprogramowania powstały troche sztucznie - każda, żeby dodać jedno uprawnienie. Obecnie dostępne są 3 uprawnienia indywidualne:

Wypełenienie pozostałych pytań audytowch - nowe uprawnienie, które zapoczatkowało zmianę. Umożliwia zaznaczenie odpowiedzi Tak we wszystkich pytaniach audytowych, w których nie udzielono jeszcze odpowiedzi.

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za działania poaudytowe - uprawnienie wprowadzone w miejsce roli Audytor wiodący.

Ograniczenie wyboru osób tylko do członków zaspołu - uprawnienie wprowadzone w miejsce roli Lider zespołu.

Funkcja powiazania z wyżej opisaną zmianą, umożliwiajaca zaznaczenie odpowiedzi Tak (lub innej przekładającej się na 100% zgodności) we wszystkich pytaniach audytowych, w których nie udzielono jeszcze odpowiedzi.

W raporcie LPA dodana została informacja o liczbie audytów oznaczonych jako niezrealizowane. Dodatkowo w wersji XLSX podana jest ilość całkowita i w rozbiciu na poszczególne powody.

W module zgłoszweń na liście pomysłów innowacyjnych Kaizen oraz zdarzeń potencjalnie wypadkowych dodana została infomacja o powodzie odrzucenia wraz z możliwością filtrowania.

W Raporcie Wyników Audytów został dodany filtr umożiwiajacy ograniczenie wyników audytów do wybranej warstwy.

Istnotna zmiana została wprowadzona w sposobie harmonogramowania audytów. Dotychczas w Action Audit był stosowany specyficzny podział roku na tygodnie, który nie odpowiadał rzeczywistości. Rok był sztucznie podzielony na 48 tygodni, po 4 na każdy miesiąc: 1-7 dzień miesiąca, 8-14 dzień miesiąca, 15-21 dzień miesiąca i 22 do końca miesiąca. Z czasem i wraz z coraz bardziej skomplikowanymi wymaganiami, takie podejście zaczęło sprawiać więcej problemów niż dawało korzyści.

Po zastosowaniu zmiany rok jest podzielony na 52 tygodnie i to właśnie tygodnie kalendarzowe są głównym wyznacznikiem dla wyznaczania dat audytów. Jednakże, aby uczynić zarządzanie harmonogramami jak najbardziej uniwersalnym, wprowadzona została dodatkowa jednostka czasu - miesiące. Dostępne są zatem następujące częstotliwości harmonogramowania audytów:

* Dzienne - w dwóch wariantach: tylko dni robocze i wszystkie dni tygodnia,
* Tygodniowe - co X tygodni ze wskazaniem dnia tygodnia,
* Miesięczne - co X miesięcy ze wskazaniem dnia miesiąca.

Parametry globalne powiązane z modułem audytów mogą być teraz definiowane jako związane z wszystkimi typami audytów lub dotyczące tylko jednego typu. Podobna funkcja istnieje już w ramach modułu zgłoszeń.

Dodaliśmy kolejną metodę logowania do platformu WWW. Po integracji z Gmail przyszedł czas na wdrożenie logowania za pomocą usługi Microsoft Entra ID.

Oprócz logowania, wdrożony został także provisioning (zakładanie kont) użytkowników. Jest to funkcja kierowana do klientów korzystających z pakietu ENTERPRISE i wymagająca dodatkowych ustaleń natury prawnej oraz zastosowania dedykowanej konfiguracji.

Przy okazji wdrożenia uwierzytelniania poprzez Entra ID, uproszczeniu i skróceniu uległy również niektóre inne procesy związane z uzyskiwaniem dostępu do systemu.

Dotychczas na formularzu nowego audytu pole Temat pozostawało puste, a audytor chcąc przejść dalej był zobowiązany wpisać dowolny tekst. Wprowadzona zmiana sugeruje temat w postaci typAudytu + nazwaStrefy + data, np.Audyt 5S Linia XYZ 2025-01-27.

Na liście checklist dodane zostały informacje, które dotychczas nie były wprost dostępne. Są to dane na temat: 1) zastosowanej skali ocen, 2) ilości pytań na liście, 3) liczby stref, w których lista kontrolna jest wykorzystywana.

Pliki załączane do działań często zawierają kluczowe informacje, które ze względu na brak powiadomień, nie zawsze trafiały do właściciela planu działań. W związku z tym, dodane zostały powiadomienia email i push do właściciela planu oraz uczestników zarządzających planem o załączeniu pliku do działania.

W aplikacji mobilnej Pulse wdrożyliśmy całkowicie nowy moduł, który jest przeznaczony zarówno dla użytkowników posiadających konto w Action Audit lub Action Plan jak i dla niezalogowanych.

Funkcjonalność Zadań prywatnych to lista zadań do wykonania, maksymalnie uproszczona, aby była wygodna i szybka w użyciu przy okazji wykonywania innych zajęć np. w sklepie, w biurze, w trakcie przemieszczania się. Dostępne funkcje zostały ograniczone do niezbędnego minimum, ale dzięki temu Zadania prywatne mają następujące cechy:

Duża użyteczność i wygoda - najważniejsze operacje dostępne są w zasięgu jednego lub dwóch gestów

Całkowita prywatność - informacje o zadaniach znajdują się jedynie na Twoim telefonie, nie wysyłamy ich do chmury ani nie monitorujemy w inny sposób.

Dostępne dla każdego - nie musisz mieć konta w Action Audit lub Action Plan, aby móc korzystać z działań prywatnych. Tu ważna uwaga: Działania są dostępne również dla osób niezalogowanych, a więc zalecamy ostrożność przy udostępnianiu telefonu innym.